В личных делах документы группируются в следующей последовательности:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.
3. Анкета (личный листок по учету кадров).
4. Автобиография.
5. Документы об образовании.
6. Выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении.
7. Дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:
Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров
Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты, нормативы в организациях, которые их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок их расположения определяется специальными правилами. В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.
Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.
2.3.2. Последовательность расположения документов в деле
Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.
От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.
Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.
Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложения, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.
2.4. Составление заголовков дел
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов. Основные требования к составлению заголовка - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
- вопрос или краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность дела.
Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):
Журнал учета выдачи дипломов
Протоколы собраний акционеров предприятия
Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке. Например:
Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов
Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)
или
Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:
Документы к протоколам научно-технической комиссии
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируютсяс использованием термина «дело»:
Личные дела административно-управленческого персонала
Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
Переписка с ООО «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов
Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:
Протоколы заседания Совета учредителей
При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:
Переписка с Росархивом
Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
Переписка по научно-организационным вопросам
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
Переписка с организациями г. Владимира о поставках продукции
Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия и заголовке дела не указываются, а дается общее название:
Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2009 г.
В заголовке дел, содержащих плановую; отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
Сводный баланс расходов за I-II кв. 2009 г.
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)
Взаголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
2.5. Оформление обложки дела