Копии документов (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом “подпись”, отметка оформляется по образцу:
Верно
ст. инспектор
отдела кадров (подпись) и.о. фамилия
06.06.1998
При пересылке копии документа в другие организации или передаче его на руки, заверительную подпись удостоверяют печатью института (отдела кадров).
3.10. Регистрационный штамп проставляется на нижнем поле первого листа поступившего документа справа; штамп содержит наименование института, дату поступления и регистрационный индекс (номер) документа.
3.11. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.
3.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется исполнителем на нижнем поле последнего листа документа, слева. Отметка включает: номер дела, в которое и подшивается документ, личную подпись исполнителя (руководителя подразделения) и дату направления документа в дело. Например: В дело 18-6
13.06.1998 отправлено
письмо исх. № 02/18
личная подпись
дата.
Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.
Информационное письмо оформляется на бланке письма
Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации
справочные данные об организации,
код организации,
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет,
дата,
регистрационный номер,
адресат,
заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись,
отметка об исполнителе.
Приложение 2
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.
Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.
Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Обязательными реквизитами служебной записки являются:
наименование структурного подразделения,
наименование вида документа,
дата,
регистрационный номер,
заголовок к тексту,
адресат,
подпись.
Приложение 3
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами распоряжения являются:
наименование организации,
название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ),
дата и регистрационный номер документа,
место составления или издания,
заголовок к тексту,
подпись,
визы согласования документа.
Приложение 4
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос "О чем?", например: "О создании филиала общества в г. Твери", "Об изменении устава общества".
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: "1. Создать рабочую группу в составе...".
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. 8
Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. 9
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются:
наименование организации,
название вида документа (ПРИКАЗ),
дата и регистрационный номер документа,
место составления или издания,
заголовок к тексту,
подпись,
визы согласования документа.
Приложение 5
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта –установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 5
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).