Оперативное хранение документов (стр. 2 из 2)

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документов, его номер. Эти сведения оформляются арабским цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Если корреспонденция не вскрыта, то регистрационный штамп ставится на конверте. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Для регистрации применяются журналы или карточки, которые включают следующие графы: индекс(номер документа); дата документа; автор; краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела.

Затем письмо передается руководителю, который в свою очередь рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Руководству направляются документы из администрации президента, правительственных органов, вышестоящих управленческих организаций и т.д. Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, используемый при подготовке ответа). Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа. Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования.

Среди реквизитов можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке резолюция; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; дата; индекс(№) документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; подпись; печать.

Список литературы

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.

2. Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» № 221 от 15.04.2005 г.

3.«Перечень управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (в ред.решения Росархива от 27.10.2003 г.).

4.Васильева И.Н., Желнинский Г.С.Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 20е изд.– М.: Вузовский учебник, 2004.

5.Васильева И.Н., Галкина Л.А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: применение компьютерного тренинга. – М.: Вузовский учебник, 2009.

6.Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М., 1997.

Приложении 1

Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении

ДЕЛО № ____ Том _____
Приказы директора архива
по личному составу
(прием, перевод, увольнение работников)

___________________

дата (крайние даты)

На _________ листах

Хранить _________

Приложение 2

Схема работы с входящими документами