На большинстве средних и крупных предприятий эту функцию выполняют специальные отделы материально-технического снабжения (ОМТС), которые построены по функциональному или материальному признаку. В первом случае каждая функция снабжения (планирование, заготовка, хранение, отпуск материалов) выполняется отдельной группой работников. При построении снабженческих органов по материальному признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения по конкретному виду материалов.
Характерным типом структуры службы снабжения является смешанный, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское. Смешанный тип структуры отдела снабжения - это наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению материальнотехнического обеспечения производства.
Плановое бюро (группа) выполняет функции по анализу окружающей среды и рыночным исследованиям, определению потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, контролю за выполнением поставщиками договорных обязательств.
Товарное бюро (группа) выполняет комплекс планово-оперативных функций по обеспечению производства конкретными видами материальных ресурсов, планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов.
Диспетчерское бюро (группа) выполняет оперативное регулирование и контроль за выполнением плана снабжения предприятия и цехов сырьем и материалами, устраняет неполадки, возникающие в ходе снабжения производства, контролирует и регулирует ход поставок материалов на предприятие.
На предприятиях машиностроения служба снабжения кроме ОМТС (отдела материально-технического снабжения) включает отдел внешней кооперации или бюро, группу, которая может входить в состав ОМТС.
Отделы (бюро, группы) внешней кооперации обеспечивают производство полуфабрикатами (заготовками, деталями, узлами), могут строиться по функциональному или товарному признаку.
Для осуществления технического перевооружения и реконструкции производства предприятие создает отделы оборудования, которые обычно входят в состав капитального строительства.
Для крупных предприятий (объединений), состоящих из ряда филиалов, наиболее приемлем тип структуры, когда подразделения имеют свои службы снабжения с функциями по планированию и оперативному регулированию снабжения производственных цехов и участков материальными ресурсами, контролю за их исполнением. Материальные ресурсы можно разделить на 4 группы:
1) Постоянно потребляемые в значительных количествах;
2) Материалы, поставка которых по условиям работы поставщиков производится один раз в планируемый период и приурочена к определѐнному месяцу этого периода;
3) Получаемые от поставщиков, среднемесячный расход которых меньше заказной нормы;
4) Получаемые со сбытовых или снабженческих баз.
В зависимости от объѐма производства и специфики материалов отделы материально-технического снабжения на предприятии организуются по-разному.
Существуют следующие виды организации материальнотехнического снабжения:
1. Централизованная форма. При этой форме снабженческие и складские функции осуществляются единым аппаратом снабжения, который делится на следующие рабочие группы: плановая, заготовительная, занимающаяся складскими операциями. Эта структура характерна для небольших и средних предприятий.
2. Система, состоящая из отдельных снабженческих подразделений, специализированных по отдельным группам материалов. Каждый из снабженческих складов автономен, отдельное снабженческое подразделение выполняет все снабженческие функции по своей группе материалов. Эта структура практикуется на предприятиях, потребляющих в большом количестве однородные виды материалов.
3. Система цехового снабжения. При этой системе снабжение ведѐтся по территориально-производственному признаку. Склад обслуживает один определѐнный цех и в одной структурной единице совмещены все снабженческие функции. Эта система встречается редко.
Формирование нормативной базы, прогнозирование и разработка планов МТС, установление хозяйственных связей и координация работы служб снабжения, входящих в предприятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предприятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения предприятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного подчинения.
Одним из звеньев организации МТС является складское хозяйство, основная задача которого заключается в приеме и хранении материалов, их подготовке к производственному потреблению, непосредственном снабжении цехов необходимыми материальными ресурсами. Склады в зависимости от связи с производственным процессом подразделяются на материальные, производственные, сбытовые.
Принятые материалы хранятся на складах по номенклатурным группам, сортам, размерам. Стеллажи нумеруются с указанием индексов материалов. Завоз материалов и работа складов организуются на основе оперативно-заготовительных планов.
