o Последовательное исполнение. Задание (карточка задания) направляется первому исполнителю, указанному в списке исполнителей. После того как один исполнитель выполнил задание, оно переходит к следующему исполнителю. Каждый исполнитель во время исполнения задания может редактировать в карточке задания статус его исполнения. Общий статус исполнения задания определяется на основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно. Задание считается завершенным (обладает статусом "Завершено") после того, как оно завершено последним исполнителем.
Помимо исполнения заданий по отдельным входящим или распорядительным документам, в системе предусмотрена возможность создания и исполнения набора заданий, объединенных в процессы.
Процесс может включать одно задание или определять последовательность выполнения нескольких заданий. У каждого задания, включенного в процесс, может быть один или несколько исполнителей. В задании могут быть указаны сроки исполнения, вариант исполнения и ряд других параметров.
Для создания процесса требуется создание карточки процесса и добавление в нее необходимого количества заданий (карточек заданий). Для каждого задания определяются исполнители и варианты исполнения задания:
- Параллельный
- Последовательный
Ход исполнения документа / процесса отражается в его регистрационной карточке, содержащей список заданий и текущее состояние каждого задания (на вкладке Задания). Из карточки документа / процесса может быть открыта карточка задания. В карточке задания хранится полная история операций по его исполнению. Для исполнителей и контролера задания могут быть настроены тип маршрутизации задания (способ отправки задания исполнителю). Для каждого исполнителя может быть указана дата отправки по электронной почте напоминания о сроках исполнения задания.
К заданию может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы.
С заданиями работают непосредственные исполнители, секретарь и делопроизводитель, руководители.
Поиск зарегистрированных документов
Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.
Система обеспечивает два вида поиска:
1. Расширенный поиск, включающий:
o Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.
o Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.
o Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.
2. Поиск по представлению - выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.
Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.
Обеспечение конфиденциальности
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:
·контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;
·протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.
Электронно-цифровая подпись:ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе с сертифицированными.
С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.
Системные справочники
Необходимы для настройки системы конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел, виды задач, и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.
Справочники предназначены для всех пользователей системы.
3.2.Оценка экономической эффективности при внедрении
приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для
службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт»
Оценка объема документооборота в месяц:
- объем входящих документов - 578;
- объем исходящих документов - 348;
- объем внутреннего документооборота - 2400;
- доля контрольных документов - 116;
- среднее число копий - 7160.
Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах:
- время обработки одного поступившего документа - 6;
- время обработки одного отправляемого документа - 8;
- время обработки одного внутреннего документа - 4;
- время снятия копии с одного документа - 2;
- время передачи документа на исполнение - 4;
- ведение контроля исполнения документа - 8;
- время пересылки документа между структурными подразделениями - 4;
- время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения - 4;
- время поиска документов по известным атрибутам - 4;
- время поиска документа с неизвестными атрибутами - 8;
- время подготовки и согласования типовых документов - 7;
- время, затраченное на подготовку типовых отчетов - 8;
- формирование документа в дело – 1
Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами:
- стоимость рабочего времени сотрудников - 360 руб./день;
- стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) - 500 руб./месяц
Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами
| Выполняемая операция | Среднее время выполнения до внедрения системы, мин. | Среднее время выполнения после внедрения системы, мин | Ежемесячное количество операций | Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел-дни | Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел-дни |
| Обработка поступившего документа | 6 | 4 | 578 | 0,33 | 0,21 |
| Обработка отправляемого документа | 8 | 3 | 348 | 0,26 | 0,1 |
| Обработка внутреннего документа | 4 | 2 | 2400 | 0,9 | 0,45 |
| Ведение контроля исполнения документа | 8 | 7 | 174 | 0,1 | 0,09 |
| Снятие копии с документа | 2 | 0 | 7160 | 1,4 | 0 |
| Передача документа в структурное подразделение | 4 | 0,5 | 10138 | 4 | 0,5 |
| Подготовка и согласование типовых документов | 7 | 3 | 1707 | 1,12 | 0,45 |
| Подготовка типового отчета | 8 | 2 | 115 | 0,08 | 0,03 |
| Поиск документа по реквизитам | 4 | 1 | 480 | 0,18 | 0,04 |
| Формирование документа в дело | 1 | 0 | 1156 | 0,1 | 0 |
| Подготовка документа для отправки курьером в территориально-отдаленные подразделения | 4 | 0,5 | 2170 | 0,8 | 0,1 |
| ИТОГО | 9,27 | 1.87 |
Суммарные затраты времени = ( ежемесячное количество операций : 22 раб. дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции : 60 часов (перевод в часы) : 8 (перевод в дни).
Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 9,27-1,87 = 7.4 чел/дней.
Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации для службы ДОУ = 7,48* 360= 2692, 800 руб. + 500 руб. = 3192 руб.
Таким образом, несмотря на большие затраты по внедрению приложения, выгоды и пользы для предприятия значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.
Вывод по главе 3
Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.
Приложение «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.
Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.
Затраты на внедрение приложения окупаются в короткие сроки, а ежемесячная экономия составляет 3 192 рубля для службы ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт».