Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с бумажным оригиналом. После ввода информации документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатную форму, как правило, не имеют специализированные документы.
Для многих видов документов, в частности, для сопроводительных типовых и индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Достаточно большой набор основных типовых первичных документов (счет-фактура, платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, накладная поступления материалов и другие) поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям, иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому желательно, чтобы система автоматизации учета позволяла изменять формы действующих первичных документов и создавать новые формы документов [28].
Весь технологический процесс обработки информации после ввода исходных данных в ЭВМ полностью автоматизирован. Особенности ЭВМ позволяют автоматизировать как непосредственно процесс обработки информации, так и логические операции по ведению учета: систематизация данных по корреспондирующим счетам, контроль правильности корреспонденции счетов и др. При этом полностью сохраняется основополагающий для бухгалтерского учета принцип двойной записи.
При автоматизации данные первичного учета полностью переносятся на машинные носители. Эта исходная информация, сформированная на магнитных носителях, составляет рабочие массивы информации для последующей машинной обработки на ЭВМ. При ручной обработке эти массивы заменяют различные журналы и ведомости, в которых накапливается исходная информация для последующей обработки. Перенос данных с первичных документов в компьютер может осуществляться по-разному:
Первый способ – с использованием машинного макета документа. В этом случае на экране воспроизводится таблица в виде макета формы документа с реквизитами, которые нужно заполнить. При этом реквизиты общего характера (код предприятия, дата и др.) набираются только один раз.
Второй способ – без использования макета документа. В этом случае на экране вместо макета документа в определенной последовательности отражаются реквизиты, которые необходимо заполнить при переносе информации с документа. Постоянные реквизиты также заполняются один раз.
Третий способ – комбинированный. В этом случае на экране воспроизводится макет документа. Внизу дается запись с реквизитами, которые необходимо ввести, и их значностью. Заполненные данные переносятся в макет документа и высвечиваются в нем на своих местах против соответствующих реквизитов [15].
В процессе формирования бухгалтерской отчетности, выделяют три этапа:
1. обработка первичной учетной информации в необходимых разрезах и формирование типовых учетных записей бухгалтерских проводок для наполнения базы сводного учета. Типовая учетная запись бухгалтерской проводки в обобщенном виде отражает два счета – основной и корреспондирующий, которые включают:
- синтетический счет, субсчет, объект аналитического учета;
- сумму по данным счетам, некоторые компоненты содержательной части операции (код операции, дополнительные признаки);
- дату создания записи, номер документа (задачи).
В базе данных сводного учета аккумулируются бухгалтерские записи двух типов. Первый тип записей создается автоматически в процессе решения функциональных задач по результатам обобщения групп однородных хозяйственных операций. Этот тип бухгалтерских проводок характерен для участков с массовой и однородной информацией: учет труда и заработной платы, учет затрат на производство, учет материальных ценностей, учет готовой продукции. Второй тип записей бухгалтерских проводок создается непосредственно с первичных документов. Он свойствен участкам учета основных средств, финансово – расчетных операций.
В целях обеспечения двойного отображения бухгалтерской проводки на счетах каждая поступающая запись автоматически инвертируется - выполняется перестановка корреспондирующих счетов и изменяется код операции. Новая запись заносится по основному счету. Таким образом, каждая бухгалтерская запись заносится в базу данных по двум счетам на уровне аналитического учета.
2. обобщение учетных записей на аналитических и синтетических счетах. При обобщении используется информация об остатках на счетах на начало отчетного периода. Автоматизированные формы учета позволяют в результате машинной обработки получать необходимые данные по всем счетам синтетического и аналитического учета вплоть до оборотного и сальдового баланса, то есть благодаря машинной обработке информации получают все регистры бухгалтерского учета, предусмотренные действующей системой учета.
3. формирование показателей отчетности. Перед составлением годовой большинство предприятий определяют финансовый результат и составляют промежуточную отчетность (за месяц, квартал).
