При печатании обращение выравнивается по центру.
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
- Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
- Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение...
- Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых -обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1. Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:
1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;
4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;
6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.
1.2 Классификация деловых писем
Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления [11].
Из-за массового использования и большого разнообразия деловых писем четкой их классификации нет.
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
1. Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Директивное (циркулярное письмо) — письмо, направляемое вышестоящей организацией и сообщающее подчиненным организациям определенные сведения, касающиеся их деятельности, или имеющие распорядительный характер установки.
Гарантийное письмо - письмо, выражающее гарантию исполнения изложенных в нем обязательств. Эти письма направляют для подтверждения выполнения обещаний или оговоренных условий (качества работ и услуг, оплаты товара, сроков исполнения заказа и т.д.).
Письмо-извещение — письмо, сообщающее или утверждающее что-либо. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: "Сообщаем" ("Извещаем"), "На Ваш запрос сообщаем...", "Ставим Вас в известность".
Письмо-предложение (письмо-оферта) — письменное заявление от имени одного предприятия (оферента), адресованное другому предприятию (акцептанту), о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
Претензионное письмо (письмо-рекламация) — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.
Сопроводительное письмо - письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.
Письмо-подтверждение - сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).
Письмо-просьба - письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей. Начинается со слов: "Прошу ("Просим").
Письмо-запрос - письмо, в котором покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.
Информационное письмо - письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-извещения.
Письмо-ответ - документ, содержащий ответ на инициативное письмо.
Частные письма - письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.
2. Письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).
Письмо-приглашение - письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.
Письмо-напоминание - письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламном письме приводится полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций, форма которых строго оговорена ГОСТом. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования или этикетного текста, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги. Предполагает наличие некоего набора стандартных элементов, например: общей структуры письма, формы обращения к адресату и завершения письма и т.п.
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией.
Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами) [9].
Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям). Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов. Обычные письма направляются одному получателю.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.