"В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основе решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 №1)
ПРИКАЗЫВАЮ: …"
Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:
"В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул. Металлистов, д. 37а
ПРИКАЗЫВАЮ: …"
Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.
Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.
Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации.Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.
В соответствии со статьей 68 п. 3 ТК РФ работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.
Локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями[1].
О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:
Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ)
При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ)
График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положения о структурных подразделениях (отделах), должностные инструкции.
Остановимся на таком документе, как должностная инструкция. Необходимы ли они в организации? Какую роль играет данный документ в регулировании трудовых отношений между работником и работодателем? Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ, в котором определяется место работника в организации, основные функции, конкретные обязанности, функциональные права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности.
Отсутствие четко разработанных регламентов, инструкций и прочих режимных элементов всегда предоставит возможность работодателю выразить свое недовольство качеством и объемом результатов труда сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации.
Несмотря на то, что в последние годы все больше руководителей начинает понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов, в таком случае допускаются следующие ошибки:
ОШИБКА 1: абсолютное отсутствие должностных инструкций.
Все обязанности «передаются на словах». Руководство считает, что «лучше душевно поговорить, чем марать тонны бумаги».
ОШИБКА 2: формальный подход к написанию должностных инструкций.
Когда инструкции созданы для отчетности и не используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо представляя себе, круг своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов.
ОШИБКА 3: неверное распределение обязанностей:
Те или иные работы ни за кем конкретно не закреплены, и их выполняет тот, кто в данный момент свободен или «просто вспомнил» о необходимости выполнить их.
Пример: Задача пополнения прайс-листов в торговом зале возложена на всех менеджеров зала, при этом не назначен «ответственный» за выполнение этих работ. Как следствие, прайс-листы распечатываются нерегулярно, да и то, только после соответствующей просьбы клиента. При этом они содержат большое количество ошибок и неточностей.
Не продумана система «подмены сотрудника в случае отсутствия или по болезни».
Пример: Розничный салон по продаже компьютерной техники. С целью привлечения клиентов, изготовлен рекламный щит, который необходимо каждое утро выставлять перед дверями салона. Для выполнения этой задачи назначен сотрудник, которому доплачивается «за вынос» определенная сумма к основному заработку. В целом эта схема работала весьма успешно, за исключением тех дней, когда данный сотрудник по каким-то причинам не являлся на работу или опаздывал к началу рабочего дня. Тогда рекламный щит, как правило, не выставлялся. Или выставлялся, но после долгих уговоров кого-нибудь из работников. Основные аргументы, предъявляемые руководству: «мне не платят за эту работу» и «я сейчас не могу этого сделать, потому что у меня много своей работы».
Сотрудникам вменено большое количество «разношерстных» обязанностей[2].
Пример: Системный администратор, помимо своих основных функций, выполняет роль экспедитора и сотрудника, занимающего вопросами рекламы. Он много времени проводит в разъездах по нуждам фирмы. В результате, обычно не успевает изготовить и поместить рекламу в СМИ или не оказывается «под рукой» в момент, когда необходим срочный ремонт техники. В этом случае, если вы поинтересуетесь «почему обязанности не выполняются в должной мере?», ваш сотрудник, скорее всего, сошлется на чрезмерную занятость и большое количество обязанностей.
Несмотря на то, что обязательность должностных инструкций возникает только в строго определенных случаях, именно она позволит работодателю:
Рационально распределить обязанности между работниками.
Правильно организовать отбор кадров при найме, произвести их последующую расстановку.
Укрепить служебную дисциплину.
Повысить эффективность деятельности организации.
Создать организационно-правовую основу деятельности сотрудников.
Повысить ответственность сотрудника за результаты своей деятельности.
Обеспечить объективность оценки при аттестации сотрудника.
Применить адекватные меры поощрения и дисциплинарных взысканий.
Избежать трудовых споров
Порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой документации?
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
1. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208
2. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2003
3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2002.
4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996. - 224с.
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. Киев: Знання, 2000
6. Ларин М. В. Развитие понятия «документ». - Делопроизводство. №1. 2000.
7. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004
8. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов М: ИКЦ МарТ, 2004