По завершению месяца производится следующий ряд расчетов, в том числе распределение накладных издержек между объектами калькулирования и/или их прямое списание на реализованную продукцию (работу, услуги); определение фактической себестоимости продукции, работ, услуг, выявление общего финансового результата деятельности организации. Содержание соответствующих процедур регламентируется действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависит от учетной политики организации. Так как в конце месяца бухгалтерам приходится выполнять большой объем сложных расчетов, в системах компьютерного учета используются различные средства автоматизации этих расчетов (например, в системе «1С:Бухгалтерия 7.7»).
При завершении квартала перед составлением промежуточной отчетности выполняется еще ряд дополнительных процедур. В том числе: переоценка остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте; расчет налога на прибыль и другие. Многие процедуры имеют разную степень автоматизации. Наиболее полно реализуются только действия по переоценке остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
По завершению года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности выполняют следующие процедуры:
1. проведение инвентаризации для документального подтверждения наличия и состояния активов и обязательств организации и ввод в информационную базу учета необходимых проводок.
2. Реформация баланса.
Только после выполнения необходимых процедур, формирования по ним проводок и отражение их в информационной базе учета, выполнения пересчета итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета можно приступить к составлению промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности.
Чтобы правильно сформировать показатели отчетности пользователь должен придерживаться тех рекомендаций по ведению компьютерного учета, которые предлагаются системой [1, 15, 28].
При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер затрачивает огромное количество времени и своего труда и на составление годового отчета ему потребуется не один день. Использование компьютерных технологий позволяет сформировать все необходимые отчетные документы в течении буквально нескольких минут (естественно, если в процессе ведения учета не были допущены какие-либо ошибки). Это позволяет бухгалтеру сосредоточиться не на расчетах, а на анализе полученных результатов, что при наличии ошибок позволяет существенно ускорить процесс их ликвидации.
2. ЭКОНОМИЧЕСКая характеристика И анализ ФИНАНСОВОго СОСТОЯНИя организации ЗАО «Ххх»
2.1 Экономическая характеристика организации ЗАО «Ххх»
Местоположение организации, виды и условия деятельности. Закрытое акционерное общество «ххх» расположено на территории Российской Федерации в городе ….
В данной организации разработан устав (Приложение 1). Он утвержден учредителем общества (тогда Войновым А.В.) 20 декабря 1996 года и зарегистрирован Регистрационной палатой Администрациии города Вологды 8 января 1997 года за № 1038. Организационно-правовая форма данной организации – хозяйственное общество в форме акционерного общества. Общество является закрытым, то есть его акции распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц и общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц. Оно создано одним лицом. Общество основано на частной форме собственности.
В зависимости от цели деятельности ЗАО «Ххх» представляет собой коммерческую организацию, так как главной целью ее деятельности по уставу является получение прибыли.
Рассматриваемая организация осуществляет свою деятельность в научно-технической сфере. То есть, предметом ее деятельности является оказание научно-технических услуг и консультаций. По уставу в число услуг, оказываемых ЗАО «Ххх», входят:
- разработка и реализация программного обеспечения;
- услуги по внедрению программ, консультации;
- услуги по ремонту и обслуживанию средств вычислительной техники и другие услуги связанные с эксплуатацией персональных компьютеров;
- торгово-закупочная деятельность;
- посредническая деятельность.
Также хотелось бы отметить, что ЗАО «ххх» работает на рынке услуг по внедрению информационных технологий более 35 лет. Еще в 60-х годах данная фирма (тогда Вычислительный центр Вологодского молочного института) начала работы по механизации учета в сельскохозяйственных и торговых предприятиях. В настоящее время организация ЗАО «Ххх» достигла высоких успехов и получила признание в Вологодской области и других регионах. Фирма успешно сотрудничает с более чем 400 предприятиями по области и за ее пределами и оказывает следующие услуги: