Учреждения банков осуществляют выдачу почтамтам и узлам связи денежных подкреплений на оплату переводов, пенсий и пособий по денежным чекам или другим документам согласованным с банком. Получателями денег по таким чекам не могут быть лица, которым предоставлено право второй подписи. Чеки являются именными и выписываются только на работника, ведающего Главной кассой. Категорически запрещается выдача чеков ‘’на предъявителя’’.
Запрещается:
-выдача чеков организациями связи адресатам в оплату переводов для получения ими в банке наличных денег;
-использование средств со счета по переводным операциям на эксплуатационные и другие нужды предприятия;
Получение подкреплений в главную кассу организации почтовой связи и для высылки подведомственным отделениям связи осуществляется со субсчета 55.5 в пределах находящихся на нем средств.
Организации связи по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать денежную наличность на оплату труда и выплату социально – трудовых льгот, оплату командировочных расходов, приобретение на автозаправочных станциях за наличный расчет горюче – смазочных материалов для производственных нужд, на хозяйственные нужды, соблюдая установленный предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами при условии обязательного предварительного оформления в обязательном порядке перечисления соответствующих сумм с расчетного счета организации на счет по переводным операциям.
Перечисление со счета по переводным операциям сумм принятой подписки на расчетный (текущий) счет организации связи и счета издательств, редакций, агентств Рос печати осуществляется в сроки, предусмотренные договорами. Перечисление со счета по переводным операциям денежных средств, поступивших для расчетов с другими организациями и ведомствами, осуществляется в порядке и сроки, установленные договорами, или по соглашению с этими организациями.
Доходные и прочие эксплуатационные средства, авансы клиентов на услуги связи и другие средства, поступающие наличными в кассы почтамта, узла и отделений связи, не реже 1 раза в пятидневку: 5, 10, 15, 20, 25 и последнего числа каждого месяца перечисляются со счета по переводным операциям на расчетный счет организации связи.
Для определения за пятидневку суммы, подлежащей перечислению на расчетный счет в текущем месяце, составляется справка-расчет на основании используемых бухгалтерских регистров за истекший месяц (журналов-ордеров, вспомогательных к ним ведомостей, компьютерных распечаток, машинных носителей и др.). Сумма, подлежащая перечислению за пятидневку, определяется путем деления рассчитанной суммы дохода прошлого месяца на количество пятидневок в месяце (6).
Окончательный расчет доходов, подлежащих перечислению на расчетный счет, можно произвести только после получения из отделений связи дневников ф.130 за последнюю пятидневку, поэтому окончательное перечисление денежных средств со счета по переводным операциям и пенсионного счета осуществляется в следующем за отчетным месяце, не позднее 5-го числа, с учетом корректировки на процент отклонения фактических доходов текущего месяца от прошлого.
В тех случаях, когда при расчетах по пятидневкам, производящихся в средних суммах, будет перечислено больше, чем причитается по расчету с учетом корректировки, необходимо вернуть разницу с расчетного счета на счет по переводным операциям или пенсионный счет немедленно. Выверка бухгалтерских расчетов по счету по переводным операциям и пенсионному счету должна производиться не позднее первой пятидневки, следующей за отчетным месяцем. В случае расхождения остатков на переводном и пенсионном субсчетах сальдо на конец месяца больше, это означает, что на расчетный счет доходы были перечислены не в полном объеме, если остатки меньше, то это свидетельствует об отвлечении переводных и пенсионных средств не по назначению.
Для примера приводится справка-расчет для определения средней суммы поступления наличными доходных и прочих средств за пятидневку, подлежащей перечислению со счета по переводным операциям на расчетный счет.
Пример:
За июнь 2005 года в кассы районного узла связи и подотчетных ему отделений связи поступило:
| Ведомость №1: | |
| 1. Всего доходов | 27163000руб. |
| 2. Авансы на услуги связи | 3061000руб. |
| 3. Доходы от дополнительных услуг связи | 3128000руб. |
| 4. Доходы ОС (ведомость №2) | 3871000руб. |
| Итого: | 337223000руб. |
| Ведомость №3: | |
| 1. Всего доходов | 14016000руб. |
| 2. Авансы на услуги связи | 2085000руб. |
| 3. Доходы от дополнительных услуг связи | 1070000руб. |
| Итого: | 17171000руб. |
| По журналу-ордеру №6 | |
| 1. Плата за пересылку сумм, принятых от филиалов банков | 970000руб. |
| 2. Сборы за услуги по приему платы за электроэнергию, коммунальные услуги | 2145000руб. |
| Итого: | 3115000руб. |
| Всего за июнь: | 57509000руб. |
| Подлежит перечислению за каждую пятидневку в июле месяце 57509000:6=9584833руб. | |
| Главный бухгалтер_____________4 июля 2005г. | |
| (подпись) | |
Рассчитанные таким образом суммы за пятидневку перечисляются со счета по переводным операциям на расчетный счет организации. Плата за услуги по выплате пенсий и пособий перечисляется на расчетный счет с пенсионного счета.
