Структура інформаційної системи включає в себе блок даних, файл, секцію файла, набір файлів, згрупованих у банку даних.
Блок даних - це сукупність даних, які записуються або зчитуються технічними засобами як одне ціле.
Файл - сукупність даних, яка складається з логічних записів, що стосуються однієї теми (надходження товарів на базу, відпуску товарів у магазини).
Секція - частина файла, яка записується на один том даних, що являє собою знімну фізичну одиницю носія даних (наприклад, котушка магнітної стрічки, на якій зафіксовано надходження сировини і матеріалів від одного постачальника).
Набір файлів складається із сукупності споріднених файлів, тобто тих, які з певною метою за обраними ознаками можуть бути об'єднані у запільну групу (файли переміщення товарів на базі).
Банк даних є сукупністю наборів файлів, згрупованих у масивах даних.
Якщо підприємство виконує зовнішньоекономічні операції, то необхідно користуватися міжнародними стандартами кодифікації даних при проведенні аудиту його діяльності.
Відомо, що в практиці міжнародних організацій у процесі обміну інформацією та при вирішенні завдань міжнародних економічних, науково-технічних, культурних, спортивних та інших зв'язків використовуються скорочення назв країн - блоки буквеної та цифрової ідентифікації країн. Міжнародна організація з стандартизації (ІСО) розробила коди для кожної країни.[18] Щодо України традиційно використовують такі блоки буквеної та цифрової ідентифікації:
-двобуквений алфавітний код України - UА - рекомендований Міжнародною організацією з стандартизації (ІСО) для міжнародних обмінів, який дає змогу утворювати візуальну асоціацію із загальноприйнятою назвою України і будь-якого посилання на її географічне положення або статус;
-трибуквений алфавітний код України - UКR - використовується в особливих випадках як більш доцільний;
-цифровий порядковий код - 804 - присвоєний Статистичним бюро Організації Об'єднаних Націй і використовується для статистичних розрахунків.
Ці блоки зафіксовані для використання Міжнародною організацією з стандартизації у стандарті 130 3166-88 "Коды для представления названий стран".
Організація Об'єднаних Націй у своїй роботі також користується цими блоками.
Зважаючи на те, що ці блоки добре відомі у світі, а також із метою уніфікації скороченої назви нашої країни, Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України) за погодженням із Міністерством закордонних справ України вважає за доцільне закріпити в законодавчому порядку використання міністерствами, відомствами, підприємствами і установами алфавітних кодів UА та UКR і цифрового порядкового коду 804.[19]
Економічна інформація, яка характеризує стан об'єкта контролю на сучасний момент, називається оперативною, а протягом планового періоду - поточною. Перша використовується при контролі господарських процесів у момент проведення їх (кількість і якість продукції конкретної партії поставки та ін.), друга - після завершення (після закінчення місяця, кварталу). Так, якість продукції контролюють щодня і приймають оперативні рішення, щоб не допустити надходження в торгівлю товарів, які не відповідають стандартам, деформованих та ін., а заходи щодо зміцнення договірної дисципліни можна розробляти після закінчення місяця. Таким чином, оперативна інформація використовується для поточного (оперативного) контролю і регулювання процесів господарської діяльності у випадках виникнення негативних відхилень від запланованих результатів, для вибіркових спостережень за окремими господарськими операціями, експериментальної перевірки норм витрачення сировини і матеріалів, хронометражних спостережень за роботою обладнання тощо.
Оперативна інформація про господарські процеси є дискретною, тому потреба у ній виникає періодично. Не завжди її фіксують на матеріальних носіях з належним оформленням підписами осіб, які беруть участь у здійсненні господарської операції. Оперативну інформацію можна групувати за допомогою електричних імпульсів, датчиків, передавати органам управління телефонними каналами, радіорелейними лініями та ін. Тому в процесі контролю і ревізії її використовують у поєднанні з поточною, перевіряють достовірність, групують в інформаційні сукупності.
Поточна економічна інформація узагальнює результати виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємства та його виробничих одиниць у системі бухгалтерського обліку безперервно за звітними періодами протягом календарного року (місяць, квартал), її відображують у бухгалтерській і статистичній звітності і використовують для контролю виконання планів, напруженості їх, дослідження факторів, які негативно впливають на результати діяльності підприємства і його підрозділів, а також для ревізії використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, збереження суспільної власності.
