Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным подразделениям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок
из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью секретариата, также как и копии.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке учреждения формата А4 и имеют следующие реквизиты:
- Наименование документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
- Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
- Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
- Дата и номер протокола оформляются цифровым или словесно-цифровым способом и печатаются через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), специальное звание, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности и специального звания печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки специального звания без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
7. Акт
Акт – документ, составленный несколькими лицами, специально на это уполномоченными, в подтверждении каких-либо фактов, событий, имеющих юридическое значение, и подлежащий утверждению должностным лицом в пределах его полномочий. Акты составляются по результатам работы комиссий, приема-передачи дел и должности, инвентаризаций и др. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом. Акты внутреннего характера оформляются на чистом листе бумаги формата А4 (210х297 мм), совместные с другими учреждениями – на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание активируемого факта или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта излагается:
- основание (указывается распорядительный документ):
- состав комиссии (указываются наименование комиссии, должности, специальные звания и фамилии лиц, составивших акт).
Первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном
порядке – фамилии членов комиссии; – присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие лица, то указываются их должности, специальные звания, инициалы и фамилии).
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены, например:
Составлен в трех экземплярах:
- 1-й экземпляр – в дело (указывается номер дела),
- 2-й экземпляр – направлен (наименование структурного под_
разделения или учреждения),
- 3-й экземпляр – направлен (наименование органа или учреж_
дения).
Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении или
присутствовавшие при этом. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
В некоторых случаях акты подлежат утверждению вышестоящим органом управления.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе – приложении. В том случае, если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения предписываемых действии, акт представляется руководителю, который расписывается об ознакомлении с содержанием акта.
Акт является основанием для издания администрацией соответствующих распорядительных документов. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под расписку всех упомянутых в нем лиц.
8. Докладная записка
Докладная записка – документ, адресованный руководителю или вышестоящему органу управления, с выводами и предложениями по какому-либо вопросу. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты, и проводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения.
Докладная записка имеет дату. Заголовок к тексту подписывается тем лицом, от имени которого она составляется. Является документом внутреннего обращения. Для оформления докладной записки используется
обычный стандартный лист бумаги формата А4.
9. Обзор
Обзор – документ, являющийся разновидностью справки, и составляется в целях информирования, как подведомственных учреждений, так и других организаций о положении дел на определенном участке работы, итогах деятельности за конкретный период времени.
Особенностью обзора как документа является то, что в начале его излагаются основания составления, результаты анализа и приводятся примеры в качестве иллюстрации аргументов. В обзорах могут быть определены постановочные вопросы в распорядительной форме и сроки их исполнения, намечаемые мероприятия и ответственные лица.
Обзор составляется вышестоящим органом управления на соответствующем бланке учреждения по одному из направлений служебной деятельности и подписывается его руководителем.
10. Служебное письмо
Служебное письмо – документ, используемый для оперативной связи между учреждениями. По своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение, предписание) либо ответным.
Служебные письма учреждений готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации, Главного управления исполнения наказаний Министерства юстиции Российской Федерации, территориального органа УИС Минюста России;
- как исполнение поручений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящихся к компетенции ГУИН Минюста России;
- как сопроводительные письма к проектам документов, отзывы и заключения на законодательные и иные нормативные правовые акты;
- как ответы на запросы различных министерств и ведомств, организаций и частных лиц;
- как инициативные письма по вопросам компетенции учреждения;
- по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции учреждений.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Проекты служебных писем оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией и печатаются на стандартных бланках установленной формы.
Текст, служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа (Управление исполнения наказаний Минюста России по Пермскому краю представляет..., или вносит... и т.п.) или от 1-го лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.).
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «Прошу...», «Направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый Иван Петрович! или «Глубокоуважаемый ...», если обращение направлено к Президенту Российской Федерации.
11. Справка
Справка – документ описательного характера, составляемый в целях служебной информации. Составляется по указанию должностного лица или запросу вышестоящего органа.