4. Анализ эффективности внедрения СЭД
Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели. Проведенный выше анализ предпосылок внедрения СЭД недостаточен для рекомендации ее внедрения. Необходим анализ экономической эффективности СЭД[14].
Цели внедрения системы электронного документооборота:
· автоматизация делопроизводства,
· автоматизация потоков документов,
· автоматизация контроля исполнения документов и поручений,
· повышение исполнительской дисциплины,
· наведение порядка в работе с документами,
· сокращение времени на операции с документами,
· переход к безбумажным технологиям.
Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:
· экономический – его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.
· финансовый – расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,
· ресурсный – его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.
· научно-техничекий – включает новизну, простоту, полезность СЭД;
· социальный – его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.
Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях — управлению документацией на методологии информационного менеджмента. Автоматизация систем управления документацией требует особого внимания к следующим моментам:
1. Изучение информации как научной категории, познание законов и закономерностей информационных процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.
Информационные процессы протекают в информационных системах — совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции
Итак, функционирование документа в организации предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.
2. Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.
3. Существует специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.
Однако наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные:
1. Переобучение персонала.
При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучениеперсонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно.
Конечно, можно переобучать сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание этим заниматься.
2. Увеличение объема документооборота.
С внедрением в организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно.
В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации.
1. Нормативно-правовые акты
1. Федеральныйзакон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.
2. Федеральныйзакон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
3. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Методические пособия
1. Автоматизация регистрации документов: новые возможности программных средств. // Бухгалтер. – 2008 г. – №1.
2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004 г.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009 г.
4. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. – №1.
5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2007 г.
6. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2008 г.
7. Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2006 г
[1]Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2004
[2]Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005 г.
[3]Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2008 г.
[4]Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2008 г.
[5]Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. – №1.
[6]Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2001. – №1.
[7]Автоматизация регистрации документов: новые возможности программных средств. // Бухгалтер. – 2008 г. – №1.
[8]Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2008 г.
[9]Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009 г.
[10]Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009 г.
[11]Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2006 г
[12]Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2006 г
[13]Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2006 г
[14]Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2008 г.