- платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченной наличной иностранной валюты по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Расходные кассовые ордера и другие документы утвержденных форм заполняются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
Юридические лица, предприниматели, использующие наемный труд, учитывают все поступления и выдачи наличной иностранной валюты в кассовой книге по форме КО-4в, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. N 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации".
Руководители организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк. Поэтому руководителям при приеме на работу кассира и других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. На эти должности по возможности не допускаются лица:
· ранее привлекающиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
· страдающих хроническими психическими заболеваниями;
· систематически нарушающих общественный порядок;
· злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача [8, с.25].
Кроме того, рекомендуется предоставлять кассиру сопровождающее лицо, а в случае необходимости и транспортное средство при сдаче либо получения денежных ценностей в банке. В настоящее время законодательство предусматривает также возможность страхования наличных денег и ценностей в кассе.
Существует ряд требований по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.
В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Для проведения ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт инвентаризации наличных денег и других ценностей в двух экземплярах, который подписывается комиссией и материально ответственным лицом. Один передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у материально ответственного лица.
При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте указывается сумма недостачи или излишка и объясняются обстоятельства их возникновения.
Таким образом, вся ответственность за сохранность принятых наличных денег и ценностей, за правильное отражение всех хозяйственных операций по кассе в кассовой книге несет материально ответственное лицо – кассир. Контроль за его деятельностью осуществляет главный бухгалтер. Руководитель же обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
2.2. Синтетический и аналитический учет кассовых операций
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 № 89, предназначен активный синтетический счет 50 «Касса». Сальдо по счету только дебетовое, поскольку нельзя выдать из кассы денег больше, чем там имеется. Сальдо по счету свидетельствует о наличии свободных денег у организации.
К счету 50 «Касса» могут открываться при необходимости следующие субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы»;
50-4 «Валютная касса»;
50-5 «Касса филиала».
Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе.
Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.
Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.
Субсчет 50-4 «Валютная касса» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.
Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс [6, с. 465].
Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов: 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - при поступлении денег в погашение различного рода дебиторской задолженности (плата родителей за детей в детских учреждениях); 80«Уставный фонд» - денежные суммы, внесенные учредителями в счет их вкладов в уставный фонд; 90 «Реализация» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию; 92 «Внереализационные доходы и расходы» - на излишки денег в кассе, выявленные при инвентаризации и др.
По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на выплаты пособий из средств фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - при выдаче штатному составу сумм заработной платы, премий, поощрений, пособий; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 94 «Недостачи или потери от порчи ценностей» - на сумму недостач денежных средств, выявленных при инвентаризации кассы и др.
Текущие записи в журнале-ордере №1 и ведомости №1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер №1 и ведомость №1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Сводка может составляться как вручную, так и на персональных ЭВМ.
Предприятия часто используют наличную иностранную валюту, которая так же, как и рубли, хранится в кассах, приходуется и расходуется из них по таким же приходным и расходным документам. Кассовые документы выписываются в рублевом эквиваленте, в правом верхнем углу их указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием наименования иностранной валюты.
В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». По дебету этого счета записывается поступление указанных бланков в организацию, а по кредиту – их выбытие. Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения [6, с.472].
Приведем записи, которые чаще всего встречаются в учетной практике ЧУП «Воложинский кооппром» по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Для этого воспользуемся таблицей 2.1.
Таблица 2.1. Учетные записи по дебету счета 50 «Касса»
Содержание операции | Сумма | Кредит счетов | Документ |
| Получены наличные деньги в кассу по чеку для выплаты заработной платы | 4500000 | 51 | Приходный кассовый ордер № 0845814 от 29.09.2010 |
| Возвращены неиспользованныеподотчетные суммы | 8000 | 71 | Приходный кассовый ордер № 0845830 от 01.10.2010 |
| Получена торговая выручка от Бобрик С.Г. за реализованную продукцию | 1500000 | 90/1 | Приходный кассовый ордер № 0845851 от 14.10.2010 |
| Погашена задолженность по квартплате Скадорва Л.В. | 25100 | 76 | Приходный кассовый ордер № 0845801 от 05.09.2010 |
| Поступили деньги в возмещение причиненногоущерба | 41390 | 73/2 | Приходный кассовый ордер №0845858 от 20.09.2010 |
Примечание. Источник: собственная разработка.
Кроме вышеперечисленных операций могут встречаться и другие:
Дт Кт
1) Получена иностранная валюта из банка 50/4 52
2) Поступление выручки от реализации основных средств