Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а так же перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.
Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации. Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта, требование-накладная, накладная.
Лимитно-заборные карты предназначены для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции (выполнения работ и услуг), а так же для контроля за соблюдением лимитов. Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями организации, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в 2 или 3-х экземплярах сроком на один месяц. В конце месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.
В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указывается причины сверхлимитного отпуска материалов. В сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака и покрытием перерасхода материалов. При получении материалов для производства изделий взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция. При замене материалов, предусмотренного установленной для данного изделия (продукции) технологией, другим материалом оформляется требование на замену.
Возврат подразделениями организации на склад неиспользованных материалов оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Сданные на склад материалы приходуются по складу с одновременным списанием с подотчета подразделения организации.
Передача материалов с одного склада организации на другой склад организации, а так же со склада одного подразделения организации на склад другого подразделения организации оформляется накладными на внутреннее перемещение.
3.3. Учет прочего выбытия (продаж, списания, безвозмездной передачи) материалов.
При продаже организацией материалов физическим и юридическим лицам цена продажи определяется по соглашению сторон (продавца и покупателя). Материалы, как правило, должны продаваться по рыночным ценам с учетом их физического состояния. Исчисление и уплата налогов к цене продаваемых (передаваемых) материалов осуществляется организацией в порядке, предусмотренных действующим законодательством.
Продажа материалов оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.
При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная. Порядок вывоза и выноса с территории организации материальных запасов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливается организацией.
При отгрузке (отпуске) материалов для продажи определяется суммы, подлежащие оплате покупателем, оформляется и предъявляется ему к оплате расчетный документ.
Таблица 10
Типовая корреспонденция счетов АО «Уральскоблгаз»
| № | Содержание хозяйственных операций | Дебет | Кредит |
| 1 | Отпущены основные материалы АО «Уральскоблгаз»- по договорной стоимости- налог на добавленную стоимость | 301301 | 709633 |
Продавец (поставщик) учитывает по дебету счета учета расчетов в корреспонденции с кредитом счета учета продаж следующие суммы, подлежащие оплате покупателем:
а) стоимость отгруженных (отпущенных) материалов по договорным ценам;
б) налог на добавленную стоимость в размерах, установленных законодательством;
Аналитический учет расчетов с покупателями за отгруженные им материалы должен вносить по каждому предъявленному покупателю и заказчику счету.
Списание материалов со счетов учета запасов может осуществляться в следующих случаях:
- пришедшие в негодность по истечению срока хранения;
- морально устаревшие;
- при выявлении недостач, хищений или порче, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.
Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально-ответственных лиц.
Комиссией осуществляется следующие функции:
- непосредственный осмотр материалов;
- установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.)
- выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
- определены возможности использования материалов на другие цели или ил продажи;
- составление акта на списание материалов;
- представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;
- осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материалов.
В акте на списание материалов указывается:
- наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;
- количество;
- фактическая себестоимость;
- установленный срок хранения;
- дата (месяц, год) поступления материалов;
- причина списания;
- информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц;
Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях, или подлежащие сдаче в виде отходов приходуются на склад организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.
3.4. Учет материалов в бухгалтерской службе.
Все первичные документы по движению материальных ценностей на складах подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные сроки. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций.
При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству РК и правилам бухгалтерского учета, лицо, осуществляющее учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру. По недооформленным документам применяются меры к их дооформлению либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям до их надлежащего оформления. После проверки первичные документы таксируются, то есть определяется сумма ( денежная оценка) операций путем умножения количества на цену.
Обработка первичных учетных документов по учету материалов АО «Уральскоблгаз» ведет с помощью средств вычислительной техники.
Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом. Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них – в разрезе каждого наименования, групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета.
На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляется оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указывается:
- номенклатурный номер материала;
- наименование материала с указанием отличительных признаков;
- единица измерения;
- цена;
- остаток на начало месяца;
- приход за месяц;
- расход за месяц;
- остаток на конец месяца.
В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу.
На основе оборотных ведомостей составляется сводная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.
В АО «Уральскоблгаз» в ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому номенклатурному номеру материалов, по количеству и сумм. Ведомости составляются в 2 экземплярах для бухгалтерской службы и склада (подразделения).
Независимо от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или сальдовый) в бухгалтерской службе ведется синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри их по складам и группам материалов.
Обобщение и группировка информации о движении материалов осуществляется в ведомостях движения материалов ежемесячно, по каждому складу, подразделению. Ведомости движения материалов составляются отдельно по приходу и расходу материалов.
Ежемесячно составляется сводная ведомость движения материалов, в которую переносятся все итоги из ведомостей движения материалов по складам и подразделениям.
В сводных ведомостях движения материалов приводятся так же данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца (отчетного периода) в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета. Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, то есть с оборотными ведомостями и сальдовыми ведомостями (книгами).