Смекни!
smekni.com

Правила составления, оформления и регистрации документов (стр. 3 из 3)

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления и регистрационный номер Корреспондент, дата и номер документа Краткое содержание Распределение и перераспределение Ход исполнения, отметка о хранении
1 2 3 4 5

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.

Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).

В графу 3 переносится заголовок 17 поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя 16. Записи графы 4 датируются.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дата и регистрационный номер Корреспондент Краткое содержание Отметка о хранении
1 2 3 4

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.

В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)

Дата и регистрационный номер Краткое содержание Исполнители Срок исполнения Ход исполнения, отметка о хранении
1 2 3 4 5

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.

В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Галахов ВВ. Корнеев В. К. и др. Делопроизводство: Образцы. Документы. Организацияи технология работы. М., Из-во «Проспект», 2005. - 455 с.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – М.: ТК Велби, 2003. – 448 с.

3. Ларин М. В., Сокова А. Н. Оформление служебных документов. Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. М., Из-во МЦФЭР, 2003, - 111 с .

4. Рогожин М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах.

5. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству, 368 стр.

7. ГОСТ Р 6.30 –2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

8. ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.