При выявлении фактов хищения имущества организация на основании п.2 ст. 12 ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязана провести инвентаризацию. Результаты инвентаризации денежных средств оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств, который составляется по унифицированной форме (ИНВ-15).
Согласно п.3 ст.12 Закона о бухгалтерском учете выявленная при инвентаризации недостача имущества, по которому не утверждены нормы естественной убыли, относится на счет виновных лиц. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:
- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
- застрахована ли касса организации;
- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);
- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
2.5. Проверка соблюдения лимита остатка наличных денежных средств в кассе.
В кассе организаций могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций. Лимит остатка наличных денег в кассе определяется учреждениями банков ежегодно для всех организаций независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющих кассу и осуществляющих налично-денежные расчеты.
Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, покупку ТПРУ. При проверке таких организаций учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денежных средств. По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка денег в кассе на в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а вся не сданная в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной.
К началу аудиторской проверки должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий повременной нетрудоспособности работникам организации.
Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе организации, установленного банком, необходимо просвети сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы.
РД-Касса-004
Аудит кассового лимита.
| № п/п | Дата | Сумма | Лимит | Превышение |
Если отсутствует справка банка от установлении лимита остатка кассы или выявлены случаи его превышения, аудитор предупреждает клиента о возможности штрафных санкциях, установленных Указом Президента РФ от 23.05.1994 №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».
2.6.Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств.
Цель проверки – выявление случаев неоприходования или несвоевременного оприходования денежных средств. Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а так же не использованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации ТПРУ. При этом следует сверить записи в кассовой книге и приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными, счетами-фактурами, актами сверки расчетов.
Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами являются неоприходование или неполное оприходование и присвоение денежных средств , поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (сравнить с цифрой на обложке книжки).
При проверке заполняется следующий рабочий документ.
РД-Касса-005
Проверка полноты оприходования наличных денежных средств.
| № п/п | Информация по чеку | Приходный кассовый ордер | Кассовая книга | Банковские выписки | Ведомость №1 | |||||||
| Дата | сумма | № | Дата | сумма | № | Дата | сумма | Дата | сумма | Дата | сумма | |
2.7. Проверка расходования наличных денежных средств из кассы.
Расход средств из кассы производится:
- на выдачу средств под отчет;
- на выплату заработной платы;
- оплату контрагентам по договорам.
Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам по подотчетным суммам ( командировочные, представительские и хозяйственные расходы).
Выдача наличных денежных средств по отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производятся в пределах сумм, предусмотренных для этих целей. Получение денег подотчетным лицом возможно только при условии го полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 разд. 1 Порядка ведения кассовых операций). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.9 разд. 1 Порядка ведения кассовых операций). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышение лимита остатка кассы (п. 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций).
Документами для проведения проверки служат приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, ЖО №7 «расчеты с подотчетными лицами».
Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Выдача денег возможна по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а доверенность прикрепляет к ведомости.
При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации. Для предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.
При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей и карточек лицевых счетов.
Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей осуществляется в целью выявления таких злоупотреблений.
В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций по истечении 3х рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и социально-трудовые льготы, кассир должен:
- в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.
2.8. Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами.
Правила осуществления расчетов в России определяет ЦРБ. Он устанавливает предельные размеры расчетов наличными деньгами. Так, в соответствии с указанием ЦРБ от 14.11.2001 № 1050-У «об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическим лицами по одной сделке» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке должен составлять сумму 60000 руб.
Установление предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами является одним из инструментов, обеспечивающих организацию наличного обращения денег, защиту и устойчивость рубля и не лишает юридических лиц возможности производить расчеты между собой в безналичном порядке без ограничения суммы и в любой форме, предусмотренной законом.
В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.
2.9. Проверка соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин.