1. Информационно-справочные документы. Их классификация. Правила составления и оформление информационно-справочных документов.
Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.
Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
• Докладная записка;
• Служебная записка;
• Объяснительная записка;
• Предложение;
• Представление;
• Заявление;
• Протокол;
• Акт;
• Справка;
• Заключение;
• Отзыв;
• Перечень;
• Список;
• Переписка.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.
Докладные записки могут быть двух видов:
1. внешняя;
2. внутренняя.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке.
Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:
• в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• в третьем - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.
Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.
Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:
• материально-технического обеспечения;
• хозяйственного обеспечения;
• организационного обеспечения.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:
• обоснования (изложения причин составления);
• предложения, просьбы, заявки и тому подобное.
Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).
Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Объяснительная записка:
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.
По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:
1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.
2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.
Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:
• первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
По содержанию заявления подразделяются на две группы:
• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);
• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.
В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.
В зависимости от количества заявителей заявление может быть:
• индивидуальным;
• коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).
Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.
Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять...», «прошу проверить состояние ...»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.
Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).
Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.
Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Выделяют справки:
• подтверждающие факты биографического или служебного характера;
• отражающие основную (производственную) деятельность организации.
Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.
Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:
1) место работы;
2) должность, профессия, специальность;
3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);