Автоматизированная система документационного обеспечения управлен 2 (стр. 14 из 17)
Рис. 2. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка
Документы и карточки
Рис. 3. Внешний вид карточки входящего документа, вкладка Задания
Занесение документа в систему
Из РКК делопроизводитель создает электронный документ, используя сканирование бумажного документа, для этого необходимо:
1. Открыть карточку документа.
2. Открыть вкладку Документы и карточки.
3. На панели инструментов карточки документа выбрать в меню кнопки Добавить (
) команду Отсканировать / распознать. Появится диалоговое окно сканирования документа.4. Положить документ в сканер. В диалоговом окне Сканирование нажать кнопку Сканировать. Этот процесс сканирования может занять несколько минут.
5. После завершения этого процесса в диалоговом окне появится результат сканирования документа, его необходимо сохранить в соответствующем текстовом формате.
После создания РКК в приложении, документ направляется руководителю либо в бумажном (если руководитель не работает в системе), либо в электронном виде (если руководитель работает в системе) для вынесения резолюции.
Вынесение резолюции руководителем
Руководитель на бумажном документе (если не автоматизирован) или в РКК системы (если автоматизирован) ставит резолюцию, в которой определяет, кто и что должен сделать по документу, и будет ли он контролировать выполнение этого документа. Если документ ставится на контроль, то указываются сроки выполнения, если они отличны от типовых.
Если требуется рассмотрение документа другими руководителями, то создается рассылка документа, а в РКК делается отметка о передаче документа.
Формирование заданий
В РКК отмечается возврат документа от руководителя. Если документ в бумажном виде, то он сканируется в РКК с наложенной резолюцией, в этом случае делопроизводитель от имени руководителя из РКК создает задачу, для этого необходимо:
1. Открыть регистрационную карточку документа и перейти на вкладку Задания.
2. Добавить необходимое количество заданий и настроить их свойства. Для добавления нового задания нажать на панели инструментов карточки документа кнопку Добавить задание.
3. Для каждого задания настроить соответствующие параметры.
4. Сохранить задание.
5. После добавления нужного количества заданий нажать кнопку Запустить связанный процесс.
В задании указываются все работники (в т.ч. неавтоматизированные сотрудники), которым отписан документ, адресованные им поручения, плановые сроки выполнения. При необходимости задача ставится на контроль. Неавтоматизированным сотрудникам отправляются копии документа.
В дальнейшем работа с документом идет в соответствии с процессом «Контроль исполнения документа».
Работа с исходящими документами
Разработка проекта документа
Если есть документ-основание (входящий или внутренний) для создания исходящего документа, то он вкладывается в задание.
За руководителя задание создает делопроизводитель из РКК документа-основания.
Документ может создаваться исполнителем без задания – по личной инициативе или устному распоряжению руководителя.
Разработка и согласование проекта документа
Ответственный сотрудник создает проект документа в системе в соответствующей папке – Проекты документов.
Если были документы-основания, то созданный документ должен быть связан с ними.
Если документ возвращается на этап разработки проекта документа на доработку после согласования, то ответственный сотрудник получает задание-контроль, исправляет документ и отправляет задание на доработку. Таким образом, документ может меняться несколько раз. На каждом этапе согласования, как правило, создается новая версия документа.
В задание на согласование вкладывается созданный документ. Документы-основания, если они есть, будут уже вложены, т.к. являются вложениями ведущего задания. В тексте задания указывается, какой вложенный документ и какая его версия согласуется.
У всех сотрудников, которые согласуют проект, должны быть права на изменение документа, чтобы они могли по тексту вставлять примечания. И на просмотр остальных документов.
Для неавтоматизированных сотрудников документ печатается и относится в бумажном виде.
После того, как документ всеми согласован, он распечатывается.
Если было задание на создание документа, то ответственный сотрудник нажимает кнопку «Выполнить» в этом задании. Если документ создавался по личной инициативе, то из задания на согласование создается подзадание «на подписание», которое отправляется делопроизводителю или руководителю.
