Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автор документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами и может располагаться по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, или буквенно-числовым способом. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Текст инициативной докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о/об» и отглагольного существительного в предложном падеже.
Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Разновидностью докладной записки являются представления. Они используются обычно при документировании кадровой деятельности, и составляется руководителем структурного подразделения в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.
Другой разновидностью докладной записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм с той же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.[8]
Если имеются приложение к докладной записке, то отметка о нем делается до оформления подписи.
Форму докладной записки см. в приложении №1.
Пример оформления докладной записки см. в приложении №2.
1.2 Объяснительная записка
Объяснительная записка – внутренний документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.[9]
Объяснительная записка издается на стандартном листе бумаги. Формуляр объяснительной записки может содержать: наименование вида документа, дату, номер, адресат, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, визы согласования, резолюцию, отметку об исполнении и направлении его в дело.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей – констатирующей и основной. В констатирующей части излагаются поступки автора, объясняются мотивы этих поступков и сложившиеся у автора обстоятельства. В основной части анализируется сложившаяся ситуация и описываются действия автора по определению этих обстоятельств. В приложениях могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те, или иные обстоятельства.[10]
Форму объяснительной записки см. в приложении №3.
Пример оформления объяснительной записки см. в приложении №4.
1.3 Справка
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий, в том числе биографического или служебного характера.
Справки бывают двух разновидностей: служебного и личного характера.
Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Такие справки оформляются на бланке и имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяются печатью.[11]
Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.
Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника в (именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что… действительно работает…» и т.д.
Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.
Пример оформления справки см. приложение №5.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.
Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах; информационная деятельность – в справках, записках. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
В данной работе были рассмотрены информационно-справочные документы, конечно не столь важные как распорядительная документация, но все равно имеющая какое-то значение для организации. Т.е. простой работник может предложить что-то новое, какие-либо дополнения в управленческую деятельность посредством написания докладных записок руководителю. Очень важно правильно оформить такие документы, и знать основные требования к их составлению.
Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Форма докладной записки
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
Заголовок
ТЕКСТ
Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
ПРИЛОЖЕНИЕ №2
Пример докладной записки
Бухгалтерия Директору
ООО «ПОЛИМЕР»
И.К. Савельеву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
24.05.2005 № 3
О применении штрафных
санкций
Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу ЗАО «Спецоснастка», задерживающему в течении двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.
Гл. бухгалтер Журавлева М.П. Журавлева
ПРИЛОЖЕНИЕ №3
Форма объяснительной записки
Наименование Адресат
структурного
подразделения
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
ТЕКСТ
Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
ПРИЛОЖЕНИЕ №4
Пример объяснительной записки