Основные проблемы при конструировании бланков (стр. 3 из 5)

3.3 Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
08 - наименование организации";
10 - наименование вида документа;
14 - место составления или издания документа,
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа.
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка конкретного вида документа
(размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа;
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка конкретного вида документа
(размеры указаны в миллиметрах)

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа;
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

3.4 Продольный бланк документа

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Рис. 1. Продольное расположение реквизитов на бланке

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Рис. 2. Продольный бланк письма

Примеры оформления продольного бланка также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, – а также в документах:

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.1, Б.3, Б.4, Б.5);

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 11, 15, 16).

3.5 Угловой бланк

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование организации", "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.

На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Рис. 1. Центрированный способ расположения реквизитов

Рис. 2. Флаговый способ расположения реквизитов

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.

Примеры оформления углового бланка также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, – а также в документах:

3.6 Бланк организации

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.

Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5)), а также в

приложениях № 11, 12, 13, 14, 15, 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.

Примеры оформления бланка организации также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

3.7 Бланк структурного подразделения

Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи.

На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения

Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

3.8 Бланк должностного лица

4. Основные проблемы при конструировании бланков (на примере конкретного учреждения)

Согласно терминологическому стандарту, бланк документа - это "набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа." Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.

При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание естественно уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.