Содержание
Введение………………………………………………………………………3
1. Понятие делопроизводства………………………………………………5
2. Советское делопроизводство…………………………………………….9
3. Современное делопроизводство………………………………………...14
Заключение…………………………………………………………………...16
Список используемой литературы………………………………………….17
Введение
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов
(документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Актуальность данной темы заключается в важности описания делопроизводства новейшей истории России. Корни современного делопроизводства лежат в советской эпохе. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому ознакомление с ними позволяет улучшить кругозор и квалификацию специалистов.
Целью данной работы является рассмотрение современного и советского делопроизводства, выявление особенностей, отрицательных и положительных сторон.
Задачи:
· Рассмотрение понятия делопроизводства и документооборота
· Исследование истории и особенностей делопроизводства в советское время
· Анализ современного периода
1.Понятие делопроизводства
Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).
Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.
Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по
разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Документооборот – это движение и учёт документов (получение,
обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.
Документ и его функции
В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе
управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным. Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
Документ – это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа
обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации месту составления, степени сложности, степени секретности, срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени унификации, характеру содержания.
Организация документооборота
Документооборот – это движение документа на предприятии, в
учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
· Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы
сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
· Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
·Порядок прохождения процесса обработки основных видов
документов должны быть единообразными. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.
Документопоток входящих документов составляют:
· Документы вышестоящих организаций, органов власти;
· Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-
учётную документацию и различного рода запросы;
· Документы организаций-смежников и прочих организаций,
обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных
действий;
· Жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
· Приём входящих документов;
· Первоначальная (экспедиционная обработка);
· Предварительное рассмотрение и распределение;
· Регистрация;
· Рассмотрение документов руководством;
· Исполнение резолюций;
· Отправление.
Регистрация и учёт поступающих в организацию документов
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и
приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.
Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию.
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений.
Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты.
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.
2. Советское делопроизводство
События октября 1917 года в корне изменили систему государственных учреждений в России.
Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом.
Руководству страны необходимо было срочно заняться делопроизводственными проблемами. Было решено начать с форм документов.