Не выданные трудовые книжки при увольнении хранятся в течение двух лет отдельно от остальных трудовых книжек. Невостребованные трудовые книжки или их дубликаты хранятся в архиве 50 лет, после чего могут быть уничтожены.
20
Заключение.
Правильность оформления и ведения документации по личному составу очень важна, так как эти документы контролируют правильность соблюдения прав граждан, предусмотренных Конституцией и КЗОТом.
Сейчас на многих предприятиях не уделяется достаточного внимания сохранности, учету и оформлению документации по личному составу. Особенно это относится к малым предприятиям.
Очень немногие предприятия, особенно частные, имеют специальные помещения для хранения кадровых документов. Как правило, эти важнейшие документы рассредоточены по столам, шкафам (а не сейфам), подсобным помещениям и находятся в бесхозном состоянии. Ответственные за эту работу лица часто меняются, а во многих организациях даже не назначены ответственные, отвечающие за сохранность документов.
Как результат — частичная или полная утрата документов. Это при том, что большинство документов по личному составу имеют долгосрочный срок хранения.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору (контракту), правительство Российской Федерации, издало распоряжение (от 21 марта 1994 г. N 358-р), по которому коммерчески и некоммерческим организациям предписывается: включать в свои учредительные документы положения, которые касаются обеспечения учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Федеральным органам исполнительной власти рекомендовано производить государственную регистрацию учредительных документов.
21
С П И С О К И С Т О Ч Н И К О В
И Л И Т Е Р А Т У Р Ы
1. Конституция Российской Федерации — Москва: “Юридическая литература”, 1995.
2. “Кодекс законов о труде Российской Федерации” (утв. ВС РСФСР 09.12.71, ред. от 17.03.97).
3. ГОСТ Р 6.30 — 97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ 6.10.5 — 87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Москва.
5. ГОСТ 17914 — 72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования. — Москва: Изд. стандартов, 1984.
6. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). — Москва: Главархив СССР, 1991.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — Москва: Росархив, 1994.
8. Кузнецова Т. В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация — Москва: “Высшая школа”, 1991 — 159 с.
9. Басаков М. И. Основы делопроизводства — Ростов-на-Дону: “Феникс”, 1997 — 192 с.
10. Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству — Москва: “Приор”, 1997 —192 с.
11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. — Москва:”ИНФРА-М” ; Новосибирск: “НГАЭиУ”, 1998 — 272 с.
12. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы — 3-е изд. — Москва: АО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1996 — 224 с.
[1] ”Кодекс Законов о Труде Российской Федерации”, ст. 40.2.
[2] “Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”, п.2.3.
[3] “Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”, п. 5.1
[4] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”, п. 7.1.