Объекты основных средств, числящиеся на балансе хозяйствующего субъекта и не связанные с осуществлением его уставной деятельности, т.е. функционирующие в отраслях непроизводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяйство, учреждения науки, культуры, здравоохранения и т.п.), относятся к основным средствам непроизводственного назначения.
В соответствии с Законом № 129-ФЗ все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.[2]
В соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств в первичные учетные документы, включая хозяйственные операции по приему-сдаче объектов основных средств из ремонта, могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции, требований нормативных правовых актов и документов по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.
В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств[3].
При приемке одного объекта (кроме зданий, сооружений) оформляют акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1), а при поступлении группы предметов - акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (форма № ОС-1б).
Для учета зданий или сооружений предусмотрен специальный акт (форма № ОС-1а).
Если объект требует монтажа, то прием основного средства в монтаж оформляют актом о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14). К нему прилагают товаросопроводительные документы поставщика. После монтажа основное средство приходуют на основании акта о приеме-передаче (формы № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б).
Принятый к учету объект основных средств учитывают в инвентарной карточке (форма № ОС-6), а группу предметов - в карточке группового учета (форма № ОС-6а).
Списание автотранспорта оформляется формой № ОС-4а. При этом в бухгалтерию вместе с актом сдается документ, подтверждающий снятие автотранспорта с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД РФ.
Для всех остальных объектов основных средств используют две формы:
- ОС-4 - для списания одного объекта ОС;
- ОС-4б - для одновременного списания нескольких объектов.
Акты на списание оформляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем организации. [32]
Первый экземпляр сдается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.
В графе «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость» для основных средств, проходивших переоценку, указывается восстановительная стоимость по последней переоценке. Если переоценки не было, то в этой графе записывают величину первоначальной стоимости.
В графе «Сумма начисленной амортизации (износа)» отражается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации.
Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки, отражаются в разделе 3 формы № ОС-4.
Организация самостоятельно решает, на какой период открывать инвентарную книгу и сколько в ней будет листов. Книгу заполняет сотрудник бухгалтерии, причем в одном экземпляре. Бухгалтер, который заводит инвентарную книгу, отмечает, с какой даты она ведется.
В инвентарной книге есть таблица. В ней отражают название основного средства, его инвентарный номер, первоначальную стоимость, срок полезного использования. К тому же в книге фиксируют номер и дату документа, на основании которого объект принят к бухгалтерскому учету.
В инвентарной книге отражают все изменения, которые произошли с основным средством. Например, сведения о переоценке объекта, перемещении внутри организации, а также о списании.
При переоценке или списании основного средства, сотрудник бухгалтерии заполняет графы 10 и 11. В них отражает сумму начисленной амортизации и остаточную стоимость объекта на дату проведения операции. При модернизации или реконструкции объекта, то изменяется его первоначальная стоимость. Это тоже отражается в форме № ОС-6б.
Правильное заполнение реквизитов форм утвержденных первичных документов позволит организации осуществлять соответствующий аналитический и синтетический учет объектов основных средств на основе регистров бухгалтерского учета при соблюдении общих методологических принципов и раскрывать в бухгалтерской отчетности информацию об основных средствах, в частности о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по основным группам основных средств; о движении основных средств по основным группам (поступление, выбытие и т.п.); об изменениях стоимости основных средств (достройка, дооборудование, реконструкция, модернизация, частичная ликвидация, переоценка) и др.
Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, ведется на счете 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости.
Счет 01 «Основные средства» предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств, принадлежащих предприятию и находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в аренду.
Счет 01«Основные средства» активный, сальдовый, инвентарный.
Оборот по дебету показывает поступление, оборот по кредиту показывает выбытие основных средств по разным причинам.
К синтетическому счету 01 «Основные средства» могут быть открыты два субсчета:
1) 01-1 - собственные основные средства;
2) 01-2 - арендованные основные средства. Синтетический и аналитический учет основных средств организуется на основе регистров бухгалтерского учета, рекомендованных Министерством финансов Российской Федерации.
Синтетический учет по счету 01 ведут в журнале-ордере № 13 по кредиту счета 01 на основании актов на списание (форма № ОС-4) и актов приемки-передачи основных средств (форма № ОС-1).
Аналитический учет по счету 01 «Основные средства» ведется по отдельным инвентарным объектам основных средств. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении основных средств, необходимых для составления бухгалтерской отчетности (по видам, местам нахождения и т.д.). [27]
Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.
Комплекс конструктивно сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
По каждой классификационной группе основных средств инвентарным объектом считается:
1) по зданиям - каждое отдельно стоящее здание с его системой коммуникаций (отопление, водо-, газопровод, канализация, вентиляционные устройства) и надворные постройки (сарай, забор и др.);
2) по сооружениям - каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими вместе с ними одно целое (мост вместе с опорами, лестницами, подъездами и подходами к нему);
3) по передаточным устройствам - каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;
4) по силовым машинам и оборудованию - каждая силовая машина с фундаментом, индивидуальным заграждением, приборами, принадлежностями и приспособлениями;
5) по рабочим машинам и производственному оборудованию - каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав принадлежности, приспособления, приборы, ограждения, а также фундамент, на который смонтирован инвентарный объект;
6) по транспортным средствам - каждое транспортное средство, включая относящиеся к нему принадлежности и приспособления (например, грузовой автомобиль, с запасными колесами, камерой, покрышками и набором инструментов);
7) по инструментам и инвентарно - каждый предмет, который имеет самостоятельное значение и не является составной частью какого-либо инвентарного объекта (машины, станка, оборудования, аппарата и др.).[27]
Каждому инвентарному объекту присваивается свой инвентарный номер, который сохраняется за ним на все время нахождения его в эксплуатации, запасе, на консервации. Инвентарный номер прикрепляется на объект или указывается на нем и обязательно указывается в бухгалтерских документах при движении основных средств.
Арендуемые основные средства значатся у арендатора под теми инвентарными номерами, которые присвоил им арендодатель.