Содержание
Введение........................................................................................................................................3
Глава 1. Выявление особо ценных документов…………………………………….................5
Глава 2. Описание особо ценных документов………………………………………………...7
Глава 3. Учет и хранение особо ценных документов…………………………………………9
3.1 Страховой фонд особо ценных документов……………………………………….9
3.2 Опись особо ценных документов…………………………………………………10
3.3 Хранение особо ценных дел……………………………………………………….11
Заключение……………………………………………………………………………………..13
Список использованных источников…………………………………………………………14
Приложения…………………………………………………………………………………….15
Введение
В документальном и архивном фонде организации или в личном фонде могут отложиться документы особой ценности, отражающие важные исторические события.
Тема «Особо ценные документы» носит актуальный характер в современных условиях.
Об этом свидетельствует частое обращение людей к уникальным документам, так как особо ценные документы, содержат информацию о важнейших фактах и явлениях, имеющих непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, международных отношений, научных исследований.
Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» дает следующие определения особо ценных и уникальных документов (//Отечественные архивы. 2005. №1. Стр.4).
Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Уникальный документ – это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичность.
Определения особо ценных документов помимо Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации» так же содержатся в ГОСТ 7.48-2002 СИБИД.
Правила работы государственных архивов рассматривают все виды работ с особо ценными документами. В правилах изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения особо ценных документов, их размещению в архивохранилище, выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния дел и документов; рассматриваются вопросы обеспечения сохранности особо ценных документов, в том числе вопросы создания страхового фонда копий особо ценных документов.
Вопросы классификации особо ценных документов, находящихся на государственном хранении изложены в самостоятельном разделе. В нем рассматриваются два основных вопроса классификации: отнесение документов к фонду (фондирование) и систематизация дел в пределах архивного фонда.
В разделах правил рассматриваются вопросы учета особо ценных документов государственных архивов и создания научно – справочного аппарата, разработанные на
основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. В Правилах излагаются современные требования к научно – справочному аппарату особо ценных документов архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.
В Правилах работы архивов рассматриваются вопросы классификации особо ценных документов в пределах архивного фонда, хранения и подготовки документов личного происхождения к передаче на государственное хранение и вопросы методического обеспечения, планирования работы, работы с кадрами, учета и организации.
Поскольку работа по выявлению особо ценных документов может проводиться в ведомственном архиве, то есть в архиве организации, то необходимо включить в «Правила работы организации» раздел с особо ценными документами.
В учебнике Е.В. Алексеева «Архивоведение», 2002 особо ценные документы не выделены в отдельный раздел, что является существенным недостатком.
В 1983 году были изданы «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственном архиве». Эта книга до последнего времени была единственным изданием, наиболее полно освещающим данный вопрос о работе с особо ценными документами.
Задачами данной курсовой работы являются обобщить данные сведения, содержащиеся в источниках и учебной литературе об особо ценных документах.
Глава 1. Выявление особо ценных документов
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов необходимо ознакомиться с историей учреждения, определить в какие периоды могли создаваться наиболее ценные и интересные документы.
В ведомственном архиве для выявления особо ценных документов в первую очередь берутся описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность учреждения. Если дело содержит особо ценные документы, оно включается в перечень. В нем указывается номер фонда, описи, номер дела, заголовок дела, в примечании даются отметки о физическом состоянии и объеме особо ценного документа. Перечень рассматривается на экспертной комиссии учреждения архивного учреждения. После утверждения такие документы подлежат учету.
Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:
- выявление фондов, частей фондов;
- выявление дел по описям;
- непосредственный просмотр отобранных дел.
Выявление фондов проводится по ведомственно - отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертно фондово – закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.
ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать полномочия по определению в
составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов экспертно – методической (методической) комиссии государственного архива субъекта Российской Федерации.
На выявленные особо ценные документы составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЭПК или методической комиссией архива и утверждаются руководством архива. После утверждения перечней проводится комплекс работ по учёту особо ценных документов в соответствии с требованиями.
Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно – методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя:
- заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;
- рассмотрение экспертно – методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;
- представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченным орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
При выявлении особо ценных документов используются следующие общие критерии:
- значение учреждения - фондообразователя;
- авторство документов;
- время создания документов;
- ценность содержащейся в документах информации;
- юридическая сила, подлинность документов;
- наличие художественных, палеографических особенностей документов.
На основании общих критериев каждый архив организации уточняет критерии, исходя из специфики хранящихся в нем материалов.
Глава 2. Описание особо ценных документов
При описании документов дела указывается их копийность.
При описании особо ценных документов (Приложение 4) устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.; для документов личного происхождения – их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности даётся после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы.
Если документ (документы) дела аннотируется, указание о подлинности или копийность даётся после аннотации с прописной буквы.