Депозитарии ведут аналитический и синтетический депозитарный учет. В аналитическом учете ведутся аналитические счета депо, на которых учитываются ценные
бумаги, принадлежащие конкретным владельцам или находящиеся в конкретном месте хранения. Целью синтетического учета является подготовка стандартных отчетов в соответствии с планом счетов депо. В синтетическом учете фиксируется состояние счетов депо, на которых в разрезе выпусков ценных показаны общей суммой все ценные бумаги, учитываемые в депозитарии и отнесенные к данному синтетическому счет в соответствии с регламентом.
Учет ценных бумаг на аналитических и синтетических счетах депо ведется в штуках, дополнительно допускается ведение учета в тех единицах, в которых определен номинал ценных бумаг данного выпуска. Ценные бумаги на счетах депо учитываются по принципу двойной записи:
- По пассиву депо – в разрезе владельцев;
- По активу депо – в разрезе мест хранения.
Каждая ценная бумага в аналитическом учете должна быть отражена дважды: один раз на счете депонента и второй раз на счете места хранения. Для каждого выпуска ценных бумаг, учитываемых в депозитарии, должен соблюдаться баланс: общее количество ценных бумаг, учитываемых на пассивных аналитических счетах депо, должно быть равно общему количеству ценных бумаг, учитываемых на активных аналитических счетах депо.
Кроме аналитических и синтетических счетов депо для организации учета в рамках счета депо открываются лицевые счета, которые являются минимальной неделимой структурной единицей депозитарного учета. На лицевом счете учитываются ценные бумаги одного выпуска с одинаковым набором допустимых депозитарных операций. Открытие лицевого счета происходит в рамках счета депо (в том числе в рамках счета депо депонента) и не требует заключения между депозитарием и депонентом отдельного договора. При открытии счета на него заполняется регистрационная карточка, которая помещается в картотеку лицевых счетов счета депо, а также каждому лицевому счету сопоставляется синтетический счет, на котором отражаются находящиеся на данном лицевом счете ценные бумаги. Для сохранения сведений об операциях, совершенных с лицевым счетом ведутся два журнала: операционный журнал и журнал оборотов. Совокупность лицевых счетов депо, депозитарные операции с которыми регламентированы одним документом называется учетным регистром. Открытие раздела счета депо происходит в рамках счета депо и разделу присваивается уникальный код.
1.3 Депозитарные операции.
В зависимости от характера выполняемых действий различаются три основных класса депозитарных операций:
- Административные операции;
- Бухгалтерские операции;
- Информационные операции.
Административные операции – депозитарные операции, приводящие к изменениям анкет счетов депо, а также содержимого карточек и журналов депозитария, за исключением остатков ценных бумаг на лицевых счетах депо.
Бухгалтерские операции – депозитарные операции, изменяющие остатки ценных бумаг на лицевых счетах депо. Уменьшение или увеличение остатков на лицевых счетах депо называется кредитованием или дебетованием. Бухгалтерская операция депозитария может состоять из одной или нескольких проводок. Каждая проводка депозитария изменяет остатки на двух лицевых счетах депо и учитывается по принципу двойной записи - по дебету одного лицевого счета и по кредиту другого лицевого счета.
Элементарные проводки подразделяются на четыре типа:
- Дебет одного активного и кредит другого активного счета депо - оформляет операцию перемещения, изменение места или способа хранения ценных бумаг; сумма баланса при этом не меняется.
- Дебет одного пассивного и кредит другого пассивного лицевого счета – оформляет операцию перевода ценной бумаги на счет депо другого владельца или перевода ценной бумаги на другой лицевой счет депо в рамках одного и того же счета депо депонента; сумма баланса также не меняется.
- Дебет активного и кредит пассивного счета – оформляет приходную операция по приему ценных бумаг на хранение в депозитарий; сумма баланса увеличивается.
- Дебет пассивного и кредит активного счета – оформляет расходную операцию по снятию ценных бумаг с хранения в депозитарии; сумма баланса уменьшается.
Информационные операции – депозитарные операции, связанные с составлением отчетов о состоянии счетов депо, лицевых счетов депо и иных карточек и справочников депозитария, а также об осуществлении депозитарной деятельности.
