При изъятии из архива рабочей документации с целью переноса их в состав свидетельств по новому аудиту в графе "примечание" формуляра для отражения документирования по предыдущему аудиту ведущий аудитор отмечает против названия изъятого документа дату и причину изъятия рабочего документа, закрепив это своей подписью. Каждый рабочий документ должен иметь идентификационные параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период, описание содержания, фамилия и инициалы подготовившего документ лица, дата подготовки документа и код индекса).
В рабочих документах следует проставить идентификационные индексы и перекрестные ссылки, чтобы помочь их комплектованию в файлы.
Готовые рабочие документы должны четко и ясно характеризовать работу, сделанную в рамках аудита. Для этого используются отчеты, составленные письменно и имеющие форму меморандума, пометки процедур аудита в программе аудита, отметки непосредственно в записях, имеющихся в рабочих документах.
Рабочие документы могут храниться в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или другой форме.
Приложение 1 к Правилу (Стандарту) аудиторской деятельности "Документирование аудита"Примерный перечень документов, которые могут быть включены в состав рабочей документации аудиторской организации:
· Информация относительно организационно - правовой формы и организационной структуры экономического субъекта.
· Извлечения или копии учредительных документов экономического субъекта, а также иных важных юридических документов его (договоров, контрактов, протоколов и т. п.).
· Материалы, свидетельствующие о планировании аудита, и программы аудита.
· Записи об изучении и оценке систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (описания, вопросники, схемы документооборота или комбинации их).
· Анализ хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета.
· Анализ существенных показателей и тенденций деятельности экономического субъекта.
· Записи о характере, дате проведения и объеме проведенных аудиторских процедур и результатах таких процедур.
· Материалы, свидетельствующие о том, что работа, выполненная не аудиторами, контролировалась аудиторами.
· Сведения о том, кем и когда выполнялись аудиторские процедуры.
· Копии переписки с другими аудиторскими организациями, экспертами и прочими лицами в связи с проводимым аудитом экономического субъекта.
· Копии переписки или записи обсуждений во время встреч с экономическим субъектом по поводу вопросов, возникших в процессе аудита, включая условия проведения аудита.
· Письма - подтверждения, полученные от экономического субъекта.· Выводы, сделанные аудиторской организацией по результатам аудита.
· Копии бухгалтерской и иной финансовой документации экономического субъекта.