Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.
Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются на справочники по учету, справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:
· АФ РФ в целом;
· сети архивов;
· архиву;
· фонду;
· делу или отдельному документу.
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.
1. АФ РФ:
Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;
2. Группа архивов отдельного региона: фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального
образования;
3. Архив:
· путеводитель или краткий справочник;
· книга поступлений;
· список фондов;
· листы фондов;
· описи;
· каталоги;
· тематические обзоры;
· указатели;
· паспорт архива.
4. Фонд:
· лист фонда;
· опись;
· обзор фонда;
· каталоги;
· указатели;
5. Отдельное дело или отдельный документ:
· тематические путеводители;
· каталоги;
· указатели;
· обзоры фондовые и тематические;
· внутренняя опись дела;
· аннотация;
· заверительная надпись.
В практической работе все справочники в результате их классификациипо уровням документов получили названия:
· межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
· внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или ихчастей);
· внутрифондовые (на уровне фонда или его части).
Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат».
Дополнительные справочники системы НСА
В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.
Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические.
Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.
По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).
Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям одного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофильный, имеет сложную структуру и большое количество описей.
Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных картотек, поступивших из учреждения - фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архивный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распространенные виды картотек — картотеки документов по личному составу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др.
Тематические перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.
Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.
Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации (архивный фонд организации состоит из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности) и через дробь – по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, описи, единицы хранения.
Номер архивному фонду присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.
Несмотря на спонтанность формирования шифров, можно заметить несколько наиболее часто используемых правил, которые до некоторой степени ограничивают набор возможных сокращений. Это имеет важное значение не только для понимания и удобного использования шифра, не только для единого способа полиграфического оформления, но и для компьютерной версии. Последнее особенно важно, так как основным преимуществом электронного издания является возможность использования его как интерактивного справочника, а также как встраиваемого в различные компьютерные программы средства “орфографического” контроля правильности написания шифров источников (например, в издательские программные системы и текстовые редакторы).
1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2006. – 272 с.
2. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. – М., 2004.
3. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. – М.: Издательство ПГУ, 2005. – 132 с.