СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ..…………………………………………………………..…...3
ГЛАВА 1. АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯОСНОВНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ В ВЕЛИКОБРИТАНИИ, США И ДРУГИХ АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ…………………………………………………………………………..…...10
1.1. Формуляр писем
1.2 Требования к оформлению реквизитов
1.3. Особенности составления основных видов писем
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ В РФ….…...................................................................................................................27
2.1 Понятие, основные виды писем. Специфика оформления реквизитов
2.2 Требования к содержанию
2.3 Этикетные формулы
ГЛАВА 3. СПЕЦИФИКА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ НА ФРАНЦУЗСКОМ И НЕМЕЦКОМ ЯЗЫКАХ…………………………...…….……………………………….…………....44
3.1 Общие требования к оформлению конвертов и писем во Франции.
3.2 Правила оформления основных реквизитов письма во французском делопроизводстве
3.3. Формуляр и специфика оформления немецких деловых писем
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………...........58
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………..61
ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………..………….65
ВВЕДЕНИЕ
Современный документооборот не имеет границ – это известное правило большинству руководителей ведущих отечественных предприятий, практически ежедневно получающих или отправляющих международную деловую корреспонденцию.
В связи с этим пристального внимания требуют вопросы, связанные с грамотным и правильным оформлением международных деловых писем.
Непосредственным объектом исследования является анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.
Предметом исследования является письмо, его основные виды как ключевой вид информационно-справочной документации.
В связи с тем, что в большинстве стран бывшего СНГ применяются в принципе тождественные с отечественным делопроизводством правила оформления деловых писем, проанализируем правила оформления основных видов писем в России и в англо-, франко- и германо-говорящих странах мира.
Актуальность исследования определяется особой значимостью писем в системе информационно-справочной документации компаний, их видовым многообразием, а также их ведущей стержневой ролью в организации международного документооборота.
Следует отметить, что исследованию внешнеэкономической деловой корреспонденции уделено значительное место в отечественной науке. Так, истоки изучения проблем, возникающих в процессе оформления различных видов деловых писем можно найти не только в работах Т.В. Кузнецовой, В.И. Андреевой, М.И. Басакова[1], но и М.В. Стенюкова[2], М.Ю. Рогожина[3] и целого ряда других ученых.
С точки зрения значимости для работы проведен анализ используемой в ней литературы, в связи с чем, можно выделить следующее.
Методическими основами при анализировании правил оформления, характерных для Великобритании, США и других англоязычных стран мира (глава 1 работы) послужили работы М.И. Басакова[4], Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной[5], М.В. Стенюкова[6].
При исследовании, проводимом в рамках второй главы работы и изучени вопроса об основных требованиях к правилам оформления основных видов деловых писем в Российской Федерации теоретической базой послужили учебные пособия по документационному обсепечению управления и делопроизводству ряда авторов. Среди которых в первую очередь следует выделить: М.В. Ларина[7], М.Ю. Рогожина[8]; Т.В. Кузнецову[9], Н.И Кушнаренко[10] и др.
Кроме того, в рамках изучения основных правил оформления управленческих документов были использованы следующие научные статьи: И. Гущиной «Деловое письмо: особенности оформления»[11], А.Н. Соковой «Перспективы развития правил оформления управленческих документов»[12] и ряд других научных публикаций[13].
При исследовании, проведенном в рамках третьей главы работы: «Специфика оформления деловой корреспонденции на французском и немецком языках» - автором использованы работы Анодиной[14] Н.Н., Рогожина[15], М.И. Басакова[16].
На основании анализа собранного в работе материала, можно сделать определенный вывод, что, несмотря на существование в науке ряда исследований, направленных на изучение различных видов писем в зарубежной и отечественной практике - все они носят бессистемный и разрозненный характер. Поэтому полностью тема подготовки и оформления деловых писем в отечественной и зарубежной практике должным образом в науке не изучена, что обуславливает актуальность и объективную необходимость проведения настоящего исследования. Прежде всего для того, чтобы восполнить пробел и всесторонне исследовать правила оформления деловых писем в России и ведущих странах мира, в общем но и определить особенности, характерные для оформления видового многообразия международной деловой корреспонденции в рамках отдельных (в данном случае англо-, франко- и германо-говорящих) стран.
Всю совокупность источников, используемую в рамках исследования условно можно объединить в одну группу: государственные национальные стандарты (ГОСТ РФ Р 6.30 - 2003[17], ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[18]), международный стандарт ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General[19].
Следует отметить, что в России в соответствии с приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст утвержден и введен в действие с 01.07.2007 года новый ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования[20]». Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General[21]. Он подготовлен Государственным учреждением Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и регулирует следующие вопросы, связанные с правильной организацией работы с документами коммерческих организаций: процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций; прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций; содержит принципы ответственности.
С точки зрения значимости для работы, следует отметить, что при исследовании, направленном на анализ оформления англо-, франко- и германоязычных писем в обязательном порядке учитывались требования Международного стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation - Records management), ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования[22]». Основа второй части работы практически целиком базируется на анализе информации, содержащейся в национальном стандарте ГОСТ РФ Р 6.30 - 2003[23].
Цель курсовой работы – проанализировать правила оформления различных видов писем в практике зарубежного и отечественного делопроизводства.
Поставленная цель реализуется через решение следующего комплекса задач:
1. проанализировав оформление основных видов писем в Великобритании, США и др. англоязычных странах мира, выделить основные положения, характерные для делопроизводства на английском языке;
2. проанализировав оформление основных видов писем в России, выделить общие требования, предъявляемые к правилам оформления отечественной деловой корреспонденции, разобрать этикетные особенности их составления и требования к содержанию;
3. исследовать специфику оформления писем на французском и немецком языках как основного вида информационно-справочных систем документации.
Научная значимость проведенного в рамках работы исследования состоит в следующем:
1. Определено место международных внешнеэкономических писем в системе информационно-справочной документации компаний.
2. Изучен мировой опыт оформления писем как основного вида деловой корреспонденции, на основании которого могут быть сформулированы основные предложения по совершенствованию правил оформления письме в отечественной делопроизводственной практике.
3. Обоснована необходимость решения проблем, возникающих в области унификации оформления международных внешнеэкономических писем при переходе к электронным системам документооборота.
Говоря о практической значимости исследования, следует отметить, что разработанная научно-методическая база позволяет:
1. преодолеть проблемы современного документационного обеспечения управления, оптимизировав информационно-справочное делопроизводство;
2. объективно оценить и развить управленческий и исполнительский потенциал персонала служб документационного обеспечения управления, способствовать грамотному и правильному оформлению ими необходимых реквизитов различных видов международных внешнеэкономических писем.
Структурно курсовая работа включает в себя введение, три сложные по составу главы, заключение и список источников и литературы.
Во введении обосновывается актуальность темы, ставится цель, задачи, выдвигается гипотеза исследования, проводится анализ, используемого в работе материала, обосновывается внутренняя структура работы.
Первая глава работы включает в себя вопросы, связанные с изучением правил оформления деловых писем на английском языке, которые многие ученые[24] считают универсальным правилами оформления международной деловой корреспонденции.
Вторая глава исследования посвящена основным правилам оформления письма в отечественном делопроизводстве.
В третьей главе непосредственно исследуются вопросы, связанные с оформлением писем на практике в зарубежных странах, где официальным государственным языком является французский или немецкий.