Основы документационного обеспечения управления 3 (стр. 2 из 3)

Закон РФ “О государственной тайне” от 21 июля 1993 года № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 года, направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд РФ, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда РФ в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РФ, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.

2.Каким образом выполнятся отметка о контроле?

Отметка о контроле проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Каким образом, а главное, в каких ситуациях проставляется данная отметка можно рассмотреть на примере прохождение приказа на предприятии.

Этапы регистрации пропустим, так как регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).

Примечание:
Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа - ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то завершающей на данной стадии технологической операцией будет операция Переноса данных на машинный носитель (эта операция не показана на Технологической карте прохождения приказа по основной деятельности на предприятии - Приложение 1). Признаком того, что Приказ зарегистрирован в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке Приказа, на котором оформлен Приказ, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Стандарт предприятия. Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов. СТП 2069131-01-98. 1998.

2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с.

3. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 1997.

4. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

«_____»___________2005 Подпись:_________

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Прохождение приказа на предприятии

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой делопроизводства на основе:

♦ законов;

♦ нормативных правовых актов;

♦ методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты РК в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РК, постановления и распоряжения Правительства РК, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на республиканском уровне;

- правовые акты республиканских органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РК и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- гос. стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- гос. систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательство РК, правовые акты Президента, Правительства РК, республиканских органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РК регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс. Он определяет правовое положение участников гражданских отношений, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других прав.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских правоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждением правоотношений и др.

Гражданский кодекс устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; содержит общие положения о договоре- соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключения, изменения и расторжения договора.

Наряду с гражданским кодексом РК отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными законами. Закон РК «О стандартизации» устанавливает правовые основы стандартизации в РК, обязательные для всех гос. органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры гос. защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление гос. контроля и надзора за соблюдением требований гос. стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Закон «О стандартизации », от 16.07.99 возложил на комитет РК по стандартизации, метрологии и сертификации (госстандарт РК) формирование и реализацию гос. политики в области стандартизации, осуществление гос. контроля и надзора за соблюдение обязательных требований госстандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартизации, организацию профессиональной подготовки и переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации на территории РК, если иное не установлено международными договорами РК.

Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.

Основы законодательства РК об Архивном фонде РК и архивах направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использованеи архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивает сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества и государства;определяют понятия основных терминов архивного дела (архивный фонд РК, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав архивного фонда РК в его государственной и негосударственной частях, устанавливает право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в РК, порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РК и архивах и принципы международного сотрудничества в области архивного дела.