– перечень сотрудников, проверяющих документы;
– взаимосвязь ответственных лиц.
Номенклатура дел в бухгалтерии
Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.
Организация документооборота
Документы с момента их составления или получения от других предприятий к передаче в архив на хранение проходят определенный путь. Известно, что первичные документы содержат информацию о фактах хозяйственной жизни, и эта информация надлежащим образом обрабатывается, обобщается и накапливается с целью получения итоговых данных в балансе и отчетности. Своевременный и качественный учет обеспечивается определенным порядком организации составления и обработки документов, или документооборотом.
Документооборотом называются порядок и пути движения документов с момента их составления или поступления до момента сдачи в архив.Главная задача документооборота - ускорение движения документов, и чем короче и быстрее будет организован этот процесс, тем он будет эффективнее, и пользователи смогут вовремя получить информацию для принятия решений.
При поступлении документов в бухгалтерии проводят их проверку:
• по форме (формальная проверка заполнения всех реквизитов, соответствия стандарту и форме документа, своевременности составления документа и представления в бухгалтерию).
• по содержанию (содержательная проверка правильности отражения хозяйственной операции, ее соответствие законодательным и нормативным требованиям, интересам собственника или предприятия).
• арифметическая (проверка правильности проставленных цен и тарифов, рассчитанных сумм и итогов).
Проверенные бухгалтерией документы проходят учетную регистрацию. Процесс обработки в бухгалтерии принятых от исполнителей бухгалтерских документов включает три этапа: расценка (таксирование), группировки и бухгалтерская проводка (проводка).
Расценка (таксирование) документов заключается в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, то есть перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный осуществляется в самом документе путем умножения показателя на цену. Эта операция характерная для документов, которыми оформляют движение материальных ценностей (требования-накладные, лимитно-заборные карты и пр.), поскольку в момент их составления записывают только количественные показатели. Документы, в которых проставлены цену и сумму, не подлежат расценке. В результате расценки осуществляется оценка хозяйственной операции в денежном измерителе.
Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы с целью подготовки сводных данных (за складами, цехами, заказами, кассами и др.) и упрощения ведения первичного учета.
Документы, сгруппированы по определенным признакам однородности в накопительные и групувальни сведения, существенно сокращают дальнейшие регистрационные операции.
Бухгалтерская проводка (проводка) предусматривает указание в первичных или сгруппированных документах (ведомостях) бухгалтерской проводки (корреспонденции счетов бухгалтерского учета), которую в будущем будут отражены в регистрах бухгалтерского учета, а затем в отчетности. В основном первичные документы, накопительные и групувальни ведомости, мемориальные ордера содержат для указания корреспондирующих счетов специальные графы.
Оформленные бухгалтерскими корреспонденциями документы учета используют для дальнейшего отражения хозяйственных операций, которые в них содержатся, в регистрах синтетического и аналитического учета. На этом практически завершается учетная работа с первичными бухгалтерскими документами. Первичные документы, выполнив свою учетно-аналитическую функцию, подлежат передаче в архив.
Для хранения документов предназначены архивы. Различают текущие и постоянные архивы. Текущий архив организуют непосредственно в бухгалтерии для хранения документов отчетного года, поскольку в текущем году часто есть необходимость обращаться к нему за справками и информацией. Текущий архив содержится в специальных закрытых шкафах. Постоянный архив размещается в специально оборудованном помещении и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетов, но и дел других подразделений и служб предприятия. Все принятые на хранение дела регистрируют в архивной книге, что облегчает поиск документов или дело в случае необходимости.
Бухгалтерский учет и отчетность сохраняются от 3 до 5 лет.
Так, для первичных документов, фиксирующих факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерских и налоговых записей, установлен срок хранения 3 года. расчетно-платежных ведомостей, актов документальных ревизий, налоговых и иных проверок - 5 лет. лицевых счетов рабочих и служащих, студентов - 75 лет. уставы и положения, бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные и ликвидационные балансы хранятся постоянно.
Для ведения бухгалтерского учета мы рекомендуем воспользоваться решением 1С:Бухгалтерия 8
Фирма "1С" обеспечивает регулярную поддержку стандартных прикладных решений и самой платформы.
Платформа "1С:Предприятия" обеспечивает возможность совмещения обновлений прикладного решения, производимого фирмой "1С" или разработчиком специализированного решения, с индивидуальными изменениями, внесенными при внедрении системы.
Программные продукты Фирмы 1С позволяют эффективно вести учет на предприятиях любой формы собственности, в бюджетных, хозрасчетных организациях, а так же в воинских частях и медицине.
1C:Предприятие 8
Платформа 1С:Предприятие 8 была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ 1С:Предприятие 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков. Несмотря на значительные изменения, новая версия 8 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.
Гибкость технологической платформы 8 позволяет использовать прикладные решения (конфигурации) во множестве облостей: бухгалтерский учет, зарплата и управление персоналом, торговля и складской учет.
Кроме того разработано огромное количество решений для выполнения учетных и управленчиских задач в самых разнообразных отрослях народного хозяйства. 1С:Лесозавод, 1С:Молокозавод, 1С:Управление автотранспортом, 1С:Автосервис и многие другие.
Для ведения бухгалтерского учета мы рекомендуем воспользоваться решением 1С:Бухгалтерия 8. Небольшим предприятиям с упрощенной системой налогообложения подойдет 1С:Упрощенка, предпринимателю - 1С:Предприниматель.
Для ведения регламентированного и управленческого учета заработной платы оптимальным решением будет 1С:Зарплата и Управление персоналом. Конфигурация позволяет полностью автоматизировать расчет и учет заработной платы и подготавливать весь комплекс предусмотренной законодательством отчетности.
Предприятия торговли смогут повысить эффективность своего бизнеса используя конфигурацию 1С:Управление торговлей или 1С:Розница.
Для бюджетных организаций рекомендуется ведение учета с конфигурацией "Бухгалтерия для бюджетных учреждений ред.6".
Конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и реализует стандартную методологию учета для бюджетных учреждений в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.
3.Подготовку должностных инструкций, штатного расписания
Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?
Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.
Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании1 отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.