1.3. Организация контроля за использованием производственных запасов на предприятии.
Управление запасами на предприятии предусматривает организацию контроля за их фактическим состоянием. Необходимость организации службы контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса.
Контроль за состоянием запасов осуществляется через системe равномерной поставки — через равные промежутки времени заказывается постоянное количество единиц товара.
При проверке использования материальных ресурсов в производстве руководствуются основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) и методическими рекомендациями по планированию и калькулированию себестоимости (работ, услуг), разработанными и утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами. Основными источниками проверки материально-производственных запасов являются сальдовые и оборотные ведомости движения материальных ценностей (Приложения № 1,2), книги складского учета материалов (Приложение № 3)[10].
Помимо записей бухгалтерского учета источником информации и товарно-материальных ценностях служит первичная документация: приходные ордера, требования и другие первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета [6]. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия.
В первую очередь при проверке следует установить соответствие данных складского учета данным синтетического учета по счету «Материалы», для чего общий итог ведомости остатков на конец месяца сверяют с остатками на конец месяца, которые приведены в ведомости учета материальных ценностей, товаров и тары. Такое сравнение проводят по каждому складу в отдельности на 1-е число проверяемого периода.
Общие обороты выбытия материалов за месяц по всем складам и остатки материалов на конец месяца, приведенные в ведомости, сверяют с кредитовым оборотом и остатками по счету 10 «Материалы» в Главной книге. При установлении отклонений устанавливаются их причины и виновные лица.
Плановый отделы на основе установленных норм расхода материалов на выпуск определенного вида изделий разрабатывают лимиты отпуска материалов в производство, и отпуск их производится в пределах этих лимитов. Отпуск материалов в производство должен производиться в пределах лимита на выпуск определенного вида продукции.
Глава 2.Организация бухгалтерского учета производственных запасов на ООО «Тольяттикаучук».
2.1. Классификация материально - производственных запасов
К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы [3]:
-используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
-предназначенные для продажи;
-используемые для управленческих нужд организации.
Так же к материально-производственным запасам относятся отгруженные покупателю товары, готовая продукция, если право собственности не перешло еще от потравщика (счет 45 «Товары отгруженные»[2]).
Запасы могут быть учтены на забалансовых счетах:
- счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
- счет 003 «Материалы принятые в переработку».
На ООО «Тольяттикаучук» производственные запасы подразделяются на несколько группы:
-материально-производственные запасы, используемые при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг;
-материально-производственные запасы, используемые для управленческих служб предприятия.
На ООО «Тольяттикаучук» активный счет 10 «Материалы» предназначен для учета материалов на предприятии. К счету 10 «Материалы» открыты следующие субсчета:
1. «Сырье материалы»;
2. «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
3. «Топливо»;
4. «Тара и тарные материалы»;
5. «Запасные части»;
6. «Прочие материалы»;
7. «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
8. «Строительные материалы»;
9. «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»;
10. «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».
Сырье и основные материалы составляют наиболее значительную группу. Сырье представляет собой изначальный продукт, не подвергавшийся первичной обработке Основные материалы - это продукты обрабатывающей промышленности, получаемые в процессе обработки исходного сырья.
Возвратные отходы - материалы, оставшиеся после использования, утратившие полностью или частично свои исходные потребительские качества. Из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и тарные материалы, запасные части. Топливо как вид производственных запасов используется для технологических целей в качестве двигательной энергии или на хозяйственные нужды. При этом не имеет никакого значения вид топлива.
Тара и тарные материалы составляют предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов. Они способствуют сохранности материалов при хранении и транспортировке, обеспечивают более высокие качественные характеристики сырья и материалов в процессе их использования, а также готовой продукции при ее продаже. Инвентарь, инструменты, хозяйственные принадлежности, как и запасные части рассматриваются как средства труда. Это определяет особенности не только организации их учета в процессе заготовления и постановки на баланс, но и погашения первоначальной стоимости. Они используются в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он не превышает 12 месяцев (инвентарь, инструменты и др.).
Готовая продукция- часть материально - производственных запасов организации, предназначенная для продажи, являющаяся конечным результатом производственного процесса, законченная обработкой, технические и качественные характеристики которой соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством. На ООО «Тольяттикаучук» активный счет 43 "Готовая продукция" предназначен для учета (наличия) готовой продукции, ее движения (поступление, отгрузка).
Товары - часть материально - производственных запасов организации, приобретенная или полученная от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки. К товарам относятся также изделия, приобретенные организацией для комплектации, стоимость которых не включается в себестоимость продукции. Для обобщения информации о наличии и движении товаров используют синтетический счет 41 "Товары".
Классификацию производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно - эксплутационной деятельности. В основу этой классификации производственных запасов положена их номенклатура. Номенклатурный номер является единицей бухгалтерского учета материально-производственных запасов и представляет собой краткое числовое обозначение, присваиваемое каждому наименованию, виду, размеру, материально-производственных запасов. Выбор единицы бухгалтерского учета материально-производственных запасов осуществляется в зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования [3]. На ООО «Тольяттикаучук» код, присвоенный конкретному наименованию материалов - его номенклатурный номер. Он присваивается при принятии данного материала к учету и состоит из семи или восьми цифр: первые две - синтетический счет, третья - субсчет, следующие одна или две - группа материалов. Остальные две или три цифры раскрывают дополнительные признаки характеристики этого вида материалов. Номенклатурные номера указываются во всех первичных документах по приходу и расходу материалов. Кодирование создает основу для автоматизации учета материалов. Информация, содержащая в номенклатурах - ценниках, относятся к условно-постоянной. Она записывается на компьютерные носители и многократно используется для получения необходимых выходных данных.
2.2. Документальное оформление и учет поступления материально-производственных запасов в ООО «Тольттикаучук»
Поступление материалов в ООО «Тольттикаучук» осуществляется в следующем порядке [9]:
а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;
б) путем изготовления материалов силами организации;
в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;
г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).
Для получения материально-производственных запасов со склада поставщика или от транспортной организации менеджеру по снабжению ООО «Тольяттикаучук» выдаются доверенность на получение материально-производственных запасов, платежные документы, подтверждающие факт оплаты, в некоторых случаях договорные копии договоров [9].
Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством. Доверенность (форма № М-2) (Приложение 4) выдается за подписью руководителя, главного бухгалтера с печатью организации. Доверенность выдается под расписку. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.