Смекни!
smekni.com

Правила составления, оформления и регистрации документов (стр. 2 из 3)

3.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

3.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

3.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Изображение герба в многоцветном варианте размещается на бланках следующих документов:

-федеральных конституционных законов и федеральных законов;

-указов и распоряжений Президента РФ;

-постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;

-постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

-постановлений и распоряжений Правительства РФ;

-решений Конституционного Суда РФ;

-решений Верховного Суда РФ;

-решений Высшего Арбитражного Суда РФ;

-Президента РФ;

-Совета Федерации Федерального Собрания РФ;

-Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

-Правительства РФ;

-Конституционного Суда РФ;

-Верховного Суда РФ;

-Высшего Арбитражного Суда РФ.

Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках:

-Администрации Президента РФ;

-полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;

-федеральных органов исполнительной власти;

-Генеральной прокуратуры РФ;

-Уполномоченного по правам человека в РФ;

-Счетной палаты РФ;

-Центральной избирательной комиссии РФ;

-Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:

-Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

-органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;

-органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;

-федеральных судов;

-органов прокуратуры РФ;

-дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.

Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти (паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, загранпаспорт и т. д.).

Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ.

Открытое акционерное общество

«Ковдорский ГОК»

ПРИКАЗ

________ №_________

г.Апатиты


В целях совершенствования организации работы по отпуску и учету товара и во изменение нарушенного порядка документационного обеспечения предприятия.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Начальнику отдела кадров Толстой А.А. исправить недочет, замеченный в ходе проверки «В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы»

Срок исполнения - до 07.02.2010 г.

2. Главному бухгалтеру Ивановой В.Н. исправить недочет замеченный в ходе проверки «В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по
основной деятельности» и «В подразделениях предприятия отсутствуют журналы регистрации внутренних документов»

Срок исполнения – до 01.02.2010 г.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Смирнову Н.Н.

Генеральный директор И.Ю. Захаров


Заместитель генерального директора

_________________ Н.Н. Смирнова

Начальник информационно-технического управления

_________________ А.А. Титов

Начальник службы управления документацией

_________________ А.Ю. Николаев

ОАО «Промстарт» Генеральному директору

Ул. Гагарина 56 г.Петровск, Россия, 135777 ОАО «Североникель»

Тел. (000) 782-63-53

ИНН 36748392767 КПП 771761131 В.В.Стржалковскому

E-mail6: www.petrovsk.ru

0101/13 от 1 .01.2010 г

На № от 20__ г

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Гарантируем обеспечение работы по оказании помощи в установке и наладке оборудования для плавильного цеха включенного в «план по созданию плавильного цеха на территории ОАО «Североникель» в 2010 году». В случае невыполнения обязательств в установленные сроки, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей организацией, выплаты на сумму 14160 руб. 00 коп. (семьдесят тысяч рублей 00 копеек) и в т.ч. НДС 2160 руб. 00 коп. (две тысячи сто шестьдесят рублей 00 копеек).

Юридические адреса и банковские реквизиты:

Открытое акционерное общество «Североникель»

109012 г. Никель ул. Ильина д.6/1 , стр. 1

Телефон: (478) 986-34-45

ИНН 36748392767 КПП 771001001

р/с 407 087 737 000 000 00 294

в ОАО Банк ВТБ г.Никель

к/с 374 674 823 000 000 00 344

ОГРН 4637284746738

ОКПО 00047332


Генеральный директор

Главный бухгалтер

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

ЖУРНАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 1