Возможно исполнение комплексных депозитарных операций, включающих в себя в качестве составляющих элементов операции различных типов, при исполнении комплексной операции изменяется содержимое анкет счетов или других карточек и журналов депозитария, а также остатки на лицевых счетах. Основанием для исполнения депозитарной операции является поручение - документ, переданный в депозитарии и подписанный инициатором операции. Поручения на исполнение тех или иных операций должны быть документом в бумажной форме.
Началом выполнения депозитарной операции является прием поручения, завершение является передача отчета о выполнении операции всем лицам, указанным в регламенте исполнения данной операции. Информация обо всех исполненных и исполняемых депозитарием операциях должна содержаться в операционном журнале депозитария. Переданный получателю отчет о совершении депозитарной операции – официальный документ депозитарного учета. Отчет об исполнении бухгалтерской операции является основанием для совершения проводок в бухгалтерском учете получателя отчета.
При ведении депозитарного учета депозитарий обязан принять все необходимые меры по обеспечению сохранности данных депозитарного учета. При ведении учета на бумажных носителях порядок с журналами и картотеками определяется инструкциями Банка России по работе с бухгалтерскими документами, при ведении учета на ЭВМ в регламенте депозитария следует предусмотреть все необходимые меры по обеспечению сохранности информации. Подготовленный депозитарием список владельцев ценных бумаг данного выпуска, составленный на определенную дату- документ, являющийся основанием для составления реестра владельцев ценных бумаг. Он может служить расшифровкой балансовых счетов кредитной организации. При ведении депозитарного учета на бумажных носителях депозитарий обязан просто соблюдать требования к составу и форме документов. При использовании в депозитарном учете ЭВМ депозитарий обязан обеспечить возможность просмотра любого из перечисленных документов на экране терминала и получении его копии на бумажном носителе, если данный документ на бумажном носителе отсутствует в депозитарии.
Все материалы депозитарного учета должны иметь одну из перечисленных форм:
- документ на бумажном носителе;
- электронная запись;
- электронная запись, достоверность которой подтверждается материалами депозитарного учета в двух вышеперечисленных формах.
Депозитарий самостоятельно выбирает форму хранения того или иного вида депозитарных материалов с учетом требований настоящих Правил и других нормативных документов, регламентирующих порядок ведения депозитарной деятельности.
Все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета ( аналитического и синтетического) должны храниться в депозитарии не менее 3 лет с момента поступления документа в депозитарий, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода все материалы депозитарного учета передаются в архив, где должны хранить не менее 5 лет с момента передачи в архив. Если запись депозитарного учета изменяется, то в депозитарии должна быть предусмотрена возможность получить все предыдущие состояния записи за нормативный период ее хранения.
Информация о закрытых счетах депо должна не менее трех лет с момента закрытия. По истечении этого срока информация о закрытых счетах передается в архив, где должна храниться не менее пяти лет с момента передачи в архив. Дата списания и информация, необходимая для нахождения счета в архиве, заносится в регистрационный журнал закрытых счетов депо.
Ценные бумаги в депозитарии могут находиться в открытом или закрытом хранении. При открытом способе хранения на лицевом счете депонента учитывается только суммарное количество ценных бумаг без указания их индивидуальных признаков (таких, как номер, серия, разряд) и без указания индивидуальных признаков удостоверяющих их сертификатов. Если ценные бумаги на данном лицевом счете находятся в открытом хранении, то депонент вправе отдавать депозитарию поручения только по отношению к определенному количеству ценных бумаг без указаний индивидуальных признаков.
Если способ хранения ценных бумаг для данного лицевого счета определен как закрытый, то помимо суммарного количества ценных бумаг депозитарий обязан хранить справочник номеров. Справочник номеров должен содержать информацию, позволяющую выяснить, кто является владельцем конкретной ценой бумаги (ценных бумаг, удостоверенных конкретным сертификатом) и в каком конкретном месте хранения она находится. Справочники номеров ведутся раздельно для всех выпусков ценных бумаг, находящихся в закрытом хранении. При закрытом способе хранения депозитарий обязуется исполнять поручения депонента в отношении любой конкретной ценной бумаги, учтенной на его счете депо (ценных бумаг, учтенных на его счете депо и удостоверенных конкретным сертификатом). Формат справочника номеров определяется депозитарием самостоятельно.