3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
4. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения.
5. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
7. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
9.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями на 13 мая 2008 г.).
10. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 г.).
11. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
12. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве" (с изменениями на 8 августа 2009 г.).
13. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.).
14. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников".
15. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
16. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".
17. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
18. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
19. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".
20. Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. [3]
Вывод: Безусловно, исторически сложившееся развитие рыночных отношений в стране дало новый импульс подъему и совершенствованию секретарского дела. В современных условиях профессия секретаря в полной мере и объеме востребована как в государственном, так и в частном секторе. Секретари различных уровней осуществляют важную подготовительную и техническую работу в аппаратах Федерального Собрания и Президента РФ, во всех министерствах и ведомствах, а также в сотнях и тысячах банков, производственных объединений, промышленных и торговых предприятий, акционерных обществ, кооперативных организаций и малых предприятий с ограниченной ответственностью, что было бы невозможно без существующей нормативно-методической базы.
Глава II Роль и обязанности секретаря в организации командировок
2.1 Круг обязанностей секретаря
Круг обязанностей секретаря бывает весьма обширным и во многом зависит от специфики деятельности конкретной организации или фирмы[4]. Примерный перечень обязанностей секретаря может выглядеть следующим образом:
1. Просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты.
2. Ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей.
3. Подшивка документов и ведение дел.
4. Составление писем, подготовка кратких справок по отчетам и т.д.
5. Оформление различных счетов.
6. Руководство деятельностью подчиненного делопроизводственного персонала.
7. Учет и регистрация деловой корреспонденции, включая личную переписку руководителя.
8. Организация командировок.
9. Организация и участие в работе совещаний, включая подготовку повестки дня и ведение протокола.
10. Организация дел в кабинете руководителя, т.е. ведение и своевременное уточнение настенных графиков, контроль документов и дел, хранящихся в кабинете.
11. Освобождение руководителя от многочисленных рутинных операций.
12. Информационное обеспечение руководителя, т.е. знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая информация.
Условно все секретарские обязанности можно разграничить на работу по документному (оформление и регистрация корреспонденции, контроль за исполнением приказов и постановлений свыше, подшивка дел и сдача материалов в архив) и бездокументному (доброжелательный прием посетителей (любой из них может стать выгодным клиентом фирмы), подготовка командировок, телефонное обслуживание и т.д.) обслуживанию руководства фирмы или учреждения[5].
При планировании своего рабочего времени секретарь исходит из иерархии задач (по важности и первоочередности), стоящих перед руководством учреждения, и из рабочего плана руководителя[6]. При этом он руководствуется следующими принципами: ничего не должно быть забыто; все сроки календарного плана должны быть выполнены; необходим определенный резерв рабочего времени для преодоления неожиданно возникших проблем или выполнения ранее не предусмотренных заданий; вся работа должна выполняться в рациональной последовательности и с наименьшими затратами.
При приеме работников других учреждений и организаций или командированных из других городов секретарь выясняет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должен записать день и час приема и накануне напомнить о нем руководителю. В противном случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой организации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить его к соответствующему сотруднику.
Секретарь должен знать: положения и инструкции по документационному обеспечению; руководящий состав предприятия, его подразделений; машинопись; работу на персональном компьютере; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарской службы; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.
2.2 Организация командировок
Мы более подробно остановимся на организационных задачах, которые должен выполнять секретарь при организации командировок.
Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. П.
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. П.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание – форма № Т-10а (Приложение 1), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (Приложение 2), для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а (Приложение 3).