Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части:
- изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
- Выводы, предложения организации или должностного лица.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.
Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы [5].
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.
Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.
Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при их унификации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма – это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам [8].
Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.
Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.
Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.
а основной литературы
1. Алексеева, В.В. Делопроизводство в организации [Текст] : учебник / В.В. Алексеева. - М.: Альнс-Медиа, 2005. - 266 с.
2. Барановский, В.П. Документационное обеспечение деятельности организации [Текст]: учебн. пособие / В.П. Барановский. - М.: Тандем, 2000. – 220 с.
3. Беляев, М.И. Оформление деловых писем в организации [Текст] : практическое пособие / М.И. Беляев. – М.: Феникс, 2003. – 415 с.
4. Быкова, Т.А. Делопроизводство [Текст]: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
5. Давыдова, Э.М. Делопроизводство в системе государственного управления [Текст]: учебник / Э.М. Давыдова, П.А. Левчик. – 2-е изд. -М.: РАГС, 2001. – 132 с.
6. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства [Текст]: учеб. Пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксёнов. - М.: Инфра-М, 2001. - 296 с.
7. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила [Текст] : практ. Пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. – М.: Омега-Л, 2007. – 239 с.
8. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности [Текст] : учеб. Пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с.
9. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: культура общения в деловой документации [Текст] : учеб. Пособие / Н.А. Лысенко. – Новочеркасск: ЮРГТУ (НПИ), 2006. – 136 с.
10. Марков, В.Н. Делопроизводство [Текст] : справочник. – СПб.: Альфа, 2007. – 155 с.
11. Соколов В.С. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов [Текст] : учеб. Пособие / В.С. Соколов. - 2-е изд. – М.: ФОРУМ, 2007. – 175 с.
12. Станицкий, М.В. Документационное обеспечение управления. Виды документов [Текст] : практ. Пособие / М.В. Станицкий. - 3-е изд. - М.: ПРИОР, 2008. – 144 с.
13. Федюрко, С.Ю. Основные требования к языку и стилю делового письма [Текст] // Материалы XXXVI отчетной научной конференции ВГТА / С.Ю. Федюрко. – Воронеж. - 1998, С. 166-167.
б дополнительной литературы
14. Брежнева, В.Ф. Делопроизводство. Принципы организации документооборота [Текст] / В.Ф. Брежнева // Секретарь-референт. – 2005. - №7. – С. 5.
15. Гайдай, К.В. Экономическая терминология в современной деловой переписке [Текст] / К.В. Гайдай, Т.Н. Колокольцева // Секретарское дело. – 2002. - №2. – С. 3.