Например, по прогнозу доходы на июль месяц должны вырасти по сравнению с июнем на 2%. Следовательно, бухгалтерия организации связи (структурной единицы) должна перечислять за каждую пятидневку июля со счета по переводным операциям с учетом роста доходов на 2% больше: 9584833*1,02=9776530руб.
Предположим, что в силу обязательств, независящих от организации связи, доходы в июле упали на 4%, тогда как каждую пятидневку перечислялась запланированная сумма, что за месяц составляло 9776530*6=58659180руб.
Таким образом, на расчетный счет за месяц была излишне перечислена следующая сумма: 57509000*(0,02+0,04)=3450540руб., которая по итогам выверки бухгалтерских расчетов должна быть возвращена на расчетный счет на позднее 5-го числа первой пятидневки августа. Наличие излишне перечисленных с переводного счета сумм при отсутствии равной суммы на расчетном счете структурной единицы организации связи следует рассматривать как прямое заимствование переводных средств на нужды основной деятельности.
Заимствование возникает, как правило, при недостатке оборотных средств в следующих случаях:
-при отсутствии денежных средств на расчетном счете выплаты заработной платы;
-при использовании переводных средств для расчетов с бюджетом;
-при не перечислении с расчетного счета организации связи на счет по переводным операциям сумм, (присвоенной или утраченной суммы) учтенных в активе счета 73.2 “Расчеты по возмещению ущерба” или счета 94 ‘’Недостача и потери от порчи ценностей’’.
Перечисление со счета по переводным операциям очередных платежей в бюджет при начислении денег на расчетном счете, сумма которых намеренно резервируется для выплаты заработной платы или предстоящих хозяйственных расходов, также классифицируется как заимствование переводных средств.
Отвлечение денежных средств, предназначенных для выплаты переводов, пенсий для целей основной деятельности является грубым финансовым нарушением и относится к прямым заимствованиям, которые подлежат немедленному возмещению с расчетного счета организации связи на счета по переводным операциям и пенсионный счет.
Контроль за движением переводных средств, учитываемых в приложении к балансу ‘’Отчет по переводным операциям’’, должен осуществляться при перечислении доходов каждые пять дней со счета по переводным операциям на расчетный счет структурной единицы организации связи. За правильное составление расчетов по этому разделу отвечает персонально начальник организации связи (структурной единицы) и главный бухгалтер.
Учет движения денежных средств по субсчетам 55.5 и 55-6 при использовании журнально-ордерной формы учета ведется в журнале-ордере №4 по кредитным оборотам и ведомости №5 по дебетовым оборотам. В эти регистры вначале записываются операции почтамта (узла связи), а затем месячными итогами – операции отделений связи и после этого подводятся месячные итоги за организацию в целом по субсчету 55.5, 55-6.
Распоряжением Министерства связи РФ от 18.12.95г №152-д установлен следующий порядок осуществления взаиморасчетов по переводным операциям между организациями почтовой связи.
Филиалы (почтамты) ежедневно (по телефону, телеграфу, почтой) собирают сведения по приему и оплате переводов, а также сумме неоплаченных переводов, находящихся в картотеке отделений связи. Суммы превышения приема переводов над оплатой ежедневно перечисляют с субсчета РУФПС (почтамта) по переводным операциям телеграфным платежным поручениям на счет Почтамта. В случае, если сумма, подлежащая перечислению, меньше предусмотренной банком для перечисления по телеграфу, допускается перечислению по почте.
Суммы, поступившие на счет по переводным операциям Почтамта, в тот же день телеграфом перечисляют на переводный счет 673 ФСПС. При не поступлении переводных сумм по переводным операциям принимаются срочные меры к их розыску.
Для контроля за полным и своевременным перечислениям переводных сумм на счет ФСПС Почтамт представляет по пятидневкам (5-го за последнюю пятидневку предыдущего месяца, 10-го – за первую пятидневку текущего месяца, 15-го – за вторую пятидневку текущего месяца и т.д.) в адрес ФСПС (по телефону, факсу): номера, даты и суммы платежных поручений, которыми перечислены переводные средства; сведения о приеме и оплате переводов; общую сумму по переводам, находящимся в картотеках отделений почтовой связи.