ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ
КООПЕРАЦИИ»
Кафедра социальной работы и документоведения
Реферат
по дисциплине: Документоведение
на тему: «Законодательные и нормативные акты по составлению и оформлению документов. »
Выполнила студентка факультета заочного обучения группы СОЦ-21з.с.
Проверила
Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Роль информации в социальных и экономических процессах современности велика. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король, а носителем информации выступает документ.
Понятие “документ” имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Понятие “информация” не менее сложно, чем “документ” и в его определении также много вариантов. И хотя они будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначения), в них одно общее – они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.
Закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет информацию как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от форм их представления”. В ГОСТ Р 51141-98 закреплено следующее понятие документа “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать”.
Понятия “документ”, “документация” в своем развитии претерпели существенные изменения. Первоначально латинское dосео означало “учу”, “извещаю”. Позднейшая производная форма documetum, в узком смысле слова означающая “доказательство”, “свидетельство”, надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.
В русском языке понятие “документ” появилось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, прежде всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. До начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX веке.
По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования, а также с появлением новых типов материальных носителей информации понятие “документ” получало новое осмысление.
10 января 2002 года был принят Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи”, создающий правовую основу для использования электронных документов и электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности, где термин “электронный документ” трактуется в самом общем смысле – “...документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме”.
Понятие “документ” используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ записи и воспроизведения информации и т.п. Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты — это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).
Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а родовое понятие для группы документов. Например, к законодательным актам относятся такие виды документов, как Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации; к нормативным правовым актам (актам законодательства), кроме перечисленных, относятся такие виды документов, как постановления Совета Депутатов, постановления и приказы министерств и иных органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др. Акты гражданского состояния — это акты, подтверждающие в установленном порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества. Им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др. Акты международного права — это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.
Оставив в стороне юридический аспект, акту можно дать следующее определение: Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.
Как видно из определения, в большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом — ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению.
Тем не менее, к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Они зафиксированы в «Государственном стандарте 6.38-95 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов» и Методических указаниях по его применению, а также в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях.
В настоящее время в отечественном законодательстве обязательность документирования информации регламентируется следующими законодательными актами:
1. Федеральный закон Российской Федерации “Об информации, информатизации и защите информации” закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
2. Федеральный закон “О бухгалтерском учете” (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В статье 9 подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.
3. Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
4. Статья 89 Федерального закона “Об акционерных обществах” и ст. 50 закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” определяют обязанности обществ по хранению документов, обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов и обеспечение их сохранности.
5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.
6. Закон “О языках народов Российской Федерации” (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.
7. Федеральный закон “Об основах государственной службы Российской Федерации” регламентирует порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.