Объектами рассмотрения ЭК прежде всего являются:
- пересоставляемая номенклатура дел;
- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;
- комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;
- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.
Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом Федерального архивного агентства.
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов
Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.
Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.
К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении; особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.
Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость и др.
2. Общие требования к систематизации документов и формированию дел
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.
2.1. Номенклатура дел организации
Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями, должностными лицами организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организации, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде и архивах.
Цели создания:
- закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;
- закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
- служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
- является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
- становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.
В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.
Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.
Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается.
Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда России.
Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления.
Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.
Номенклатура дел является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения.
2.1.1. Оформление и ведение номенклатуры дел
Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федеральным архивным агентством, опубликована ГСДОУ, в Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.
Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.
Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемыев данной организации и поступившие в нее из других организаций. Также включаютсядокументы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.).Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки,журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательномувключению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включаютсядела временно действующих органов, документы которых служат правовым основаниемдля подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. Такжевключаются незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.
В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.
В номенклатуру дел не включаются печатные издания.
Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года, визируется руководителем организации и подписывается руководителем службы ДОУ, а потом направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения.
После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (структурного подразделения). При
отсутствии таких изменений номенклатуру в конце каждого года уточняют, при
необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года.
При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.
В качестве первой графы номенклатуры дел указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.
При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки – 01.2 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.
Во второй графе указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:
- организационно-распорядительная документация;
- плановая документация;
- отчетная документация;
- документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;