Поточна економічна інформація про стан і використання об'єкта контролю називається первинною. В процесі обробки для цілей контролю і аудиту її перетворюють на вторинну. Вона може бути також проміжною і результатною. Так, витрати конкретного виду матеріалів на виробництво, що відображають у кількісних і вартісних вимірниках і лімітно-забірній карті або вимозі на витрачання матеріалів (первинному документі), є первинною інформацією. Ці самі витрати, записані у регістри бухгалтерського обліку, є вторинною інформацією, а згруповані у нагромаджувальних відомостях (машинограмах) протягом місяця за окремими видами виробів - проміжною, систематизовані за статтями калькуляції після закінчення кварталу разом з іншими витратами, що стосуються цього виробу, за якою обчислено його собівартість. - результатною.
Для контролю і аудиту основною є первинна інформація про господарські процеси і явища, оскільки її використовують для встановлення законності витрачання ресурсів і збереження цінностей на підприємстві, визначення матеріально відповідальних і посадових осіб за заподіяні збитки. Тому до неї висувають додаткові вимоги - достовірність інформації про об'єкт контролю та явища господарської діяльності. Від достовірності П залежить якість проміжної і результативної інформації, відображеної в системі бухгалтерського обліку, а також добутої в процесі проведення аудиту.
Є також інші ознаки класифікації економічної інформації, яку досліджують у процесі аудиту за: способом відображення - текстова, цифрова, алфавітна, алфавітно-цифрова, графічна (креслення, схеми, графіки); насиченістю даних - недостатня, достатня, зайва; корисністю використання - корисна, некорисна; способом подання - директивна, розпорядча, звітна; ознаками обробки - оброблювана і необроблювана.[20]
Залежно від функцій економічну інформацію поділяють за функціями використання у інформаційному забезпеченні господарського механізму підприємства, об'єднання, галузі, а також у контролі й аудиті.
Інформацію, яку використовують для планування виробничої і фінансово-господарської діяльності у всіх ланках народного господарства і яка містить у собі планові завдання, називають плановою, або нормативно-довідковою, а яка регламентує цю діяльність - директивною. Різновидом нормативної є розцінкова, регулююча (планова), договірна і довідкова інформація.[21]
Інформацію, яка характеризує господарські процеси, відображені в бухгалтерському обліку виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств, об'єднань, використовують як основне джерело даних при проведенні аудиту. Її називають обліково-економічною, а за змістом - фактографічною.
У процесі аудиту обліково-економічну інформацію переробляють із використанням обчислювальної техніки в інформаційні сукупності, які характеризують виявлені недоліки в діяльності контрольованого підприємства, об'єднання. Якщо інші види економічної інформації (планову, договірну та ін.) можна подати у вигляді схем, графіків, діаграм та іншими способами, то обліково-економічну - тільки у вигляді документа або його замінника - матеріального носія (документів - магнітних жетонів, дуаль-карт, магнітних карток і стрічок та ін.).
У сукупності обліково-економічна інформація відображує певні господарські операції за допомогою даних, що постійно змінюються. Тому їх відносять до змінної інформації.
Залежно від ступеня інформаційної деталізації об'єктів обліку розрізняють аналітичну і синтетичну обліково-економічну інформацію. Аудит досліджує об'єкти контролю за даними обліково-аналітичної інформації, сформованої на аналітичних рахунках бухгалтерського обліку, а синтетичну - на синтетичних рахунках. Так, досліджуючи дебіторську заборгованість за підзвітними особами, ревізія за даними синтетичного рахунку "Підзвітні особи" встановлює загальну суму заборгованості в динаміці за контрольований період (синтетична інформація). Потім за даними аналітичних рахунків встановлюють, коли і за якою конкретною підзвітною особою виникла дебіторська заборгованість, її суму, причину непогашення (аналітична інформація). Висновки аудитор робить на підставі синтетичної і аналітичної інформації.[22]
Щодо об'єкта аудиту обліково-економічну інформацію поділяють на внутрішню і зовнішню, вхідну і вихідну, оперативну і поточну. Інформація про контрольований об'єкт (підприємство, об'єднання), утворювана на самому об'єкті, називається внутрішньою, а за її межами - зовнішньою. Інформація, яка надходить на контрольований об'єкт, є вхідною, а від нього - вихідною.[23]