Коммуникационные каналы и их влияние на эффективность работы организации (стр. 5 из 5)

Выдачу денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (РКО), это документ, подтверждающий факт выдачи наличных денег из кассы. Кассир требует предоставления удостоверения личности и доверенности у лица которому выдается сумма. Все данные о нем отражаются в РКО. Получатель ставит на документе свою подпись и указывает прописью полученную сумму денег.

Выписанные ПКО и РКО регистрируются в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов», который открывается отдельно для ПКО и РКО. В нем указывают дату, №, целевое назначение и сумму.

По мере совершения хозяйственных операций кассир на основании ПКО и РКО производит записи в кассовую книгу. Каждый лист этой книги состоит из двух частей и заполняется под копирку. Первый экземпляр остается в кассовой книге, а второй - отрывной с приложенными ПКО и РКО является отчетом кассира. Кассовая книга является связующим документом между кассиром и бухгалтером.

Данные из кассовой книги в бухгалтерии переносятся в «Журнал ведомость № 1» и «Журнал ордер № 1». По истечению месяца ведется подсчет оборотов, выводится новый остаток месяца. Итоговые данные из них поступают в главную книгу и финансовую отчетность, а затем в конце года составляется баланс. Который является документом, несущем в себе информацию об имуществе компании, обязательствах и капитале на определенную дату. Бухгалтерский и налоговый учет взаимодействуют с помощью документального и электронного канала коммуникации (ЭФНО, ИСИД, НДС и тд.).

Вывод. Одни процессы обмена информацией специально организуются, а другие возникают стихийно. Общение становится оптимальным, если оно строится на стремлении к взаимопониманию и эффективному обмену информацией. Эффективность организационных систем коммуникации зависит от структуры системы обмена информацией. Многие недостатки, связанные с инициированием, передачей и получением информации, могут быть существенно ослаблены при правильной организации работы менеджеров и коммуникативной системы [7.-C.119-120].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе мною было рассмотрено то, как влияют на деятельность организации различные коммуникационные каналы и средства. Были изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационных каналов, описаны существующие виды средств коммуникации и их использование на предприятии, а также на примере компании ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан АГ» было показано практическое их использование.

В данной компании тщательно разработана система процесса коммуникаций и это во многом зависит от руководства. В ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан АГ» коммуникациям отводится достаточно почетное место. Вся работа по экспедированию грузов строится на системе коммуникации, и руководство компании очень тщательно подходит к вопросу выбора средств коммуникаций для эффективного обмена информацией. Структура коммуникаций в компании отлично налажена, так как от этого зависят отношения с партнерами и заказчиками, а также сохранение конкурентной позиции на рынке.

В попытке анализа деятельности компании и эффективности в использовании каналов коммуникаций я хотела бы предложить следующее пути совершенствования:

1) Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Необходимо как можно чаще использовать большее число каналов в сочетании для передачи сообщений. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность их использования и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Обсуждая результат этого исследования, профессор Терренс Митчелл указывает: «Главный вывод этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение, скорее всего, делают этот обмен информацией более эффективным в большей части случаев». Ориентация на оба канала, заставляет тщательно готовится и письменно регистрировать параметры ситуации.

2) Какой бы налаженной не была система обмена информацией и какими бы надежными не были каналы коммуникаций, в зависимости от различных обстоятельств, могут возникать препятствия продвижения информации по каналу. Эти препятствия нарушают работу коммуникативной системы. Поэтому в такой системе должен предусматриваться механизм систематической диагностики состояния системы. Он, в частности, должен предусматривать возможность определения места возникновения барьеров на ранней стадии. Это позволит минимизировать потери от нарушений в ее работе.

3) Возникновение функциональных нарушений коммуникативной системы могут происходить из- за уменьшения пропускной способности каналов коммуникаций, задержки в прохождении информации. Наиболее опасно полное «закупоривание» даже одного канала коммуникаций, когда прохождение информации по этому каналу в обоих направлениях прекращается.

В этих случаях необходимо производить шунтирование нарушенного канала коммуникации, «прокладывая» канал, параллельный к нарушенному участку. При этом вовсе не обязательно нарушенный канал заменять идентичным. Допустим, агент фирмы выехал в труднодоступный и слабо обеспеченный средствами коммуникаций регион для уточнения ряда деталей и при положительном условии подписания договора. Мобильный телефон, являющийся на данный момент единственным средством его связи с руководителем фирмы (канал коммуникации), вышел из строя, т.е. произошло закупоривание канала. В качестве временного шунта к основному каналу агент использовал телеграмму, а чуть позже ему удалось найти доступ к электронной почте, т.е. установить более эффективный шунт. Коммуникационный шунт, в отличие от параллельного канала коммуникации, используется временно на период выхода из строя основного канала коммуникации [7.-C.165-166].

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1 Березин В.М. Массовая коммуникация: сущность, каналы, действия (Практическая журналистика).- М.: «РИП- холдинг», 2003.

2 Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. Пособие. – М.: «ИНФРА-М», 2001.

3 Салмыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления.- Ростов на Дону: Издательство «Феникс», 1997.

4 Салагаев В. Культура делового общения. Деловая риторика. Деловые документы: Учеб. Пособие.-Алматы: Раритет; Республиканский издательский кабинет Казахской академии образования им. И. Алтынсарина, 2000.

5 Сокира Т.С. Коммуникации в организации: Учеб. Пособие.- Алматы: КазНТУ, 2001.

6 Сокира Т.С. Коммуникации в организации. Методические рекомендации по выполнению курсовой работы для студентов всех специальностей инженерно- экономического института.- Алматы: КазНТУ, 2002.

7 Шарков Ф.И. Теория коммуникаций (базовый курс). Учебник.- М.: «РИП- холдинг», 2004.

8 Интернет Дайджест. Компьютер как средство общения людей.// Есо Study.- №28 (40).- 07.01.2004.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б