Основные требования к документам: своевременность и полнота их заполнения, представление их на проверку и обработку, обеспечивающие возможность предварительного и текущего контроля за уставной деятельностью банка и активного воздействия на результаты его работы.
Инвентаризация — это проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценка имущества и обязательств.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) проведения инвентаризации определяется руководителем банка, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее I октября отчетного года); 8 при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации организации; в других случаях, предусмотренных законодательством России.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на его счетах в следующем порядке: излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты.
Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы банка, сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.
Счетабухгалтерского учета предназначены для группировки и текущего учета однородных банковских операций. На каждый вид средств и их источников открывается отдельный балансовый счет. Имеется два вида счетов: активные и пассивные, названные от частей баланса и отражающие их содержание. Так, активные счета используются для учета средств банка по их составу и размещению, его расходов; пассивные - для учета источников образования (ресурсов), в том числе любого вида кредиторской задолженности, доходов банка. Сумма каждой банковской операции отражается по дебету одного и кредиту другого счета, независимо от их вида, что является двойной записью.
Двойной записью обеспечивается взаимосвязанное отражение в учете деятельности банка. Применение двойной записи имеет контрольное значение, так как требуется обязательная сбалансированность (равенство) итогов оборотов по счетам. Это осуществляется по окончании каждого операционного дня, когда подсчитываются суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов. Неравенство сумм по дебету и кредиту свидетельствуетоб ошибке, допущенной бухгалтером при записи операции по счетам. Сейчас, когда банковский учет полностью компьютеризирован, такую ошибку допустить нельзя, поэтому выше изложенное представляет интерес только в историческом аспекте.
Двойная запись оформляется указанием дебетуемого и кредитуемого лицевых счетов на сумму банковской операции, что чаще всего называетсябухгалтерской проводкой, иногда корреспонденцией счетов, редко счетной формулой, или изысканно и модно — контировкой.
Отчетность широко освещает деятельность кредитногоучреждения и включает, кроме баланса, целый ряд таблиц, характеризующих состав расходов и доходов банка (отчет о прибылях и убытках), его инвалютных средств, фондов, резервов и другие аспекты банковской работы. Формы отчетности должны полностью удовлетворять требованиям, предъявляемым к бухгалтерскому учету по обеспечению информацией управления, проведения анализа и контроля над деятельностью банка, как со стороны руководства банка, так и внешних пользователей отчетности (учредители, клиенты, налоговые службы, ЦБ РФ).
1.3. Баланс банка и принципы его построение
Последний элемент метода бухгалтерского учета - баланс.
Баланс — сгруппированная по счетам таблица о средствах банка (актив) и его ресурсах (пассив).
Баланс (от французского balance - весы) означает равенство актива и пассива. Таблица баланса состоит из двух частей: актив характеризует состояние (остаток - сумма) и размещение (вложение) средств банка. Пассив - состояние (остаток на счетах) ресурсов (источников) тех же средств на определенную дату (ежедневно, на первое число месяца, квартала, года). Следовательно, денежной сумме источников должно соответствовать денежное вложение средств, при заполнении (сведении) баланса необходимо обязательно добиваться равенства актива и пассива - это и будет балансом - равновесием.
Балансом (или валютой баланса) также называется сумма активов или пассивов банка. Банковские балансы относятся к средствам коммерческой информации и отвечают требованиям оперативности, конкретности, солидности (под солидностью понимается достоверность).
Оперативность банковского баланса проявляется в его ежедневном составлении, что в значительной степени гарантирует правильность и достоверность бухгалтерского учета в банках и связано с ежедневной передачей клиентам вторых экземпляров выписок их лицевых счетов, в которых исключается (или сразу же выявляется) наличие ошибочных записей. При построении банковских балансов используется принцип группировки счетов по экономически однородным признакам ликвидности, срочности, что обеспечивает конкретность информации. В балансе прослеживается тенденция понижения ликвидности статей по активу и уменьшения степени востребования (срочности востребования) привлеченных средств по пассиву. Все совершенные за рабочий день операции отражаются в ежедневном балансе банка.
По данным баланса контролируется: формирование и размещение денежных ресурсов, состояние кредитных, расчетных, кассовых и других банковских операций, правильность отражения операций в бухгалтерском учете. Таким образом, баланс - основной документ бухгалтерского учета в банке.
Баланс в форме сальдово-оборотной ведомости составляется: сначала идут активные счета (актив баланса), затем пассивные. Кроме исходящего, показаны входящий остаток и обороты по дебету и кредиту счетов, причем обороты и остатки разделены на рублевые и инвалютные в рублевом эквиваленте.
Однако основной баланс построен иначе входящие и исходящие остатки по активу и пассиву располагаются в колонках рядом по мере возрастания счетов. Остаток активного счета показан в первой колонке — актив, пассивного — во второй колонке — пассив.
Основной баланс должен отвечать следующим принципам построения:
- составляться по счетам второго порядка;
- по каждому счету второго порядка суммы показываются отдельно в колонках;
- по счетам в рублях;
- по счетам в инвалюте, выраженной в рублевом эквиваленте;
- в драгметаллах по их балансовой стоимости;
- итого по счету;
- по каждому счету первого порядка, по группе этих счетов, по разделам, по всем счетам выводятся итоги;
- по ряду счетов в балансе показываются суммы по контрсчетам и выводится итог за минусом сумм по контрсчетам, например, ссудная задолженность минус созданные резервы;
- баланс должен быть читаемый, в заголовке указывается текстом: название банка; дата, на которую баланс составлен; единица измерения; номера и названия разделов, групп счетов первого порядка, счетов первого, второго порядка, по каким счетам выведены промежуточные итоги; итоговая сумма должна называться «баланс»;
- в одну строчку должны показываться остатки по дебету и кредиту.
Первичные балансы (банка без филиалов, каждого филиала) составляются в рублях и копейках, сводные (консолидированные) - в единицах, указанных для составления отчетности.
Баланс печатается по всем определенным рабочим планом балансовым и внебалансовым счетам. При отсутствии остатков проставляется один ноль.
Рабочий план счетов — перечень синтетических счетов, выделенный из общего Плана счетов бухгалтерского учета кредитной организации, должен быть отражен в учетной политике банка.
1.4 Особенности бухгалтерского учета в кредитной организации
Бухгалтерский учет кредитных организаций существенно отличается от учета остальных хозяйствующих субъектов. В последнее время все чаще используется даже специальный термин «банковский учет».
В бухгалтерском учете всех субъектов экономики имеется, правда, и много общего: на всех распространяется действие Федерального закона от 21.11.96 «О бухгалтерском учете», сходны предмет, объекты, основные задачи бухгалтерского учета, ряд элементов метода бухгалтерского учета с определенными особенностями: принцип использования документации, инвентаризация, баланс, двойная запись по счетам; другие элементы — сами счета и отчетность отличны.
Действуют, соответственно, свои планы счетов бухгалтерского учета и документы, регламентирующие их применение. У банков - утвержденное ЦБ РФ «Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» от 05.12.02 № 205-П с включенным Планом счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации. Для организаций - в несколько раз меньшие по объему - План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94-н. Одна из основных особенностей банковского учета — использование мемориально-ордерной системы учета, в отличие от журнально-ордерной в организациях, а также другой документации.