Подписание документа
Документ в бумажном (если руководитель не автоматизирован) или электронном (если руководитель автоматизирован) виде подписывается руководителем и отдается (направляется) делопроизводителю или ответственному сотруднику. Делопроизводитель заводит регистрационную карточку для данного исходящего документа.
Создание регистрационной карточки документа
Включает в себя следующие этапы:
1. Необходимо перейти в папку, предназначенную для регистрации исходящих документов.
2. Нажать кнопку Добавить карточку (
) на панели инструментов приложения. Появится диалоговое окно Создание новой карточки. В этом окне выбрать тип карточки Исходящий документ. Затем нажать кнопку OK. В диалоговом окне Создание новой карточки отображаются только те типы карточек, которые были разрешены для текущей папки администратором. Вкладка Основная карточки входящего документа включает три части: Регистрация, Содержание и Хранение. В первой части пользователь заполняет в карточке свойства документа, которые требуются для регистрации документа в системе. Причем дата регистрации, дата отправки документа и имя регистратора этого документа система устанавливает автоматически. Дата регистрации и отправки документа устанавливаются по умолчанию одинаковыми и соответствуют дате и времени создания карточки. Пользователь имеет возможность изменять, устанавливаемые автоматически, настройки.Пример заполненной вкладки карточки исходящего документа на рисунке 4.
Рис. 4 Пример заполненной вкладки Основная карточки исходящего документа
Работа с организационно-распорядительными документами
Создание задания и формирование проекта документа
Порядок создания задачи и формирования проекта организационно-распорядительного документа включает в себя те же этапы, что и формирование проекта исходящего документа.
Работа с организационно-распорядительным документом
Чтобы зарегистрировать распорядительный документ в системе необходимо:
1. Создать регистрационную карточку документа в интересующей папке электронного архива документов.
2. Добавить в карточку документа источники информации: файлы документов и изображений, ссылки на другие связанные карточки.
3. Поставить документ на контроль: создать необходимые задания и назначить маршрут исполнения документа. Затем отправить документ по маршруту исполнителям.
Регистрация организационно-распорядительного документа
Этап создания регистрационной карточки такой же, как и у исходящего документа, см. рисунок 5.
Рис. 5. Пример заполненной вкладки карточки распорядительного документа
Постановка документа на контроль и отправка по маршруту
Действия пользователя при добавлении заданий в распорядительный документ аналогичны действиям пользователя при работе с заданиями для входящих документов.
Контроль исполнения документов
Создание задачи, постановка на контроль
Если руководитель автоматизирован, то он сам создает задания в РКК документа, в которых указывает исполнителей, сроки и текст поручений.
Если руководитель не автоматизирован, то выдачу заданий от его имени делает секретарь из РКК документа-основания.
Неавтоматизированным сотрудникам так же создаются задания, но для исполнения отправляются копии документа с резолюцией.
Отслеживание хода исполнения
При необходимости из задания можно посмотреть, на каком этапе находится выполнение задания, и кто из исполнителей выполнил свою часть задания, а кто – не выполнил.
Кроме этого, можно сформировать отчеты по выполнению задач и заданий.
Секретарь каждый день формирует и печатает отчет для руководителя со списком заданий просроченных и, срок исполнения которых - ближайшие несколько (на усмотрение руководителя) дней.
Чтобы просмотреть историю задания, необходимо нажать на панели инструментов карточки задания кнопку История задания (рис. 6).
Рис. 6. Диалоговое окно История задания
Исполнение задания
Исполнителем может быть автоматизированный сотрудник или неавтоматизированный. В любом случае, исполнитель согласно тексту задания должен провести какие-то активные мероприятия или создать документ. Для исполнения он может переадресовать задание своим подчиненным.В последнем случае будет создана подзадача в системе для автоматизированного сотрудника или распоряжение на бумаге для неавтоматизированного сотрудника, которые будут поставлены на контроль.