На основании решения общего собрания акционеров ОАО «Нижегородсвязьинформ» от 09 ноября 2001 г. Общество реорганизовано путем присоединения к нему открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» (ОАО «Электросвязь Оренбургской области»), место нахождения: г. Оренбург, ул. Володарского, д.11, ИНН 5610005104, в соответствии с передаточным актом, утвержденным Общим собранием акционеров ОАО «Электросвязь Оренбургской области» 30 октября 2001 г. [17]
Управление руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, ФЗ «О связи», ФЗ «О коммерческой тайне», ФЗ «Об акционерном обществе» и Уставом ОАО «ВолгаТелеком», который представлен в приложении Б.
Прежде всего, оформляется основной документ – Устав предприятия, в котором указывается: общие положения, наименование, адрес, юридический статус предприятия, цель и виды деятельности, права и обязанности акционеров-владельцев обыкновенных акций, права и обязанности акционеров-владельцев привилегированных акций типа А, организационная структура, так же сертификат соответствия требованиям, который представлен в приложении Д). [17]
Основными видами деятельности предприятия являются:
- предоставление услуг местной и внутризоновой связи;
- предоставление услуг местной связи с использованием таксофонов;
- предоставление услуг подвижной радиосвязи;
- предоставление услуг по предоставлению каналов связи;
- предоставление услуг передачи данных, за исключением услуг связи по передаче данных для целей передачи голосовой информации;
- предоставление услуг телеграфной связи;
- предоставление услуг связи для целей проводного радиовещания;
- предоставление услуг связи для целей эфирного вещания;
- предоставление услуг связи по передаче данных для целей передачи голосовой информации;
- осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, а так же множество других видов деятельности. [17]
Пример лицензий на оказание услуг представлены в приложении В.
Следующим организационным документом являются должностная инструкция (Приложение Г). Должностная инструкция – нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица. Подготовка должностной инструкции регламентируется Инструкцией по делопроизводству, в соответствии с которой должностная инструкция применятся как самостоятельный правовой акт. Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается Начальником управления – в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении после согласования с юрисконсультом. Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.
Миссия ОАО «ВолгаТелеком» - содействовать созданию современного общества, и повышению качества жизни жителей Поволжья за счет внедрения в повседневную жизнь передовых информационных технологий. Предприятие стремится открывать для людей новые перспективы, делать их жизнь проще и ярче.
Удовлетворяя спрос на телекоммуникационные услуги, и опережающими темпами развивая современную инфраструктуру связи, предприятие достигает рост операционной эффективности, увеличивая тем самым стоимость акционерного капитала и создавая рабочие места для жителей. Обеспечивая стабильный рост бизнеса, ОАО «ВолгаТелеком» заботится о благосостоянии сотрудников, их профессиональном развитии и социальной защищенности.
Опираясь на принципы клиентоориентированности, предприятие внедряет новые технологии, улучшает качество услуг и уровень обслуживания абонентов, используя в своей деятельности инновационные методы маркетинга и продаж.
Цели предприятия:
- интеграция новых технологий в повседневную жизнь;
- повышение качества оказываемых услуг за счет развития и модернизации инфраструктуры связи, внедрения цифровых технологий, совершенствования системы обслуживания клиентов;
- развитие и эффективное использование кадрового потенциала ОАО «ВолгаТелеком» для обеспечения приоритетных направлений развития бизнеса;
- достижение и поддержание высокой прибыльности за счет повышения эффективности бизнеса и оптимизации затрат;
- создание благоприятных условий для привлечения инвестиций за счет роста капитализации и поддержания прочной деловой репутации;
- совершенствование системы корпоративного управления, в соответствии с практикой мирового уровня.
Прекращение деятельности ОАО «Электросвязь Оренбургской области» путем реорганизации в форме присоединения к ОАО «ВолгаТелеком» зарегистрировано в Инспекции Министерства Российской Федерации по налогам и сборам Ленинского района города Оренбурга Оренбургской области 30 ноября 2002г. за государственным регистрационным номером 2025601032246. [17]
2.2 Особенности документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»
Отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов (ОЮЛиКК) открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» осуществляет прием клиентов по вопросам связи. Отдел ОЮЛиКК действует на правах структурного подразделения и подчиняется непосредственно начальнику отдела (оргструктура представлена в приложение А).
Специалист отдела обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов:
- осуществляет поиск покупателей, проводит переговоры с ними, оформляет сделку;
- организует выполнение заказа и контролирует соблюдение сроков и условий;
- сдает заказ клиентам.
Отличительной чертой работы специалиста ОЮЛиКК являются многочисленные контакты с потенциальными клиентами. Свою работу специалист отдела ОЮЛиКК планирует и выполняет, а так же несет за нее ответственность.
Специалист отдела ОЮЛиКК несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
Работа сотрудников отдела ОЮЛиКК связана с получением, созданием документов, их хранению, в результате существует примерный перечень типового технического оснащения рабочего места: персональные компьютеры, связанные с местной локальной сетью, принтеры, телефон, факс и набором различных носителей информации: бумага, дискеты.
Организация работы с документами отдела предполагает:
1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки документированной информации;
2) обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами общества) в соответствии с их потребностями;
3) обеспечение соблюдения установленной в обществе технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах.
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов.
Прием входящей информации и последующая ее обработка в отделе ОЮЛиКК осуществляется главным специалистом и его помощником.
Получение отдельных видов документов организовано непосредственно в предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефакс, сообщения электронной почты e-mail. Также к входящей документации относят:
- заявление,
- письмо-просьба;
- документы, приходящие по факсу;
- документы, приходящие на Интернет сайт.
Организация первичной обработки документов, включает их прием, проверку правильности адресования, если они пришли на почту или по факсу. Прием входящей документации в отделе ОЮЛиКК проводится главным специалистом этого отдела.
Заявления может быть оформлено в письменном виде, либо на специальных бланка (бланк представлен в приложении Е). Они оформляются на месте, т.е. в самом отделе, либо приходит по факсу, либо заявки принимаются по Интернету.
Письма-просьбы принимаются, так же как и заявления, где указывается просьба об оказании услуг. Бланк письмо-просьба полученный по факсу представлен в приложении З.
Интернет сайт, предназначен для корпоративных клиентов, где принимаются заявки на предоставление доступа к Интернету (пример заявки представлен в приложении Ж).
Важной особенностью отдела ОЮЛиКК является то, что клиенты не только приходят в отдел, но и то, что специалисты обзванивают население и предлагают услуги по связи. После чего оформляется заявление.
Предварительное рассмотрение документов проводится также главным специалистом с целью распределения поступивших документов. Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа, исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами отдела.
Рассмотрение документов начальником включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям). Без рассмотрения начальника отдела передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованное в отдел. Это позволяет освободить начальника отдела от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение которое может принимать главный специалист, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные начальнику отдела, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности отдела, необходимую для принятия управленческих решений.