Записи в журнали-ордери (основні регістри) здійснюються безпосередньо на підставі виправдних документів в міру їх надходження і опрацювання (без складання меморіальних ордерів). При значній кількості однорідних документів по операціях їх дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали-ордери.
У журналах-ордерах хронологічний і систематичний облік суміщені. Звідси зрозуміла і сама назва цих регістрів: вони одночасно служать журналами (оскільки записи в них здійснюють в хронологічному порядку) і ордерами (оскільки місячні підсумки журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери).
За зовнішнім виглядом журнали-ордери являють собою окремі аркуші-регістри багатографної форми, призначені для кредитових записів того балансового рахунка, операції по якому облічуються в даному журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера вказані рахунки, які кореспондують з кредитом даного рахунка. Формат цих регістрів, розміщених граф і порядок записів залежать від особливостей облічуваних операцій. В усіх регістрах завчасно надрукована типова кореспонденція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер.
Для запобігання повторних записів журнали-ордери побудовано за кредитовою ознакою: всі господарські операції відображають по кредиту даного синтетичного рахунка і дебету кореспондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято в основу будови журналів-ордерів тому, що вона більшою мірою, ніж дебетова, відповідає характеру здійснюваних операцій. Кредит рахунка в більшості випадків показує мовби початок руху засобів, звідки вони надходять, а дебет - його закінчення, тобто куди засоби надходять або де вони використані. Схематично форма журналу-ордера має такий вигляд.
по кредиту рахунка №_
| Дата | Підстава для запису (найменування і № документа) | В дебет рахунків | Разом по кредиту | |||
| №_ | №_ | №_ | №_ | |||
Записи господарських операцій в журнали-ордери здійснюють за шаховим принципом, який полягає в тому, що за один робочий прийом суму господарської операції записують одночасно по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків. Це дає змогу значно скоротити кількість облікових записів, зменшити обсяг облікової роботи і підвищити якість самого обліку. Всі кредитові обороти по синтетичному рахунку збираються в одному журналі-ордері. Дебетові обороти по цьому рахунку одержують відображення в тих журналах-ордерах, у яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом даного рахунка. Тому загальна сума дебетового і кредитового обороту по кожному синтетичному рахунку може бути одержана тільки шляхом вибірки з відповідних журналів-ордерів.
Як виняток, для посилення контролю за рухом і збереженням грошових коштів, по окремих рахунках ("Каса", "Поточний рахунок", "Валютний рахунок" та деяких інших) поряд з журналами-ордерами за кредитовою ознакою ведуть допоміжні відомості по дебету цих рахунків.
Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарських операцій за шаховим принципом.
По деяких синтетичних рахунках ("Каса", "Поточний рахунок", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" тощо) ведуть окремі журнали-ордери. Проте, більшість журналів-ордерів призначені для запису операцій не по одному, а по декількох взаємопов'язаних рахунках. Так, журнал-ордер № 13 призначений для відображення господарських операцій по кредиту рахунків "Основні засоби", "Знос основних запасів", "Статутний капітал", що дає закінчену характеристику руху основних засобів, їх зносу та пов'язані з ним зміни статутного капіталу.
Застосування журналів-ордерів по групі взаємопов'язаних рахунків робить записи більш наочними, сприяє скороченню обсягу облікової роботи, полегшує складання звітності. У зв'язку з використанням здебільшого журналів-ордерів для облікових записів по групі взаємопов'язаних рахунків загальна кількість журналів-ордерів значно менша за кількість синтетичних рахунків, передбачених планом рахунків.
Звідси, особливістю журнально-ордерної форми обліку є поєднання в одному обліковому регістрі (журналі-ордері) кількох взаємопов'язаних синтетичних рахунків з метою забезпечення наочності, скорочення обсягу облікової роботи та полегшення складання звітності.
Окремі журнали-ордери і допоміжні відомості до них призначені для ведення не тільки синтетичного, а й аналітичного обліку. Завдяки цьому відпадає необхідність ведення аналітичного обліку в окремих регістрах (картках, книгах) по деяких синтетичних рахунках (зокрема, по рахунках "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", "Розрахунки з підзвітними особами" тощо). Журнали-ордери, в яких поєднується аналітичний і синтетичний облік, містять всі необхідні дані щодо облічуваних об'єктів: окрім кредитового обороту, в них показують дебетовий оборот по даному рахунку, а також залишки на початок і кінець звітного періоду.
Для прикладу розглянемо будову і порядок записів у журналі-ордері № 7 по рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" (див. далі).
Журнал-ордер №7
По кредиту рахунка 372 “Розрахунки з підзвітними особами” за грудень 200_р.
| № пор. | № авансового звіту | Прізвище, ім’я, по батькові підзвітної особи | Залишок на початок місяця | Видано під звіт | Видано у відшкодування перевитрати | Витрачено з підзвітних сум | Залишок заборгованості на кінець місяця | ||||||||||
| за поданим звітом | з кредиту рахунка №372 в дебет рахунків | ||||||||||||||||
| дата виникнення заборгованості | дебет (сума, що залишилась під звітом) | кредит (сума невідшкодованої перевитрати) | дата | кореспондуючий рахунок | сума | дата | кореспондуючий рахунок | сума | дата | затверджена сума витрат | 20 | 22 | 92 | ||||
| 1 | 401 | Івашко П.А. | 28.11 | 90 | - | - | - | - | - | - | - | 06.12 | 90 | 90 | - | - | - |
| 2 | 402 | Коваленко І.М. | - | - | - | 04.12 | 30 | 780 | - | - | - | 10.12 | 780 | - | 780 | - | - |
| 3 | 403 | Мезенцев О.Р. | - | - | - | 10.12 | 30 | 1050 | - | - | - | 18.02 | 1050 | - | - | 1050 | - |
| 4 | 404 | Баранів В.П. | - | - | 30 | 25.12 | 30 | 620 | 25.12 | 50 | 30 | - | - | - | - | - | 620 |
| і т.д. | |||||||||||||||||
| х | х | Разом | х | 90 | 30 | х | х | 17480 | х | х | 30 | х | 11370 | 90 | 780 | 1050 | 620 |
Журнал-ордер закінчено 30 грудня 200_ р. У головній книзі суми відображені 31 грудня 200_ р.