· Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичкой и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.
· Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.
На сегодняшний день без автоматизации и компьютерных программ не обойтись. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, "при компьютерах", работы не становится меньше, «компьютер» - это только свод деятельности предприятия.
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.
Подготовка к автоматизации.
Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.
Этап I. Оптимизация бухучета.
Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить.
Дело в том, что все хорошие современные пограммы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:
1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.
2. Применяемая аналитики по различным счетам.
3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозяйственных операций.
4. Формы и содержание первичной документации.
5. Формы учетных регистров.
Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета (см. предыдущий раздел). Вот конкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 68. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух.
1.1. Круг пользователей бухгалтерской отчетности.
Предприятия (за исключением предприятий с иностранными инвестициями) представляют в обязательном порядке квартальную и годовую отчетность следующим пользователям:
· собственникам (органам, уполномоченным управлять государственным имуществом; участникам, учредителям в соответствии с учредительными документами);
· органу государственной налоговой инспекции;
· другим государственным органам, на которые в соответствии с действующим законодательством возложена проверка отдельных сторон деятельности предприятия и получение соответствующей отчетности;
· органу государственной статистики.
Пользователей бухгалтерской отчетности можно разделить на три группы: администрация организации; сторонние пользователи информации с прямым финансовым интересом; сторонние пользователи информации с непрямым (косвенным) финансовым интересом.
Администрацию организации представляют Совет директоров, высший управленческий персонал, менеджеры, руководители и специалисты подразделений.
Представители администрации - одни из основных пользователей бухгалтерской информации. Ее состав для каждого представителя определяется в зависимости от функций, выполняемых представителем, и уровня должности, занимаемой им. Собственников, совладельцев и первых руководителей предприятия, например, больше всего интересует прибыльность и ликвидность предприятия (соотношение платежных средств и обязательств); для менеджеров наиболее важной является информация о сумме и норме прибыли, достаточности денежных средств, себестоимости и рентабельности отдельных изделий и т.п.
Сторонние пользователи бухгалтерской отчетности с прямым финансовым интересом - сегодняшние или потенциальные инвесторы, банки, поставщики основных средств и производственных запасов и другие кредиторы. Они пользуются в основном информацией, содержащейся в бухгалтерской отчетности, и на основе ее данных делают выводы о финансовых перспективах предприятия в будущем, ликвидности и платежеспособности организации.
Сторонние пользователи информации о бухгалтерской отчетности с непрямым (косвенным) финансовым интересом - налоговые органы, казначейство, аудиторские фирмы, Госкомстат, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования РФ, органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом, органы планирования экономики и другие пользователи (фондовые биржи, работники профессиональных союзов, научные консультанты, покупатели и др.).
Налоговые органы и казначейство в отличие от других сторонних пользователей информации имеют право пользоваться не только отчетной, но и всей другой учетной информацией предприятия, необходимой для проверки правильности уплаты (федеральных, республиканских и местных налогов на прибыль (доходы), налогов на добавленную стоимость (НДС) и на заработную плату, акцизов.
Представителям Пенсионного фонда предоставляется декларация по страховым взносам в ПФР, Фонда социального страхования представляется расчетная ведомость по средствам ФСС, необходимая для проверки правильности отчислений в указанные фонды.
Сторонние пользователи, имеющие право на использование всей или части внутренней учетной информации, обязаны хранить коммерческую тайну организации.
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется руководителем организации.
Остальные сторонние пользователи информации используют в основном данные бухгалтерской отчетности (как правило, для оценки финансового состояния предприятия). В органы Госкомстата представляется статистическая отчетность, при составлении которой, как правило, используются данные бухгалтерского учета.
Список использованной литературы:
Основные нормативные документы.
1. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 170).
2. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению (утверждены приказом Министерства финансов СССР от 1 ноября 1991 г. №56 и рекомендованы для применения на территории Российской Федерации письмом Министерства экономики и финансов РСФСР от 19 декабря 1991 г. № 18-5; с изменениями, утвержденными приказами Министерства финансов России от 28 декабря 1994 г. №173 и от 28 июля 1995 г. №81).
3. "О типовых формах квартальной бухгалтерской отчетности и указаниях по их заполнению в 1995 году". Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 20 декабря 1994 г. № 168.
4. "О годовой бухгалтерской отчетности организаций за 1995 год". Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 19 октября 1995 г. № 115. Приложения 1, 2, 3 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 19 октября 1995 г. № 115.
5. "О порядке отражения в бухгалтерской отчетности организации данных о движении денежных средств". Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16 августа 1995 г. № 29.
6. "О совершенствовании информационной системы представления бухгалтерской отчетности". Постановление Правительства Российской Федерации от 21 апреля 1995 г. № 399.
7. "О мерах по обеспечению правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг)". Постановление Правительства Российской Федерации от 18 августа 1995 г. № 817.
1. Астахов В.П. Экспортные и импортные операции. - М.: Экспортное бюро, 1994.
2. Балабанов Н.Т. Валютные операции. - М.: Финансы и статистика, 1993. -144 с.
3. Безруких П.С., Кондраков II,П., Палий В.Ф. и др. Бухгалтерский учет: Учебник /Под. ред. П.С. Безруких. - М.: Бухгалтерский учет, 1999.
4. Крайнева Э.А. Бухгалтерский учет операций с ценными бумагами. - М.: ИНФРА-М, 1998.
5. Макарьева В.И., Григорьев Ю.А. Альбом бухгалтерских проводок рублевых и валютных операций. - М.: Издательский дом "Консультант", 1999.
6. Нидлз Б. и др. Принципы бухгалтерского учета: Пер. с англ./Под ред. Я.В. Соколова. - М.: Финансы и статистика, 1998.
7. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета: Методическое пособие/ Рук. авт. колл. А.С. Бакаев. - М.: Инвест-Фонд, 1999.
8. Хабарова Л.П. Бухгалтерский учет и налогообложение операций с ценными бумагами: Практическое пособие. - А/О "Бизнес-школа", "Интел-Синтез", 1999.
9. Шнейдман Л.З. Учет новых видов имущества и операций. - М.: Бухгалтерский учет, 1997.