При выявлении расхождения фактического наличия с учетными данными составляют сличительные ведомости (по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных). В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, а также выявляются причины этих расхождений и порядок их регулирования (за счет естественной убыли, материально ответственных лиц и др.).
Выявленные при инвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях расхождения между фактическим наличием и учетными данными регулируются в следующем порядке:
- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.
- недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм – за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостача списывается на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения [12].
Счета бухгалтерского учета представляют собой способ группировки и текущего отражения хозяйственного имущества, обязательств и операций по качественно однородным признакам, обусловленным приемом двойной записи. В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различаются активные и пассивные счета бухгалтерского учета. Активными называются счета, предназначенные для учета имущества организации (счета «Касса», «Расчетный счет», «Основные средства» и другие). Пассивные – это счета для учета обязательств организации (источников формирования имущества организации; счета «Уставный капитал», «Добавочный капитал» и другие). Помимо активных и пассивных счетов в бухгалтерском учете существуют счета, на которых отражаются одновременно и имущество организации, и источники его формирования, - активно-пассивные. Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо – дебетовое либо кредитовое (счет «Прибыль и убытки») и с двусторонним сальдо - дебетовое и кредитовое одновременно (счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») [23, 24].
Двойная запись – способ взаимосвязанного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Сущность этого способа состоит в том, что каждая хозяйственная операция отражается в одинаковой сумме по дебету одного счета и по кредиту другого счета. Текст, указывающий наименование дебетуемого и кредитуемого счетов на сумму отражаемой хозяйственного операции, называется бухгалтерской проводкой. Составить бухгалтерскую проводку – значит указать, на какую сторону каких счетов нужно записать сумму операции [24].
Бухгалтерский баланс – является способом экономической группировки и обобщения хозяйственного имущества предприятия, выраженных в денежной оценке и составленных на определенную дату. В бухгалтерском балансесодержится детальная информация об имущественном положении (активы), собственном капитале и внешних обязательствах организации.Активы – это хозяйственные средства, контроль над которыми организация получила в результате свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности и которые должны принести ей экономические выгоды в будущем. Обязательства – это существующая на отчетную дату задолженность организации, которая является следствием свершившихся фактов ее хозяйственной деятельности, и расчеты по которой должны привести к оттоку активов. Капитал – представляет собой вложения собственников и прибыли, накопленные за все время деятельности организации.
Бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности. В зависимости от периодичности составления отчетность подразделяется на годовую и промежуточную. В состав годовой бухгалтерской отчетности включаются:
- бухгалтерский баланс (Форма №1); отчет о прибылях и убытках (Форма №2);
- отчет о движении капитала (Форма № 3);
- отчет о движении денежных средств (Форма №4);
- приложение к балансу (Форма №5);
- пояснительная записка;
- аудиторское заключение.
Существует три варианта формирования бухгалтерской отчетности:
1. упрощенный (субъекты малого предпринимательства и некоммерческие организации);
2. стандартный (для коммерческих организаций средних и крупных);
3. множественный (для крупных и крупнейших организаций).
В зависимости от степени обобщения информации различают первичную, сводную и консолидированную отчетность [17, 24].
Денежная оценка – способ денежного выражения имущества, обязательств и хозяйственных операций для получения обобщенных данных за текущий и отчетный период по предприятию в целом. В соответствии с законодательством РФ для предприятий всех форм собственности установлен единый порядок оценки имущества:
- предприятие осуществляет оценку имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях;
- записи в бухгалтерском учетепо валютным счетам предприятия, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся в валюте расчетов и платежей;
- бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций предприятию допускается вести в суммах, округленных до целых рублей. Возникающие при этом суммовые разницы могут быть отнесены на результаты хозяйственной деятельности предприятия [6, 12].
Калькуляция представляет собой способ группировки затрат и определение себестоимости отдельных видов продукции (работ и услуг) и заготовленных материальных ценностей [6, 14, 24].
Автоматизированная информационная система (АИС) – это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.
Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) – это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета [28].
Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности [19].
При создании автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», прежде всего, используются типовые формы документов. Если такая возможность отсутствует, то разрабатываются новые формы документов с учетом предъявляемых к ним требований и утверждаются руководителем.
Современные программные продукты автоматизации бухгалтерского учета поддерживают возможность формирования основных форм типовых первичных документов, которые могут быть использованы бухгалтером в работе.
Документы могут иметь экранную форму и печатную форму и для них могут создаваться правила формирования проводок.
Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе.