3.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
3.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
3.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.
Изображение герба в многоцветном варианте размещается на бланках следующих документов:
-федеральных конституционных законов и федеральных законов;
-указов и распоряжений Президента РФ;
-постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
-постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
-постановлений и распоряжений Правительства РФ;
-решений Конституционного Суда РФ;
-решений Верховного Суда РФ;
-решений Высшего Арбитражного Суда РФ;
-Президента РФ;
-Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
-Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
-Правительства РФ;
-Конституционного Суда РФ;
-Верховного Суда РФ;
-Высшего Арбитражного Суда РФ.
Изображение Государственного герба РФ в одноцветном варианте помещается на бланках:
-Администрации Президента РФ;
-полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах;
-федеральных органов исполнительной власти;
-Генеральной прокуратуры РФ;
-Уполномоченного по правам человека в РФ;
-Счетной палаты РФ;
-Центральной избирательной комиссии РФ;
-Центрального банка РФ.
Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:
-Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
-органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
-органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
-федеральных судов;
-органов прокуратуры РФ;
-дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.
Государственный герб РФ воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти (паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, загранпаспорт и т. д.).
Статьей 8 Закона о Государственном гербе РФ установлено, что гербы (геральдические знаки) субъектов РФ, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу РФ.
Открытое акционерное общество
«Ковдорский ГОК»
ПРИКАЗ
________ №_________
г.Апатиты
В целях совершенствования организации работы по отпуску и учету товара и во изменение нарушенного порядка документационного обеспечения предприятия.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Начальнику отдела кадров Толстой А.А. исправить недочет, замеченный в ходе проверки «В отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы»
Срок исполнения - до 07.02.2010 г.
2. Главному бухгалтеру Ивановой В.Н. исправить недочет замеченный в ходе проверки «В канцелярии не ведется книга регистрации приказов по
основной деятельности» и «В подразделениях предприятия отсутствуют журналы регистрации внутренних документов»
Срок исполнения – до 01.02.2010 г.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Смирнову Н.Н.
Генеральный директор И.Ю. Захаров
Заместитель генерального директора
_________________ Н.Н. Смирнова
Начальник информационно-технического управления
_________________ А.А. Титов
Начальник службы управления документацией
_________________ А.Ю. Николаев
ОАО «Промстарт» Генеральному директору
Ул. Гагарина 56 г.Петровск, Россия, 135777 ОАО «Североникель»
Тел. (000) 782-63-53
ИНН 36748392767 КПП 771761131 В.В.Стржалковскому
E-mail6: www.petrovsk.ru
№ 0101/13 от 1 .01.2010 г
На № от 20__ г
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Гарантируем обеспечение работы по оказании помощи в установке и наладке оборудования для плавильного цеха включенного в «план по созданию плавильного цеха на территории ОАО «Североникель» в 2010 году». В случае невыполнения обязательств в установленные сроки, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения нашей организацией, выплаты на сумму 14160 руб. 00 коп. (семьдесят тысяч рублей 00 копеек) и в т.ч. НДС 2160 руб. 00 коп. (две тысячи сто шестьдесят рублей 00 копеек).
Юридические адреса и банковские реквизиты:
Открытое акционерное общество «Североникель»
109012 г. Никель ул. Ильина д.6/1 , стр. 1
Телефон: (478) 986-34-45
ИНН 36748392767 КПП 771001001
р/с 407 087 737 000 000 00 294
в ОАО Банк ВТБ г.Никель
к/с 374 674 823 000 000 00 344
ОГРН 4637284746738
ОКПО 00047332
Генеральный директор Главный бухгалтер
РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
ЖУРНАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 1