- Приходный кассовый ордер (N КО-1);
- Расходный кассовый ордер (N КО-2);
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3);
- Кассовая книга (N КО-4);
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (N КО-5).
Предприятия, оформляя прием или выдачу денежных средств из кассы, должны обязательно использовать в работе именно формы приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением N 88.
В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного, текущего, специального счетов в банках, от покупателей и заказчиков, при возврате ранее выданных подотчетных сумм и пр. Организация получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Чтобы иметь возможность выписать чек и, соответственно, получить наличные денежные средства в банке, необходимо предварительно получить в банке чековую книжку, которая выдается по письменному заявлению соответствующего должностного лица организации.
Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. Также приходный кассовый ордер подписывает кассир.
О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Например, подотчетное лицо сдает неиспользованную подотчетную сумму в кассу предприятия. Как ему доказать впоследствии, что деньги он действительно сдал, а не растратил? Таким подтверждением будет служить оторванная от самого приходного кассового ордера квитанция.
Существует ограничение на расчеты наличными между организациями и предпринимателями. С 22 июля 2007 г. предельный размер расчетов наличными составляет 100 000 руб.[3]
Ограничение в размере 100 000 руб. распространяется на расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями.
Ограничение установлено в отношении расчетов в рамках одного договора.
Это значит, что суммарная величина наличной оплаты в рамках одного договора не может превышать 100 000 руб., сколько бы ни длился этот договор
Например, между организациями заключен договор аренды помещения сроком на один год. Величина арендной платы - 50 000 руб. в месяц. В рамках такого договора арендатор может заплатить наличными арендную плату только за два месяца (это как раз и составит 100 000 руб.). Остальная сумма должна перечисляться арендодателю безналичным путем.
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с последующим наложением на эти документы по их закрытии штампа (заменяющего расходный кассовый ордер) с реквизитами расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. Необходимо обратить внимание на то, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению[4]. Также расходный кассовый ордер подписывает кассир и, конечно, лицо, получающее денежные суммы.
Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У определен порядок расходования наличной выручки, поступившей в кассу организации или индивидуального предпринимателя.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы, на следующие цели:
- заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
Разовые выплаты (выдача под отчет аванса отдельному работнику, оплата поставщику и т.д.) обычно оформляются расходным кассовым ордером. Если на предприятии производится массовая выплата (например, заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию), то выдача может оформляться платежными (расчетно-платежными) ведомостями без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Платежная ведомость (форма N Т-53) утверждена Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 06 апреля 2001 г. N 26. В этом случае на титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и следит, чтобы получатель поставил дату и расписался.
По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда, пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
- в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано"; составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N...".
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
При работе с кассовыми документами необходимо обращать внимание на то, чтобы приходный кассовый ордер и квитанции к ним, а также расходный кассовый ордер и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. Важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов является также то, что при их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.[5] Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями. В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3). В зависимости от количества приходных и расходных кассовых ордеров журнал регистрации заводят на месяц, или квартал, или год. Период указывают на обложке под названием журнала. Аннулированные кассовые ордера следует хранить вместе с журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения кассовых документов. Ведение такого журнала обеспечивает выполнение мер дополнительного контроля за движением денежных средств. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
Все поступления и расходование денежных средств кассир учитывает в кассовой книге(N КО-4). В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций кассовая книга должна быть на предприятии только одна.[6] Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу[7]. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.