· за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням — у розмірі витраченої готівки;
· за невстановлення установами банків лімітів залишку готівки в касах з них стягується штраф у п’ятдесятикратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний випадок такого невстановлення.
2. Порядок обліку руху готівкових грошових коштів
2.1. Облік касових операцій а національній валюті
Підприємства, які здійснюють розрахунки в готівковій формі, мають касу і організують облік наявності та руху грошових коштів. Організація та облік готівкового обороту регламентується «Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні», яке затверджене постановою правління Національного банку України від 19 лютого 2001 року за № 72 і набрало чинності з 17 квітня 2001 року.
Каса підприємства — приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.
До початку записів касова книга оформляється: сторінки нумеруються, аркуші прошнуровуються і скріплюються печаткою підприємства. На останній сторінці касову книгу підписує керівник й головний бухгалтер.
Касові операціїоформляються прибутковими і видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15 лютого 1996 року № 51 «Про затвердження типових форм обліку касових операцій».
Для заприбуткування готівки в касу оформляється прибутковий касовий ордер. До нього заповнюється квитанція, яка завіряється печаткою підприємства і вручається особі, що внесла готівку. Якщо готівка надійшла з банку, квитанція не заповнюється, або ж заповнюється і без печатки прикріплюється до виписки банку.
Для видачі готівки з каси оформляється видатковий касовий ордер.
Касові документи складаються в одному примірнику. Дійсні лише в день виписки. Виписуються в бухгалтерії, реєструються в спеціальній книзі і передаються касиру для виконання.
Кожний касовий ордер записується касиром у касову книгу під копірку в двох примірниках. Другий примірник касової книги служить звітом касира, який разом із касовими ордерами здається в бухгалтерію.
Для каси кожного підприємства встановлюється банком ліміт. Це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. Для контролю за дотриманням ліміту залишок готівки визначається в касовій книзі щоденно.
Звіт касира з доданими касовими документами ретельно перевіряється в бухгалтерії і служить основою для бухгалтерського обліку касових операцій на рахунку 301 «Каса в національній валюті».
За дебетом рахунка 301 відображаються операції з надходження готівки в касу. Найбільш типовими операціями за дебетом рахунка 30 є:
Д-т 30 «Каса» — кредит рахунків
31 «Рахунки в банках» — надходження в касу готівки з поточного рахунка в банку
37 «Розрахунки з різними дебіторами» — повернення в касу невикористаних авансів підзвітних осіб та повернення працівниками оформленої через підприємство безпроцентної позики
42 «Додатковий капітал» — отримання готівкою безповоротної фінансової допомоги та деякі інші.
За кредитом рахунка 30 (301, 302) відображаються операції з виплати готівкою з каси. Найбільш типовими операціями за кредитом рахунка 30 є:
Д-т 31 «Рахунки в банках» — передача готівки з каси на поточний рахунок
Д-т 66 «Розрахунки по оплаті праці» — виплачено заробітну плату та допомогу по тимчасовій непрацездатності працюючим
Д-т 65 «Розрахунки зі страхування» — виплата разової допомоги працюючим за рахунок страхового фонду
Д-т 68 «Розрахунки за іншими операціями» — погашено готівкою заборгованість перед іншими кредиторами та деякі інші.
Типові форми касових документів установлені наказами Державного комітету статистики України від 15.02.96 № 51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій”, від 22.05.96 № 144 “Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі”.
Прибутковий касовий ордер (Типова форма № КО-1) застосовується для оформлення надходження грошей до каси при обробці інформації як з використанням обчислювальної техніки, так і без неї. Виписується в одному примірнику робітником бухгалтерії та підписується головним бухгалтером або особою, яка на те уповноважена. Квитанція видається на руки особі, яка здала гроші, а ордер залишається у касі та реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.
Видатковий касовий ордер (Типова форма № КО-2) застосовується для оформлення видачі грошей з каси при обробці інформації як з використанням обчислювальної техніки, так і без неї. Виписується в одному примірнику робітником бухгалтерії, підписується керівником підприємства (організації) та головним бухгалтером чи особою, яка на те уповноважена. Реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (Типова форма № КО-3) застосовується для реєстрації прибуткових та видаткових касових документів.
