МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ФИЛИАЛ В Г. ТУЛЕ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
на тему: «Способы предоставления унифицированных текстов документов»
Выполнила студентка 5 курса
факультета менеджмента и маркетинга
специальности ГМУ
группы дневной
№ личного дела
Проверил
Тула 2011
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….3
1. СПОСОБЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ…………………………………………………………………...4
2. ПОСТНОВЛЕНИЕ. ЕГО СТРУКТУРА, ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ, РЕКВИЗИТЫ…………………………………………………………………….11
2.1. Акты, издаваемые Правительством Российской Федерации…………13
2.2. Акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти……………………………………………………......................................16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.……………………………………………………………...17
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………18
В условиях непрерывного роста объема информации крайне важно проводить ее структуризацию. В делопроизводстве это осуществляется при помощи унификации. Эта операция создаёт жесткую структуру документации и облегчают процесс делопроизводства.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
В данной работе будут описаны виды унифицированного текста, и их примеры. Также будет подробно рассмотрен распорядительный документ «Постановление», издаваемый Правительством РФ и руководителями федеральных органов исполнительной власти, его структура, основные разделы и реквизиты.
Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов.
Унификация - это установление единого комплекса видов (разновидностей) документов для аналогичных (стандартных) управленческих ситуаций и разработка единых форм их оформления, включая единые правила их составления.
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), поскольку именно они возглавляют отрасль деятельности, документы которой подвергают унификации.
Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы, связанного текста. [1]
Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются словом «шаблон» (см. Пример 1).
Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. [4]
Пример 1
Уважаемый «Имя, отчество»
Так как оборот Ваших закупок превысил «объем» руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере «%», действующей на закупки до-01.02.2011 г.
С наилучшими пожеланиями
Директор
Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.
Схематически методика разработки трафаретных текстов такова:
- выявление типовых управленческих задач;
- сбор информации, необходимой и формируемой в процессе решения управленческих задач;
- составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;
- согласование проекта со специалистами, составляющими документы или работающими с ними (при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов);
- окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТов.
В настоящее время широкое распространение получили анкеты - «опросные листы для получения определенных сведений. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. Рекомендуется при составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта выражать именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков. [2]
Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет (см. Пример 2).
Анкета, как правило, содержит следующие варианты изложения информации:
- вопросы и отведенные места для ответов;
- вопросы и варианты ответов для выбора;
- отведенные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно, по его усмотрению.
Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Таблица - перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые, величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа - электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.
Пример 2
АНКЕТА
1.Фамилия _______________________________
2.Имя ___________________________________
3.Отчество ______________________________
4.Дата рождения _________________________
5.Образование ____________________________
6.Какая деятельность для Вас предпочтительнее (нужное подчеркнуть):
творческая исполнительская
организаторская посредническая
другая __________________________________
Также, существуют следующие обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (см. Пример 3).
Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставятся. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу подтекстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.
Если строки или графы таблицы не помешаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помешаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы ...», повторяют ее головку и боковик. [2]
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе (см. Пример 4, Пример 5).