Документы предприятия АПК (стр. 3 из 3)
Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.
Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.
Во-вторых, как уже отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.
В-третьих, функции документа можно разделить на:
 | функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); |
| | функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность. |
Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими34 .
Должностная инструкция
секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
_____________________________________
Наименование организации
Подпись И.И. Петров
Дата
Наименование организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
Дата
1.Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется руководителем предприятия.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой
деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами, составления документации;
организации управленческого труда;
применения средств вычислительной и организационной техники;
перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2.Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).
3.6. Вести прием посетителей.
3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных документов;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных
работ.
3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
4.Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов.
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5.Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Зам. Руководителя Подпись А.П. Сидоров
Тесты:
1. Бланки каждого вида документа могут изготавливаться:
1) с продольным расположением реквизитов;
2) с угловым расположением реквизитов;
3) с продольно-угловым расположением реквизитов.
2. Верно ли утверждение, что продольное расположение реквизитов предполагает расположение заголовочной части документа вдоль верхней части лица с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля:
1) да; 2) нет.
3. Верно ли утверждение, что угловое расположение реквизитов предполагает размещение заголовочной части документа в верхней правой части листа.
1) да; 2) нет.
4. Полиграфической продукцией, подлежащей учету, являются бланки документов с изображением…
1) эмблемы организации;
2) печати;
3) герба РФ;
4) гербов субъектов РФ.
5. Какие из перечисленных реквизитов являются обязательными?
1) наименование вышестоящей организации;
2) наименование организации;
3) название вида документа;
4) справочные данные об организации;
5) заголовок к тексту;
6) гриф утверждения;
7) адресат;
8) дата документа;
9) номер документа;
10) текст;
11) подпись.