По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).
Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.
Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.
Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.
Виды писем
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
· письмо-просьба;
· сопроводительное письмо;
· письмо-сообщение;
· письмо-подтверждение;
· письмо-напоминание;
· письмо-приглашение;
· письмо-благодарность;
· гарантийное письмо;
· письмо-предложение;
· письмо-запрос;
· письмо-претензия;
· информационное письмо;
· электронное письмо
· международное письмо
Виды некоммерческих деловых писем:
Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение…
(Приложение № 1)
Сопроводительное письмо. Служебное письмо, составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.
При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в формате трафарета.
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…(Приложение № 2)
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес, (сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
(Приложение № 3)
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
Подтверждаем намерение…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
(Приложение № 4)
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.
Напоминаем Вам…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Несмотря на неоднократные напоминания…
(Приложение № 5)
Письмо-приглашение. Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты. Уважаемый господин Лужков!
Уважаемый Алексей Михайлович!
Уважаемые господа!
Приглашаем Вас принять участие в…
Просим Вас принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение…
(Приложение № 6)
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…
(Приложение № 7)
Гарантийное письмо. Служебное письмо, составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:
«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации. (Приложение № 8)
Информационное письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается руководителем организации отправителя. (Приложение № 9)
Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:
- письмо-запрос, ответ на него;
- письмо-предложение (оферта), ответ на него;
- письмо-претензия (рекламация), ответ на него.
Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.
Запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчётный счёт в банке. Ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму – запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему.
Сообщаем Вам…;
Извещаем Вас…
(Приложение № 10)
Предложение (Оферта и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. Предложение может быть твёрдым и свободным. В ответе подтверждается принятие условии предложения, тогда сделка считается заключённой.
Предлагаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…
Принимаем ваше предложение на…
Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…
Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.
(Приложение № 11)
Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.
Рекламация содержит:
· основания для предъявления претензий;
· доказательства произошедшего ущерба;
· конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.