Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 21
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.
Обязательными реквизитами протокола являются:
наименование организации,
наименование вида документа,
дата и регистрационный номер,
место составления или издания,
заголовок к тексту,
подписи.
Приложение 7
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).
Обязательными реквизитами заявления являются:
наименование вида документа,
дата,
регистрационный номер,
адресат,
фамилия,
должность заявителя и подразделение,
в котором он работает (для сотрудника организации),
или адрес заявителя: полный домашний адрес,
телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.
Во время прохождения практики в управлении мы убедилась, что в настоящее время актуальна проблема государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ними на объекты недвижимого имущества, расположенные на территории Орла и Орловской области.
Прохождение практики в регистрационном управлении дало более точное представление о деятельности делопроизводства.
Настоящая инструкция устанавливает порядок приёма, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля, исполнения, хранения и использования документов. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы в документами в структурных подразделениях института возлагается на руководителей этих подразделений.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учёт и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Работники структурных подразделений института несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения ректора-президента института, ректора института или руководителей структурных подразделений института. Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования закреплено в Уставе института, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.
Составитель документа отвечает за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.
Бланки документов имеют продольное расположение постоянных реквизитов или угловой штамп.
Дела управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплёт дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) следует подшивать в дела с твёрдой обложкой. Листы в деле нумеруются простым карандашом, каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.
3. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.