На последней странице описи перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения товарно-материальных запасов в ходе инвентаризации.
ТМЗ, поступившие на время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЗ заносятся в отдельную опись с наименованием «ТМЗ, поступившие во время инвентаризации», с указанием кода, от кого поступили ТМЗ, дата и номер приходного документа, наименование, количество и сумма. На приходном документе за подписью председателя делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которые записаны эти ТМЗ.
При длительном проведении инвентаризации только с разрешения (письменного) руководителя и главного бухгалтера, товарно-материальные запасы могут отпускаться в процессе инвентаризации материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Эти ТМЗ заносятся в отдельную инвентаризационную опись «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации» оформляется эта опись аналогично описи по поступившим ТМЗ.
ТМЗ принадлежащие другим предприятиям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными ТМЗ, на них составляется «Инвентаризационная опись ТМЗ, принятых (сданных) на ответственное хранение», с ссылкой на соответствующие подтверждающие документы.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). Перед проверкой тара должна быть подобрана по видам: из древесины, из металла, аз картона, из пластмассы, из ткани, из нетканых материалов.
Для определения результатов инвентаризации, инвентаризационная опись сдается в бухгалтерию, на основании которой составляется «Сличительные ведомости результатов инвентаризации ТМЗ». В них вносят только те ТМЗ, по которым выявлены расхождения. В ведомостях указывается наименование ТМЗ: и их характеристика, результаты инвентаризации (излишек, недостача), отрегулирование за счет уточнения в учете (излишков, недостачи), пересортицы, оприходование излишков, списания недостачи. Описи подписывает бухгалтер; материально-ответственное лицо своей подписью подтверждает согласие с результатами инвентаризации.
Недостачу ТМЗ списывает в пределах норм естественной убыли на издержки производства, сверх норм на виновное лицо, если таковое имеется, если же нет, то на общеадминистративные расходы.
При этом НДС ранее отнесенный в зачет подлежит исключению из зачета.
По завершению аудиторской проверки аудитор составляет «Аудиторское заключение», в котором отражает все этапы проведения аудита с указанием замечаний и внесением поправок, как в хозяйственной деятельности предприятия, так и в бухгалтерском учете.
Также аудитор составляет «Акт аудиторской проверки финансово хозяйственной деятельности» и «Аудиторский отчет».
3.8 Проверка законности движения и аудиторское заключение товарно-материальных запасов
Важным направлением работы аудитора является анализ ТМЗ, определение обеспеченности предприятия предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.
Проводя аудит ТМЗ, следует иметь в виду, что первичные документы по приходу и расходу ТМЗ играет важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием ТМЗ.
Первичные документы по движению ТМЗ должны тщательно оформляться.
Поступающие на предприятие ТМЗ оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой ТМЗ поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (2 экземпляра), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и другие. Все эти документы поступают в бухгалтерию и проверяются на правильность оформления и затем передаются снабжению.
В отдел снабжения производится проверка соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества ТМЗ договорным условиям. Если все данные соответствуют отдел снабжения осуществляет контроль за поступающим грузом, а также при необходимости их розыск.
Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – ответственному для получения и доставки ТМЗ.
Принимаются ТМЗ на станции по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи или повреждений, составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации.
Принятые ТМЗ доставляются на склад предприятия и сдаются заведующему складом и оформляются приходной накладной.
В случае, когда количество и качество прибывших ТМЗ на склад не соответствует данным счета поставщика, приемку ТМЗ производит комиссия и оформляется акт о приемке ТМЗ, который служит основанием для предоставления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика.
Акт также составляет при приемке ТМЗ, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
Поступление ТМЗ собственного изготовления , отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, и тому подобное оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение ТМЗ, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах (один остается в цехе, а второй сдается на склад).
Подотчетные лица приобретают материалы у предприятий торговли, и других предприятий и кооперативов, на рынке или у населения за наличный расчет. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных ТМЗ, является товарный счет, чек контрольно-кассового аппарата или акт закупа, составляемый подотчетным лицом с указанием даты, места покупки, наименования и количества ТМЗ, и цены, а также реквизитов продавца (РНН, фамилия, имя, отчество, номер удостоверения и паспорта).
Хорошо зная принятый порядок оформления бухгалтерскими документами поступающих бухгалтерскими документами поступающих на предприятие ТМЗ, аудитор должен проверить полноту их оприходования и правильность при этом бухгалтерских записей.
Обычно контроль за оприходованием ценностей осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков.
Одновременно по этим же документам аудитору следует проконтролировать правильность записей на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по оприходованию ТМЗ.
Наиболее тщательно аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования ТМЗ.
При доставке ТМЗ от местных поставщиков аудитор проверяет правильность оформления их приемки по товарно-транспортным накладным, а в случае получения ТМЗ на складе поставщика по доверенности контролирует также правильность ведения журнала выдачи доверенностей и своевременность их оприходования.
Проверяя акты и другие документы на покупку у физических лиц ТМЗ по рыночным ценам, оплаченных наличными деньгами из кассы или из подотчетных сумм. Аудитор устанавливает достоверность этих операций и правильность оформления актов.
Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете стоимости материалов, находящихся в пути, то есть грузов, оплаченных, но еще не пребывших к концу отчетного года.
Значительное место в аудиторской проверке ТМЗ занимает контроль обоснованности операций по отпуску ТМЗ со складов предприятия на изготовление готовой продукции, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации ТМЗ.
Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада ТМЗ, а также выдавать разрешение на вывоз с предприятия ТМЗ.
Порядок документального оформления отпуска ТМЗ зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска ТМЗ.
Расход ТМЗ, отпускаемых в производство и на другие нужды. Ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Отпуск ТМЗ со складов производства в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск осуществляют при оформлении выписки отдельного требования.
Если ТМЗ со склада отпускаются редко, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями (2 экземпляра).
Для учета ТМЗ внутри предприятия применяют однострочные и многострочные накладные на внутреннее перемещение ТМЗ (2 экземпляра).
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйством своего предприятия, расположенного за пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону в двух экземплярах на основании договоров и приравненных к ним документов.
При перевозке ТМЗ автотранспортом выписывают товарно-транспортную накладную.
При проверке правильности списания ТМЗ основными информационными источниками служат лимитно-заборные карты, накладные, требования и другие оправдательные документы на отпуск материалов, ведомости учета движения материалов, карточки складского учета, оборотные и сальдовые ведомости и другие учетные регистры.
Далее аудитору следует тщательно проверить правильность бухгалтерских записей по отпуску ТМЗ со складов на различные цели.
Особое внимание следует обратить на реализацию готовой продукции.
Предприятие реализуют продукцию в соответствии с заключенными договорами. На их основании в отделе сбыта выписываются приказы-накладные на отпуск или отгрузку продукции покупателю, которые после отпуска (отгрузки) передают в бухгалтерию для выписки платежно-расчетных документов.
Аудитор должен проверить правильность оформления вышеперечисленных документов по реализации готовой продукции и осуществить контроль за правильностью отражения операций по реализации в бухгалтерском учете.