Организация поставок материальных ресурсов на предприятие
Поставки материальных ресурсов на предприятие осуществляются через систему хозяйственных связей, которые представляют собой совокупность экономических, организационных и правовых взаимоотношений, которые возникают между поставщиками и потребителями средств производства. Рациональная система хозяйственных связей предполагает минимизацию издержек производства и обращения, полное соответствие количества, качества и ассортимента поставляемой продукции потребностям производства, своевременность и комплектность ее поступления.
Хозяйственные связи между предприятиями могут быть прямыми и опосредованными (косвенными), длительными и краткосрочными.
Прямые - представляют собой связи, при которых отношения по поставкам продукции устанавливаются между предприятиямиизготовителями и предприятиями-поставщиками прямо, непосредственно.
Опосредованными считаются связи, когда между этими предприятиями имеется хотя бы один посредник. Поставки продукции потребителю могут осуществляться смешанным путем, т.е. как напрямую, так и через посредников (дистрибьюторов, джобберов, агентов, брокеров).
Дистрибьюторы и джобберы — это фирмы, осуществляющие сбыт на основе оптовых закупок у крупных промышленных предприятий - производителей готовой продукции. Дистрибьюторы в отличие от джобберов - относительно крупные фирмы, располагающие собственными складами и устанавливающие длительные контрактные отношения с промышленными предприятиями Джобберы, напротив, скупают отдельные крупные партии товаров для быстрой перепродажи. Агенты и брокеры - это фирмы или отдельные предприниматели, осуществляющие сбыт продукции промышленного предприятия на основе комиссионного вознаграждения
Прямые хозяйственные связи для предприятий являются наиболее экономичными и прогрессивными по сравнению с косвенными, так как в них исключаются посредники, уменьшаются издержки обращения, документооборот, укрепляются взаимоотношения между поставщиками и потребителями. Поставки продукции становятся более регулярными и стабильными. Опосредованные хозяйственные связи менее экономичны, требуют дополнительных затрат на покрытие расходом деятельности посредников между предприятиями-потребителями и предприятиямиизготовителями.
Потребность в косвенных связях объясняется тем, что прямые связи выгодны и целесообразны в условиях потребления материальных ресурсов в крупных масштабах. Если же предприятия потребляют сырье и материалы в незначительных количествах, не достигающих транзитной формы отгрузки, то, чтобы не создавать на предприятиях излишние запасы материальных ценностей, целесообразны связи и через услуги посредников.
Как прямые, так и опосредованные связи могут носить длительный и краткосрочный характер. Длительные хозяйственные связи являются прогрессивной формой материально-технического снабжения, когда предприятия имеют возможность развивать на долгосрочной основе сотрудничество по совершенствованию выпускаемой продукции, снижению ее материалоемкости, доведению до мировых стандартов.
С классификацией связей на прямые и косвенные связано деление их по формам организации поставок продукции. С этой точки зрения различают транзитную и складскую формы поставок.
При транзитной форме снабжения материальные ресурсы перемещаются от поставщика к потребителю прямо, минуя промежуточные базы и склады посреднических организаций. Предприятие, получая материал непосредственно от поставщика, ускоряет доставку и сокращает транспортно-заготовительные расходы. Однако ее использование ограничено транзитными нормами отпуска, меньше которых поставщик не принимает к исполнению Использование этой формы снабжения для материалов с небольшой потребностью приводит к увеличению запасов и связанных с этим расходов.
При складской форме материальные ресурсы завозятся на склады и базы посреднических организаций, а затем с них отгружаются непосредственно потребителям
Транзитную форму целесообразно применять в тех случаях, когда потребителям требуются материальные ресурсы в больших количествах, что дает возможность отгружать их полногрузными вагонами или другими средствами транспорта. При транзитной форме завоза значительно снижаются издержки и повышается скорость обращения, улучшается использование транспортных средств.