Журнал відкривається окремо на прибуткові та видаткові касові документи.
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (Типова форма № КО-3а). Форма № КО-3а ведеться за розсудом керівництва підприємсива замість журналу за формою № КО-3.
Касова книга на 20__ р. (Типова форма № КО-4) застосовується для обліку руху грошей у касі. Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишається у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповнюється з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт касира є відривною частиною аркуша. Перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами.
Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини аркуша (після рядка “Залишок на початок дня"). Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення записів після “Перенос” відривну частину аркуша накладають на лицьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизонтальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша. Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається. По рядку “У тому числі на оплату праці” показується сума по платіжних відомостях на оплату праці, не списана на видаток каси. В кінці кожного робочого дня касир подає звіт під розписку до бухгалтерії з додатком прибуткових та видаткових касових документів.
Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей (Типова форма № КО-5) застосовується для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі (роздавачу), яка виплачує заробітну плату, та повернення наявних грошей та сплачених документів. Книгу веде касир. Видача та повернення грошей сплачених документів оформлюється підписами.
Облік операцій з коштами, розрахунками та іншими активами установи здійснюється у грошовій одиниці України. Перерахунок активів, що отримані в іноземній валюті, в грошову одиницю України для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється за Порядком відображення в обліку операцій в іноземній валюті, затвердженим наказом Державного казначейства України від 24.07.2001 № 126 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 06.08.2001 за № 670/5861.
При прийманні готівки до каси необхідно керуватись Правилами визначення платіжності та обміну банкнот і монет Національного банку України, затвердженими постановою Правління Національного банку України від 17.11.2004 № 547 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 06.12.2004 за № 1549/10148.
Під час перевірок касових документів береться до уваги, що у разі наявності у підприємства податкового боргу виплати готівкою здійснюються з урахуванням вимог Закону України "Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами".
2.2. Облік касових операцій в іноземній валюті
Для узагальнення інформації про наявність та рух готівкових грошових коштів у іноземній валюті в касі підприємства призначений субрахунок 302 «Каса в іноземній валюті».
За дебетом цього субрахунка відображається надходження іноземної валюти у касу підприємства, за кредитом – її видача (виплата) із каси підприємства.
Якщо підприємство використовує одночасно декілька іноземних валют (наприклад, американський долар, євро, російський рубль), для зручності їх обліку можна вибрати один із варіантів:
· до субрахунку 302 відкрити нові субрахунки (рахунки другого порядку), наприклад: 3021 «Каса в доларах США», 3022 «Каса в євро», 3023 «Каса в російських рублях», тощо;
· якщо облік ведеться у бухгалтерській програмі, то замість субрахунків створити аналітичні ознаки (субконто) до субрахунка 302.
Перший варіант більш зручний у застосуванні, проте на практиці дуже часто використовується і другий варіант.
При виборі будь-якого із запропонованих варіантів обов'язково слід пересвідчитися, що це не суперечить обліковій політиці підприємства. Якщо в наказі про облікову політику про це взагалі нічого не сказано, варто внести відповідні зміни.
Крім цього, головним бухгалтерам підприємств, облік на яких автоматизований, у будь-якому разі варто порадитися із програмістом, який обслуговує бухгалтерську програму. Це необхідно для того, щоб рішення бухгалтера про вибір того чи іншого варіанта не створював суттєвих проблем під час автоматизації, адже відомо, що бухгалтерські програми мають власну специфіку, і те, що просто зробити в одній, є дуже складною задачею в іншій.
Проблема, з якою насамперед стикаються бухгалтери, коли на підприємстві з'являється готівкова іноземна валюта, – це визначення порядку її первинного обліку (а саме: необхідність ведення касової книги, оформлення видаткових та прибуткових касових ордерів тощо), оскільки норми Положення № 637 стосуються лише ведення обліку національної валюти.