Для повышения безопасности закрытый ключ устанавливается только на компьютере, закрепленном за пользователем, являющимся владельцем сертификата ключа подписи. Соответственно все документы пользователем могут быть подписаны только с данного компьютера.
Открытый ключ ЭПЦ хранится в системе и доступен всем пользователям системы.
Перевод бумажного документа в систему осуществляет тот пользователь, который первый применяет его в работе (создает задачу с его вложением) либо хранит данный документ (за предоставлением информации из данного документа будут обращаться к нему). При необходимости подтверждения соответствия электронного документа бумажному оригиналу, может использоваться электронно-цифровая подпись.
Печатает исходящий или внутренний бумажный документ тот сотрудник, который его создал. Если электронный документ уже был подписан ЭЦП, то для подтверждения соответствия бумажной копии электронному документу на бумажном экземпляре может указываться виза «Копия верна» лица, распечатавшего документ.
В случае необходимости указания на бумажной копии документа факта подписания ЭЦП лицо, распечатавшее документ, подтверждает его визой «Подпись верна», а также указывает автора и дату ЭЦП (для этого необходимо убедиться не только в наличии ЭЦП, но проверить сведения о подписи и ее достоверность).
Ответственность за соответствие бумажного и электронного документов несет лицо, осуществившее перевод документа из одной формы в другую.
Для эффективного использования папок (как личных, так и общих) необходимо придерживаться следующих рекомендаций:
· количество элементов в папке должно быть таким, чтобы помещаться на один экран Проводника документов и задач. Это сделает работу более удобной. Регулировать количество элементов можно выделением вложенных папок;
· пользователь должен также поместить ссылку на данный документ в соответствующей общей папке, если данный документ может потребоваться для работы другим пользователям;
· за каждую папку должен быть назначен один ответственный, который будет проводить контроль и оптимизацию размещенных в папке документов;
· за размещение документов в папках отвечает пользователь, создавший документ (для исходящих и внутренних документов), или пользователь, получивший документ для исполнения (для входящих документов);
· поскольку ссылка на один и тот же документ может находиться в нескольких папках, то папки следует создавать в различных разрезах, чтобы расширить возможности поиска (например, папка по конкретному проводимому мероприятию, куда собрать ссылки на документы разных отделов). Однако чтобы не затруднять раскладывание документов по папкам лучше использовать группировку папок;
· для удобства работы по временным проектам рекомендуется создавать папки с подборками документов из других папок. В дальнейшем такие папки можно будет удалить (так как в папке хранятся не сами объекты, а только ссылки на них, то удаление папки повлечет за собой только удаление ссылок, расположенных в ней);
· название папки должно быть содержательным само по себе, а не только в контексте конкретной папки. Это позволит правильно оценить ее содержание при обращении к ней через поиск папок;
· название папки должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов, чтобы в дальнейшем обеспечить корректную (однотипную) сортировку подпапок внутри одной папки;
· иностранные (английские) названия необходимо писать без перевода, или перевод указывать в скобках. Например, Petrol (Петрол).
Права доступа пользователей к папке следует делать менее жесткими, нежели к документам, т.к. папки носят более общий характер, нежели конкретный документ, и могут потребоваться большему числу пользователей. Отсутствие доступа к папке затруднит поиск, но не повысит конфиденциальность, поскольку на документы права задаются отдельно. Однако за папку всегда должен быть назначен один ответственный.При назначении прав доступа к папке рекомендуется придерживаться следующих правил:
· права на просмотр папки необходимо давать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме (в большинстве случаев – всем пользователям системы);
· права на изменение папки необходимо давать тем пользователям, которые могут пополнять ее содержимое;
· полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.
Папки для хранения заданий, как правило, являются личными папками пользователя. Их основное назначение: разделять задачи по темам, срочности, месту выполнения и т.п. Например, можно рекомендовать выделение следующих папок:
· наиболее важные для исполнения задания;
· наиболее важные задачи, переданные исполнителям и находящиеся на контроле;
· сборник заданий, находящихся в работе у подчиненных (ссылки на папки «Входящие» сотрудников отдела);
· отложенные задания без указания срока исполнения;
· и т.п.
Задания используются для выдачи и контроля исполнения поручений, а также для согласований и обсуждений отдельных документов и вопросов.
На основании задания можно сократить время на выдачу заданий, сохранить историю и описание выполнения, обеспечить гарантированное выполнение необходимых работ и оценить загрузку персонала. Маршруты движения заданий могут быть самыми различными и отражать как вертикальные, так и горизонтальные связи внутри организации:
· от начальника – подчиненному;
· от начальника одного подразделения – начальнику другого подразделения;
· от сотрудника одного подразделения – сотрудника другого подразделения (с уведомлением начальника подразделения исполнителя);
· от руководителя одного филиала – руководителю другого филиала или головной организации (и обратно);
· от подчиненного – начальнику подразделения;
· и т.д.
Результаты выполнения заданий могут быть любыми, но должны быть контролируемыми:
· подготовка документа или проекта документа;
· выполнение конкретных физических действий (ремонт дверного замка, проведение ревизии и т.п.);
· высказывание замечаний к рецензируемому документу;
· отметка согласования или ознакомления с документом;
· и т.д.
Для повышения эффективности работы не рекомендуется формализовать каждый шаг общения сотрудников и создавать лишние задания. Например, не стоит создавать задания на:
· постоянные функциональные обязанности сотрудника (бухгалтеру – напечатать платежные документы);
· простые действия, которые коротко формулируются и выполняются в течение дня (найти и распечатать конкретный документ, перезвонить партнеру и др.);
· и т.п.
Маршрут по заданию может быть параллельным, последовательным или сложным.
Параллельный маршрут используется в том случае, если порядок выполнения заданий исполнителями не имеет значения (например, ознакомление с документом).
Последовательный маршрут используется тогда, когда исполнители должны получать задания только в определенной последовательности (например, один сотрудник проверяет результаты другого или документ согласовывается с учетом иерархии руководителей).
Сложная маршрутизация используется тогда, когда необходимо в одном задании сделать часть заданий последовательно, а часть параллельно. Кроме того, можно задать последовательность получения заданий для каждого исполнителя и условия приема задания.
Если по ходу выполнения задания необходимо получать уведомление о каждом выполненном задании, то в параметрах задания маршрута необходимо установить галочку в поле Уведомления об этапах.
В качестве наблюдателей заданий могут выступать:
· все сотрудники, которые не принимают непосредственного участия в выполнении задания, но должны быть в курсе работ, определенных заданием;
· исполнители данного задания, которые получат свои задания в последовательности, определенной маршрутом (при последовательной маршрутизации), но которым необходимо знать, что работы по заданию уже ведутся.
Если задание адресуется напрямую исполнителю другого подразделения, то его руководитель обязательно должен быть указан в качестве наблюдателя к заданию.
Для соблюдения принятых регламентов и упрощения работы необходимо использовать, соответствующие настроенные типовые маршруты.
Подзадания создаются в том случае, если для выполнения полученного задания необходимо привлечение других сотрудников или проведение дополнительных процедур.
Примеры использования подзаданий:
· задание поступает начальнику подразделения, а он создает подзадачу своему подчиненному или подчиненным;
· для выполнения задания надо задать уточняющий вопрос инициатору (если вопрос не значительный, то лучше это сделать устно);
· нужно отправить на согласование инициатору проект документа, который создается по его заданию;